推動整個組織的 Microsoft 365 Copilot 採用

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跨產業的組織已從討論人工智慧 (AI) 到大規模部署。 為了協助組織進行這項工作，Microsoft建立 Microsoft 365 Copilot 採用劇本，其中提供逐步實作指南，協助系統管理員和業務領導者推動 Copilot 採用。 此劇本是由 Microsoft 365 Copilot 早期存取計劃的深入解析所告知，可讓您採取可採取動作的步驟，快速成為 AI 支援的組織、加速使用量和參與度，以及追蹤進度和影響。 它會回答重要問題，包括：

  • 我該將第一個 Copilot 授權提供給誰？
  • 我的組織可以在何處獲得最高的生產力提升？
  • 如何? 讓員工快速啟動並執行嗎？
  • 為什麼使用 Copilot 建置早期動力很重要？
  • 何時會開始看到商務結果？
  • 測量影響的方式有哪些？

下圖顯示構成 Microsoft 365 Copilot 採用藍圖的下列四個階段。

此圖顯示 Copilot 採用藍圖的四個階段，包括準備就緒、上線並參與、傳遞影響，以及擴充和優化。

本訓練單元摘要說明組成每個採用階段的步驟。 如需這些步驟的詳細檢查，請參閱 Microsoft 365 Copilot 採用劇本。

提示

如果您遵循此劇本中的步驟，可以確信您刻意接近 AI 轉型。 您將擁有一個架構，可協助您先排定潛在影響最高的區域優先順序、優化您的價值時間、管理變更，以及在時間正確時調整規模。 本指南中的步驟也可協助您在組織的每一個層級取得購買。 如此一來，您可以建置以 AI 為中心的文化，這是利用這項技術獲得競爭優勢的真正秘密。

階段 1 - 準備就緒

此階段中包含的步驟旨在讓您的組織準備好進行 Microsoft 365 Copilot。

步驟 1：檢閱您的安全性和數據設定

Microsoft 365 Copilot 是以企業級安全性、合規性、隱私權、身分識別和負責任 AI 的完整方法為基礎。 因為 Copilot 會自動繼承您現有的Microsoft 365 數據和安全性許可權，所以設定變得很簡單。 它也會強調在開始推出之前，建立內容管理做法和數據控管的重要性。

若要確保與 Copilot 的安全共同作業，請與 IT 潛在客戶合作，以檢閱目前的數據和安全策略。 也請務必向員工保證其私人內容和數據仍然受到保護。 就此方面而言，Copilot 類似於已使用的電子郵件和搜尋等雲端連線服務。 鼓勵小組繼續遵循您 IT 部門所建立的組織現有最佳做法。 最佳做法包括使用 SharePoint 網站、管理許可權，以及使用敏感度標籤

步驟 2：刻意指派授權

若要將業務影響最大化，您必須判斷整體授權部署策略。 Microsoft建議在商務的兩個或三個主要區域中採用高許可權授權，然後從該處擴充。 當您決定方法時，請考慮下列因素。

查看目前的使用趨勢

您最重的使用者Microsoft 365產品，完全能夠享有 Copilot 授權的優點。 評估誰最常使用 Copilot 授權的方法之一，就是使用 Microsoft Copilot 儀錶板，其由 Microsoft Viva 提供技術支援。 流覽至 [ 整備程度] 索引標籤，以查看技術資格和Microsoft 365 個用戶總數。

定義每個商務函式或小組的使用案例

決定如何實作 Copilot 時，請找出需要解決的商務問題，然後將 AI 套用至挑戰。 每個小組都應該有清楚定義的目標或特定使用案例，以了解他們計劃如何實作 Copilot。 這一層額外的特性可確保技術有效地整合到跨角色和層級的工作流程中。 例如，Microsoft重新構思階層式支援模型，以改善客戶服務。 它會將使用案例計量定義為：

  • 減少新代理程式的上線時間。
  • 簡化知識的存取。
  • 排除重複的系統管理工作。
  • 減少票證數量。

在Microsoft，這種 AI 支援的客戶服務方法可讓更多客戶提供服務，包括第一次回應時間加快 9%，平均處理時間減少 12%，透過聊天處理更多案例 9%。 在沒有對等支持的情況下，已解決的案例增加 13%， 更快速地上線代理程式。 如果您先專注於特定使用案例和高影響的領域，您可以將投資報酬率最大化 (ROI) Copilot，並更妥善地準備您的組織來擴大其採用。

將 Copilot 配置給特定商務功能內的整個小組

避免精簡散發授權。 當整個小組都有存取權時，他們可以分享見解並互相學習。 隨著更多員工以一致且有效的方式使用 Copilot，Copilot 對組織所帶來的影響會倍增。 若要選擇要從哪個商務領域開始，請考慮您最大的商機或痛點。 許多早期存取客戶都是從客戶服務和銷售開始，但並沒有一體適用的方法可判斷 Copilot 可在何處增加最大價值。

例如，Microsoft從銷售、行銷、客戶服務、人力資源和財務開始。 這些商務功能是Microsoft小組花很多時間在會議、撰寫電子郵件、執行重複工作，以及搜尋大量數據和資訊的地方。 相反地，Microsoft早期存取計劃的客戶是從其客戶服務、銷售和客戶體驗小組開始。 服務小組使用 Copilot 來呈現相關的原則、摘要票證，以及從手動存取逐步修復指示。 其銷售和客戶體驗小組使用 Copilot，透過額外的深度和內容來擴充客戶互動，並摘要說明動作和後續步驟。

步驟 3：建立 AI 委員會

許多公司正在組成跨功能的 AI 委員會，以監督及引導其組織內 AI 解決方案的開發、部署和評估。 Copilot 是建立 AI 委員會很有説明的利器，而且可以是保護組織早期 AI 勝出的絕佳方式。 雖然您的 AI 委員會可以唯一反映貴公司的需求，但它應該包含下列成員：

  • IT 啟用小組。 確保您的組織從技術觀點順暢地實作 Copilot。 此小組負責備妥和推出、提供上線支援，以及管理意見反應與合規性。
  • 變更管理小組。 做為 AI 委員會和員工之間的橋樑，協助監視採用進度、收集意見反應，以及促進共同作業環境，讓 Copilot 成為人們每天工作方式不可或缺的一部分。
  • 執行贊助者。 推動採用，並讓員工對技術有信心。 身為作用中風雲人物的執行贊助者 (示範他們如何使用 Copilot，並討論其優點) 訊號，表示不只接受採用和整合產生的 AI 到日常程式，建議您這麼做。
  • 風險管理專家。 藉由確保整體符合相關的 AI 法規和道德標準，代表公司的最佳利益。 它們也有助於確保貴組織的 AI 計劃是透明、負責且值得信任的。

其他閲讀資源。 如需詳細資訊，請 參閱 AI 紀元中的領導：建立 AI 委員會 以引導您進行此程式。

步驟 4：協助人員建立新的工作習慣

有效的變更管理對於實作 Copilot 之類的 AI 工具而言至關重要，因為它可確保您的組織不僅將它視為新技術，也是新的工作方式。 這需要領導者測量期望及管理期望。

  • 測量興趣和興趣。 變更管理的一個重要部分是辨識 AI 的不同觀點存在，並知道您可能會看到熱衷和懷疑的組合。 現今有 75% 的知識工作者在工作中使用 AI。 但其中 46% 只在六個月前才開始使用。 有效的採用策略必須滿足這些不同的客體，提供支持、訓練和清楚的溝通，以將工作流程和思維轉換成以 AI 為基礎的工作未來。
  • 管理期望。 在此訓練和通訊過程中，用戶必須清楚瞭解 Copilot 可以和無法執行的動作。 同樣重要的是教育人員何時使用 AI 功能，以及何時依賴人類專業知識。 強調使用者在驅動程式的座位上，或試驗，如果您要的話，是傳達AI整體限制和優勢的絕佳方式

階段 2 - 上線並參與

此階段中包含的步驟旨在加速 Microsoft 365 Copilot 使用量和參與度。

步驟 5：建立 Copilot 使用者社群

推動 AI 採用的最佳方式之一，是透過對等學習來建立動態知識共用生態系統。 它會圍繞這個新的工作方式，讓個人向成功實作 Copilot 的其他人學習，並呈現特定角色的實際秘訣。 建立虛擬空間以供人員連線並討論其體驗，是開始建立此動力的絕佳位置。 任何共用方式都是值得的，因為它可讓使用者在學習過程中擁有擁有權。

您應該執行下列步驟，以協助建立組織的 Copilot 使用者社群：

  1. 為您的 AI 委員會建立 Teams 群組聊天，以討論目標和最佳做法。
  2. 使用 Viva Engage，為員工提供分享秘訣、詢問問題及更新答案的位置。
  3. 使用 Microsoft Forms 來記錄運作正常和無效的內容。 您的 AI 委員會可以使用這些深入解析來改善您的推出、通知訓練課程，以及尋找您企業的最佳使用案例。
  4. 下載Microsoft的上線工具組，以供預先填入和設計的文章使用，以鼓勵跨應用程式使用。

步驟 6：找出風雲人物

與您的 AI 委員會類似，Copilot 風雲人物和早期採用者是推動更廣泛採用的關鍵。 此群組應該以範例為線索，協助展示 Copilot 在日常工作中的實際優點。 此外，他們正面的體驗應該自然地激發同事的好奇心和興趣，鼓勵更廣泛的使用方式。

您應該執行下列步驟，以協助識別 Copilot 風雲人物和早期採用者：

  1. 依賴您的 AI 委員會來協助判斷您的核心使用者。
  2. 查看您的 Copilot 使用者社群，以查看誰共用秘訣或提供意見反應。
  3. 請連絡經理以識別小組代表。
  4. 使用 Copilot 儀錶板來測量使用量。

步驟 7：讓進行中的定型成為標準

雖然員工通常會看到 Copilot 的立即生產力提升，但每位使用者可能需要 6 到 12 個月，才能個人發展他們定期使用 Copilot 的方式。 因此，提供持續訓練對於優化該旅程非常重要。

提示是提供清楚命令以從 AI 工具中取得正確結果的程式，對許多員工而言，這可能是一項新技能。 因為更好的輸入會導致更好的輸出，所以 Copilot 必須有一致的做法，才能成為其工作程式的自然延伸。

商務領導者應該公開各種資源和指引，並促進最佳做法的共同作業共用。 如此一來，Copilot 使用者就可以隨時更新新功能、針對問題進行疑難解答，以及從彼此的體驗中學習。 持續學習的文化也可以透過 Copilot 提高用戶參與度、滿意度和生產力。 以下是一些可協助組織開始使用的熱門訓練資源：

  • 提示指引。 了解絕佳提示的要素。
  • Copilot 採用。 取得在組織部署、使用和調整 Copilot 的資源。
  • Copilot Lab。 尋找更佳提示的秘訣，並探索在不同應用程式中試用的提示。
  • Copilot for work。 探索工作案例，以及 Copilot 如何成為您的 AI 助理。
  • Viva Learning。 使用課程目錄來學習 AI 世界的新技能。

階段 3 - 傳遞影響

此階段中包含的步驟旨在追蹤組織的採用進度和業務結果。

步驟 8：量化 Microsoft Copilot 儀錶板的影響

Microsoft Copilot 儀錶板可協助組織使用即時數據和深入解析，在推出的每一個階段測量使用量和採用。 儀錶板提供的資訊可協助領導者瞭解 Copilot 在何處增加價值，以及啟用策略可在何處創造更大的優點。 例如，每個應用程式的作用中 Copilot 用戶數目，以及在這些應用程式中使用主要 Copilot 功能的次數。 透過 Microsoft Viva 訂用帳戶，您可以取得更多報告和更深入的功能。

步驟 9：定期與您的 AI 委員會開會

定期與 AI 委員會開會，可協助您瞭解如何支援其工作。 根據早期存取計劃用戶的體驗，透過 Copilot 實作快速進行變更。 討論運作良好的專案、潛在商機領域，以及與新工作方式相關的任何挑戰。

若要將貴組織的 Copilot 體驗最大化，請在經過兩個月的初始期間之後，讓 AI 委員會會議成為持續的優先順序。 屆時，您可能會看到生產力和商業價值大幅提升。 您可能已準備好將焦點轉移到長期 AI 目標。

步驟 10：公開慶祝成功

實作任何新工具需要跨多個專業領域協調工作。 因此，請務必暫停並慶祝您在 Copilot 採用策略中達到的里程碑。 確認為推出成功做出貢獻的小組所做出的工作，並找出您的進階使用者。 這些故事是強大的靈感來源，並展示 Copilot 如何在組織內提供有形的優點。 成功案例在推動採用、吸引項目關係人，並確保貴組織最大化 Copilot 的影響，同時維持透明度和實際期望方面，也扮演著關鍵角色。

階段 4 - 擴充和優化

此階段中包含的步驟是設計來擴充使用 Copilot 代理程式 Microsoft 365 Copilot。

步驟 11：為您的企業量身打造 Copilot

隨著您的小組更擅自使用 Copilot，他們想要能夠更深入地連線到Microsoft 365 以外的商務數據、應用程式和工作流程。 當開發人員使用他們以 Microsoft Copilot Studio 建置的代理程序擴充 Microsoft 365 Copilot 時，就能夠執行這項功能。

  • 將 Copilot 接合到您所有的商務數據。 讓 Copilot 代理程式安全地存取貴組織的記錄系統，包括公司資料庫、自定義後端，甚至是內部部署舊版系統。 這可讓 Copilot 進一步瞭解您的業務，並瞭解要查詢哪些應用程式和資源，以最能回應使用者提示和問題。
  • 使用代理程式自動化工作流程。 使用者可以建立代理程式來簡化並自動化繁瑣的商務程式和工作流程，例如提交費用、讓員工上線，以及更新權益。
  • 在工作流程中建立代理程式。 快速建立代理程式，並將其直接發佈至員工最常使用的應用程式，例如 Teams、商務聊天和 SharePoint。 Copilot 可輕鬆地連線到 Microsoft 365 以外的系統，以協助您充分利用 AI。 例如，如果您要讓 Copilot 存取 SharePoint 中的旅遊原則，以及您在 SAP 中的持續費用預算，它可以為員工問題提供精確的自助式解答，例如「本季我團隊的旅遊預算有多少？」
  • 輕鬆控制和管理代理程式。 即使開發人員建置代理程式，IT 仍會繼續負責。 它應該集中管理新建置的代理程式，並使用正確的訪問控制、使用者控制和分析來保護它們。

步驟 12：使用角色型代理程序優化

Microsoft會持續發行現成可用且專為特定工作和函式量身打造的新 Copilot 代理程式，因此您不需要從頭開始。 目前提供下列角色型代理程式或公開預覽版：

  • 服務用 Microsoft 365 Copilot。 此代理程式會使用 AI 擴充您現有的聯繫人中心，以增強服務體驗並提升代理程式生產力。
  • 銷售用 Microsoft 365 Copilot。 此代理程式會與您的客戶關係管理 (CRM) 平臺連線，以將銷售見解和新一代 AI 帶入工作流程。
  • 財經用 Microsoft 365 Copilot。 此代理程式會連線到貴組織的財務系統，以在 Microsoft Outlook、Excel、Microsoft Teams 及其他Microsoft 365 應用程式中提供角色特定的工作流程自動化、引導式動作和建議。

這些區域只是您可考慮針對特定角色擴充 Copilot 的幾個區域。 請記住，當您的用戶學習新的 AI 技能時，Microsoft 支援您的組織，而您會為您的企業撰寫前進的路徑。