準備您的資料以在 Microsoft 365 Copilot 中進行搜尋

  • 4 分鐘

若要準備 Microsoft 365 Copilot，您必須準備好要搜尋的資訊。 例如，如果您的組織已經建立正確的資訊存取控制和原則，則您的使用者只能存取所需的資訊，而在 SharePoint 等位置中搜尋時則沒有其他資訊。 因此，如果您的組織已經實作這些類型的控制項，則您會前進一步。

如果不是，好消息是您可以使用工具和控制項來了解組織如何共享資訊。 您可以先備妥自動化控制件，以確保正確的存取層級，並在推出 Microsoft 365 Copilot 之前停止過度共用。 因此，就像您準備Microsoft 365 租用戶中的資訊進行搜尋一樣，相同的原則也適用於 Microsoft 365 Copilot。 為什麼？ 因為 Microsoft 365 Copilot 只會擷取每個用戶明確有權存取的資訊。

圖表顯示機器人正在查看填滿資料的伺服器。

資料準備秘訣

改善其Microsoft 365 數據質量和組織的組織可讓 Microsoft 365 Copilot 產生更精確且符合其業務需求的相關建議。 系統管理員應考慮實作下列最佳做法，以改善其組織的資料品質：

  • 清除備援、過期和瑣碎的 (ROT) 內容。 對所有組織內容執行廣泛的稽核，包括文件、電子郵件、聊天、Wiki。 拿掉任何不再精確或相關的過期素材。 例如，刪除 5+ 年前舊的產品規格表、過期行銷活動的促銷電子郵件，以及已解決的 IT 票證交談。 在共同作業平台上啟用封存/刪除原則，以自動移除過時的內容。 持續移除過時、無關的內容會將焦點放在目前高價值資訊 Microsoft 365 Copilot。 使用保留原則和保留標籤可協助組織主動遵守產業法規和內部原則、在發生訴訟事件或安全性缺口時降低風險，並確保使用者只處理目前和相關的內容。

    除了移除 ROT 內容之外，組織也應該識別並清除非作用中的 SharePoint 網站。 非使用中網站通常包含過期的內容、使 Copilot 的數據源雜亂，並導致回應較不精確。 拿掉這些網站可協助 Copilot 專注於目前的資訊，以獲得更好的結果。 組織可以執行非使用中的SharePoint網站原則來識別非使用中的網站，這是SharePoint進階管理工具。 此原則可透過自動識別和管理非作用中的 SharePoint 網站來對抗內容擴縮，並減少 ROT 內容。 它可讓您定義非使用中準則，例如在設定期間內缺少更新或用戶活動。 識別此準則之後，網站擁有者會收到電子郵件通知，以確認網站的作用中/非使用中狀態。
  • 將內容組織成有邏輯的資料夾和網站。 仔細地建構您的檔案、電子郵件和頁面。 設計詳細分類法，以分類及組織文件、電子郵件和頁面。 例如，在文件庫中，將財務報表置於 [財務] 資料夾底下，並將行銷資產置於 [行銷] 底下。在 SharePoint 中，建立「HR 原則」、「IT 資源」、「產品文件」等網站。 在檔案上新增用戶端名稱和專案代碼之類的元數據，以進一步識別它們。 當組織以這種方式設計邏輯信息架構時，它可讓 Microsoft 365 Copilot 推斷關聯性和相關性。
  • 使用關鍵詞標記檔案。 廣泛使用所有文件、電子郵件和頁面上的標籤、雜湊標記、中繼資料標籤來描述特性。 例如，使用 #refund、#payment-issue 或其他問題標籤來標記客戶支援票證。 將型號、市場和製造年份等產品屬性新增為影像和規格工作表上的中繼資料標籤。 徹底的標籤和標記可讓 Microsoft 365 Copilot 快速分類、搜尋及建議內容。
  • 標準化檔案名稱。 強制執行一致的檔案命名慣例，例如「Q3 2023 收益報告」，而不是以縮寫填入的名稱。 建立文件和簡報的建議範本。 使用一致、描述性名稱而非縮寫的組織，可讓 Microsoft 365 Copilot 更能掌握內容。
  • 合併多個版本。 只要可行，就只保留文件、簡報等的最終版本。 尋找舊的檔案反覆專案，並合併以僅保留最新的版本。 最終版本應該會清楚指出它是最新的。 排除備援草稿和過期的版本可減少混淆和 Microsoft 365 Copilot。
  • 提升資料衛生習慣。 實作全組織的訓練和變更管理，以在員工之間提升良好的資料衛生習慣。 提供關於有效命名檔案、標記內容、只保留目前版本、刪除過時電子郵件和內容，以及其他做法的指導方針。 藉由辨識資料衛生的最高貢獻者以考慮遊戲化。 組織也應該監視資料使用量同意。 如果任何數據集包含個人資訊，請確定員工在 Microsoft 365 Copilot 中提供適當的同意。 將資料品質期望建置到員工目標設定和檢閱中。 建立著重於維護乾淨、井然有序之數據的文化結構的組織，可確保一段時間的高品質，讓 Microsoft 365 Copilot的效率最大化。

資料控管考量

當系統管理員準備 Microsoft 365 Copilot 的數據時，也應該考慮下列數據控管因素：

  • 實Microsoft SharePoint 進階管理工具。 實作 Microsoft SharePoint 進階管理 (SAM) 是策略性移動，讓系統管理員想要加強其組織的數據控管，特別是在準備整合 Microsoft 365 Copilot 時。 SharePoint 進階管理提供健全的數據分類、保留和合規性工具，確保敏感性資訊受到適當管理和保護。 這些工具對於維護數據完整性並符合法規需求非常重要，因為組織越來越依賴像 Copilot 這樣的 AI 驅動工具。 套用這些進階管理功能的系統管理員可以建立穩固的信任和安全性基礎，這對成功部署和操作 Microsoft 365 Copilot 而言是不可或缺的。 此外，SAM 提供完整的稽核和報告功能，讓系統管理員深入了解數據使用量和存取模式。 此透明度有助於識別潛在風險，並確保遵循數據控管原則。 透過這些深入解析，組織可以做出有關數據管理的明智決策，並快速解決所發生的任何合規性問題。 隨著 Microsoft 365 Copilot 與各種數據源和工作流程整合，擁有妥善控管的數據環境可確保 AI 工具能以最佳方式運作，提供準確且可靠的見解，同時維持數據安全性與合規性的最高標準。

  • 指派資料管理人來監督準備工作，並繼續維持品質。 組織擁有受其控制的敏感性資訊，例如財務資料、專屬資料、信用卡號碼、健康記錄或社會安全號碼。 因此，他們應該考慮將經驗豐富的資料控管專家或治理專家小組指定為 Microsoft 365 的官方資料管理人。 此人員應該負責稽核數據、建立存取規則、訓練用戶進行健康情況訓練、持續監視Microsoft 365 和 Microsoft 365 Copilot 如何利用組織數據，以及制定改善功能。 擁有負責的資料管理人可協助建立絕佳的資料習慣，並提升整個 AI 生命週期的負責度。 為了協助保護其敏感性資料並降低過度共用的風險，組織必須防止其使用者與不應該擁有敏感性資料的人員不當共用該資料。 他們可以藉由實作敏感度標籤和資料遺失保護 (DLP) 原則來達成此目標。 如需詳細資訊，請參閱 了解資料外洩防護 和 了解敏感度標籤。

  • 記錄與Microsoft 365 和 Microsoft 365 Copilot 使用率相關的數據原則和做法。 最佳做法是，組織應該正式概述其資料管理原則、存取規則、使用案例，以及與 Microsoft 365 中資料安全性和控管相關的程序。 如先前所述，Microsoft 365 和 Azure 生態系統內強大的安全性工具可協助組織加強許可權，並實作「足夠存取」。系統管理員在這些工具中定義的原則和設定，不只由Microsoft 365 用來防止數據過度共用，也會透過 Microsoft 365 Copilot。 未記載其數據控管原則的組織應該先考慮這麼做，再實作 Microsoft 365 Copilot。 草擬完整的資料控管原則應該為下列項目編纂規則：

    • 受限制的資料
    • 匿名程序
    • 管理角色
    • 員工訓練需求
    • 存取授權程序
    • 監視做法
    • 其他可強制執行的原則

    組織應該在整個公司中共用其資料控管原則，並定期更新。 例如，它可以建立資料控管原則，以定義限制使用者存取的機密資料、要求匿名處理特定資料集，並指定資料控管專家或小組持續監督其 Microsoft 365 資料做法。 以這種方式將治理需求正式化，有助於建立整個組織的負責度。

健全的治理對於確保Microsoft 365 和 Microsoft 365 Copilot 都符合法律和道德數據標準至關重要。 最佳做法是組織應該委派跨功能的數據、安全性和合規性小組來制定數據限制、匿名、管理、SharePoint 進階管理原則和訓練。

組織也應該記住，雖然初始稽核、存取限制和治理原則在第一次部署Microsoft 365 和 Microsoft 365 Copilot 時非常重要，但它們應該將數據控管視為反覆的持續程式。 為什麼？ 因為資料資產和使用模式會隨著時間而不斷演進。 例如：

  • 組織會在業務需求改變時新增資料存放庫。 新的存放庫需要稽核，並備妥適當的存取控制。
  • 使用者和權限變更。 在企業中，改變是持續出現的，尤其是在員工來來去去時。 例如，新員工加入或現有員工變更角色。 系統管理員應據此授與/撤銷存取權。
  • 法規和合規性需求變更。 資料原則必須反映任何新的限制。

為了保持步調，組織應該定期執行檢閱和更新，例如：

  • 每月稽核可能需要變更存取的新資料來源。
  • 每季掃描權限和外部共用，以識別任何新的過度曝光。
  • 年度原則檢閱，以更新新法規並重新整理員工訓練。

委派資料控管專家或治理小組來監督此持續流程，有助於將它整合為一組靈活、不斷演進的資料原則和存取控制。 此程式也可讓您調整Microsoft 365，並 Microsoft 365 Copilot 控管一段時間的變更。

啟用或防止網站上的內容可供搜尋

當使用者在網站上搜尋時，結果可能來自許多位置，例如數據行、連結庫和頁面。 網站擁有者可以變更網站上的搜尋設定，以決定網站的內容是否可以出現在搜尋結果中。 此程序稱為idexing。 搜尋設定會定義搜尋索引中包含的內容。 來自已編製索引之網站的內容會出現在搜尋結果中。 網站擁有者可以使用設定來控制來自其網站的內容是否可以編製索引或防止編製索引。

內容的許可權也會影響是否允許使用者在搜尋結果中查看內容。 充分瞭解許可權和搜尋設定的運作方式，可協助您確保使用者可以在搜尋結果中看到正確的文件和網站。

注意事項

搜尋結果一律會修剪安全性，因此使用者只會看到他們有權查看的內容。 搜尋設定只會定義搜尋索引中包含的內容。

在某些情況下，用戶有許可權可查看內容，但仍無法在搜尋結果中找到內容。 如需詳細資訊，請參閱建立新的 Office 365 群組之後，群組擁有者的搜尋結果不會出現。

內容會儲存在許多位置，包括網站、清單、文檔庫、網頁元件和數據行。 根據預設，包含在網站、清單、文檔庫、網頁元件頁面或數據行中的大部分內容都會編目並新增至搜尋索引。 搜尋索引中的內容決定哪些內容可以在傳統和新式搜尋體驗的搜尋結果中顯示。 在專案、清單、文檔庫、網站等上設定的許可權也會影響使用者是否可以在搜尋結果中看到內容。

根據預設，網站的內容可能會出現在搜尋結果中。 如果網站擁有者或網站集合管理員指定特定網站的內容無法出現在搜尋結果中，則其他搜尋結果設定，例如清單、文檔庫、ASPX 頁面和該網站上設定的數據行，將不會有任何作用。 同樣地，如果網站擁有者或網站集合管理員防止清單或文檔庫內容出現在搜尋結果中，則排除數據行不會有任何作用。 請務必知道哪些設定繼承自較高層級，以便有效地規劃搜尋。

執行下列步驟，以允許或防止 SharePoint 網站的內容出現在搜尋結果中：

注意事項

若要變更此設定，您必須具有管理許可權許可權層級。 此許可權等級包含在「 網站名稱 」擁有者群組中。

  1. 在 SharePoint 網站上，選取畫面上角 的齒輪 (設定) 圖示。
  2. 在出現的功能表中，選取 [ 網站設定]。 如果您沒有看到 [網站設定]，請選取 [ 網站資訊]，然後選取 [ 檢視所有網站設定]。
  3. 在 [ 搜尋] 底下，選 取 [搜尋和脫機可用性]。
  4. 在 [編製 網站內容索引] 區段的 [ 允許此網站出現在搜尋結果] 下，選取 [ 是 ] 以允許網站的內容出現在搜尋結果中。 若要防止內容出現在搜尋結果中，請選取 [ 否]。

在 Bing 租用戶層級設定中設定Microsoft搜尋

Microsoft在 Bing 中搜尋會將Microsoft搜尋和 Bing Web 搜尋的功能結合在一起。 它提供熟悉的搜尋體驗，可協助使用者從組織和 Web 尋找相關結果。 為了協助讓使用者和您的數據保持私密和安全，用戶必須先登入其在 Bing 上的工作或學校帳戶，才能找到內部結果。 已登入Microsoft應用程式的使用者，包括Microsoft Edge、Outlook 和 SharePoint，會在前往 Bing 時自動登入。

大部分的組織，包括企業與教育，Microsoft Bing 中的搜尋預設為開啟。 在 Microsoft 365 系統管理中心 中執行下列步驟，以管理 Bing 中的Microsoft搜尋設定：

  1. 在 [Microsoft 365 系統管理中心] 的功能窗格中，選取 [顯示全部]。
  2. 選 取 瀏覽窗格中的 [設定]，然後在 [ 設定 ] 群組中，選 取 [搜尋 & 智慧]。
  3. 在 [ 搜尋和智慧] 頁面上，預設會顯示 [ 概觀 ] 索引標籤。 選取 [ 設定] 索引標籤 。
  4. 在 [ 組態] 索引標籤上 ，選取標題為 [Microsoft Bing 中搜尋] 設定的區段底下，選取 [ 變更 ]。
  5. 在出現 的 [在 Bing 中Microsoft搜尋 ] 詳細數據窗格上，確認已選取 [ 在 Bing 中為您的組織啟用Microsoft搜尋 ] 複選框。 如果先前已停用，而且您想要加以啟用，請選取它。

注意事項

此變更最多需要 24 小時才會生效。

如果此設定已關閉，使用者在 Bing、Windows 搜尋或 Microsoft Edge 上搜尋時，將不會取得內部結果。 他們也無法存取 Microsoft 365 Chat。 在 Bing 中關閉Microsoft搜尋不會停止或防止內部內容新增至您的搜尋索引。 它只會停用 Bing 進入點以Microsoft搜尋。 若要尋找答案和內部結果，用戶必須使用其他進入點，例如 SharePoint Online 或 Office 365 應用程式。