如何運用雲端提高您的優勢
許多員工仍然是以電子郵件傳送試算表，將試算表儲存在他們的本機磁碟機或網路共用位置上，將寶貴的時間浪費在尋找該客戶簡報的「正確」版本上。 這是全世界每個行業中員工體驗的現實面。 同時身為變更和 IT 專業人員，我們因為沒有對員工灌輸數位涵養的願望，讓我們的員工失望了。 既然我們已接受此事實，那麼我們便可以著手修正該情況。
使用者採用方案中常見的錯誤是，從組織或 IT 部門的角度思考移至雲端的優點。 這些考量並非大多數員工的動機因素。 員工支薪以在特定專業領域推動結果，因此我們必須與他們分享，例如實作 Microsoft Teams 或其他共同作業與通訊解決方案的變更，對他們有什麼益處。
最重要的是，我們可以減少他們與 IT 間的互動。 適當控管的 Microsoft Teams 和其他 Microsoft 365 工作負載可以支援自助模式。 這可讓員工在需要時建立專案小組。 減少與 IT 和 IT 服務的摩擦這個功能，可讓您藉由降低員工對於消費者和陰影軟體的依賴，為貴公司資料準備更安全的環境。
活動 |
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| 藉由掃描您網路中的 *.exe 檔案或執行簡短的問卷，盤點您的環境中消費者或未經核准軟體的使用。 |
任何時間/隨處存取等其他優點通常對員工而言可能聽起來像是「我必須隨時隨地工作」。請改為顯示在客戶之間或從學校取下您的兒童時回答重要聊天的好處 (雖然不是在駕駛時！) 。 能夠符合現今企業步調需求的能力是不可或缺的，但是確保您善盡家庭的責任也同樣重要。 透過優雅的軟體支援安全、行動的工作力，可以滿足這些需求。
您核心訊息的其中一部分是，確認您的員工從根本上嘗試做好工作。 他們希望能更順暢地進行共同作業，並為客戶提供最佳的體驗。 IT、變更和業務主管的職責是設計系統，融入這個主要目標的背景。 但是首先，我們必須讓員工進入到變更對話。
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活動 |
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| 請考慮為使用新體驗來改善您的客戶和同事體驗的人員，建立員工焦點。 讓您的執行發起人參與確認這些員工。 這對您的文化和員工參與有正面影響。 |
移動雲端的組織優點
同時，您可能會因為固化專案關係人對於轉換到新式雲端體驗而獲得的利益而支付費用。 您的專案關係人也可能會拒絕或抗拒這個變更。 不過，大部分專案關係人和行政高層都了解更好的技術靈活性和創新的需要。 他們也想要藉由將能力轉換為競爭優勢而不是成本中心，隨時隨地安全存取公司資料，並且控制 IT 成本。
您的專案關係人和行政高層也是員工。 他們可能有獨特的需求，但是他們也會以電子郵件傳送這些試算表。 協助他們轉換時特別留意，讓更多決策者願意支援您的變更方案。
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活動 |
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| 在放鬆的環境中，定期與貴公司的行政助理開會。 鼓勵他們與您分享他們在支援行政高層時所面臨的挑戰，以及關於實施變更的點點滴滴。 這群人通常對任何變化都能產生影響力。 儘早、頻繁地與他們接洽！ |
移至雲端的員工權益
當您開始討論變更員工的工作方式時，每位員工都想知道「我該怎麼辦？」。 我們經常犯的錯誤就是，開始就談論產品功能和組織優點，而不是關心他們每天共同作業、溝通進而完成工作所面臨的掙扎。 只要將變更方案的重心移到員工體驗，就可以輕易變更。
上方的圖形顯示具有常見問題的四個不同角色。 「角色」是貴組織中員工或角色的設定檔類型。 通常包含其職稱或角色、服務年限、角色的年限、核心痛點、一般使用的工具、中繼資料 (例如區域和經驗年限)，無論是否在家工作。 角色對應可以是詳細的，但是為符合課程和您專案的目的，建議保持簡單。
這個簡單的對應顯示使用者、其角色、一般問題，以及如何使用 Microsoft 365 解決問題。 這項工作的成果是為了清楚釐清，如果員工加入您的變更旅程，他們會有什麼好處。
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活動 |
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| 對您所在公司的員工進行簡短的 15 分鐘訪談。 詢問以下問題： -「您喜不喜歡我們這裡的共同作業？」 -「您共用作業時經常使用什麼工具？」 -「在我們公司嘗試共同作業並完成工作時最麻煩的是什麼？」 針對每位受訪者，記錄他們在貴公司的年資、目前的角色，以及擔任該角色多久。 嘗試訪談幾位資深主管、中層經理與新進員工，快速捕捉他們觀點的基準。 如果有可能，最好能夠私下進行，您就可以觀察受訪者的肢體語言和語調。 您也可以透過視訊聊天，或者在需要時透過表單的書面回應來進行。 使用這項資訊開始構畫在貴公司中如何看待共同作業服務。 請記得感謝他們的意見反應！ |
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Contoso 的範例活動 |
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| 您已檢閱員工訪談的資訊。 首先請使用角色痛點 Powerpoint 範本來收集您的痛點優先順序。 這將會在您面對員工時提供問題的視覺參考。 我們鼓勵您放上大頭貼和名稱，並且在可行時加入設定檔相片。 使用此清單開始記錄應針對改善選取的目標商務案例。 |
[使用者採用計畫] 的重要性
改善員工的共同作業與溝通體驗，通常比一個產品或體驗更重要。 在 Contoso，我們想要改善專案管理、產品和服務傳遞，以及內部溝通。 我們經常會將這些案例稱為「一起使用更好」案例。 以下是部分「一起使用更好」配對的範例：
- Microsoft Teams 和 SharePoint - 透過新式網站的廣播新聞和通訊功能；具有自訂中繼資料和工作流程的文件清單和文件庫。
- Microsoft Teams 和 Planner - 適用於所有人的新式專案管理
- Microsoft Teams 和 Power BI - 整合式資料視覺效果工具，促進資料導向式決策
- Microsoft Teams 和 Viva Engage - 社群管理員的共同作業
- 具有 Forms 的 Microsoft Teams 和 Flow - 跨產品的資料收集和啟用，立即可用的工作流程
如果您是 IT 專業人員，不常處理或者是使用者採用的新手，想要探尋及培育組織中好奇、樂於助人且有興趣協助他人改善數位涵養的人員。 這些個人通常有關於可以輕鬆改善商務程序的寶貴資訊。
請記住，改善共同作業的旅程是以人為本的程序，而不是關於技術的程序。 與人息息相關。