設定 Microsoft 365 群組到期原則
隨著 Microsoft 365 群組和 Microsoft Teams 使用量增加，管理員和使用者需要一個方法來清理未使用的群組和小組。 Microsoft 365 群組到期原則可協助您從系統移除非作用中的群組，讓一切更簡單。 到期預設為關閉，您必須為您的組織啟用此功能。
群組到期時，也會刪除其所有相關聯的服務 (信箱、Planner、SharePoint 網站、小組等)。
群組到期時，會將它「虛刪除」，這表示在最多 30 天內仍可以復原它。
系統管理員可以指定到期期間，而且將會刪除任何非作用中群組，包括已封存到該期間結束且未更新的小組。 到期期間會從群組建立時開始，或從上次續約日期開始。 群組擁有者會在到期前自動收到電子郵件，允許他們為群組續約以獲得另一個到期間隔。 Teams 使用者將在 Teams 中看見持續通知。
主動使用中的群組會自動續約。 下列任何動作都會觸發自動群組更新：
- SharePoint - 檢視、編輯、下載、移動、共用或上傳檔案。 (檢視 SharePoint 頁面不會計入自動更新的動作。)
- Outlook - 加入群組、讀取或撰寫來自群組的群組郵件，以及對郵件按讚 (Outlook 網頁版)。
- Teams - 瀏覽小組頻道。
- Viva Engage - 在 Yammer 社群中檢視文章，或在 Outlook 中檢視互動式電子郵件。
設定 Microsoft 365 群組到期原則
以全域管理員身分登入 Microsoft Entra Admin Center。
在左窗格中選取 [群組] 區段，然後選取 [到期] 以開啟到期設定。
下一步，在 [到期] 頁面上，您可以指定：
群組存留時間 (天) - 設定群組存留時間 (天)，預設值為 180、365 或自訂。 自訂設定需要至少 30 天的生命週期。
沒有擁有者的群組的電子郵件連絡人 - 指定當群組沒有擁有者時，應該要傳送續約和到期通知的目標電子郵件地址。 如果群組沒有擁有者，到期電子郵件會傳送給指定的系統管理員。
為這些 Microsoft 365 群組啟用到期 (全部、已選取、無) - 選取您要設定此到期原則的 Microsoft 365 群組。 根據您的喜好設定：您可以為公司內所有群組、僅限選取的群組設定該原則，也可以完全關閉它 (選取 [無] 即可)。
若要完成設定，請選取 [儲存] 按鈕。
誰可以設定並使用 Microsoft 365 群組到期原則？
群組到期是包含在 Microsoft Entra ID P1 或 P2 訂閱中的功能。 需要設定設定的系統管理員和受影響群組的成員都需要此授權，他們全都需要將 Microsoft Entra ID P1 或 P2 授權指派給他們。
公司內有兩個類型的角色，其到期原則方面有不同的權限：
| Role | 他們可以做什麼 |
|---|---|
| Office 365 全域管理員、使用者管理員 | 建立、讀取、更新或刪除 Microsoft 365 群組到期原則設定。 |
| 使用者 | 續約或還原他們擁有的 Microsoft 365 群組 |
到期如何與保留原則搭配使用
如果您已在 Microsoft Purview 合規性入口網站中設定群組的保留原則，到期原則會順暢地與保留原則搭配運作。 群組到期時，群組的信箱交談和群組網站中的檔案會在保留容器中保留，達保留原則中定義的特定天數。 不過，使用者在到期后將不會看到群組或其內容。
群組擁有者如何及何時得知其群組是否即將到期
群組擁有者將只會透過電子郵件收到通知。 如果群組是透過 Planner、SharePoint 或任何其他應用程式建立，到期通知一定會透過電子郵件提供。 如果群組是透過 Teams 建立，則群組擁有者將透過活動區段收到續約通知。
在群組到期前的 30 天，群組擁有者 (或您為沒有擁有者) 的群組指定的電子郵件位址會收到一封電子郵件，讓他們可以輕鬆地更新群組。 如果他們沒有續約，則將在到期前 15 天收到另一封續約電子郵件。 如果他們仍未更新，則會在到期前一天再收到一封電子郵件通知。
如果因為某些原因，擁有者或管理員都未在群組到期前更新群組，管理員仍可在群組到期後最多 30 天內還原該群組。
還原群組所需的權限可以是下列任一角色：
| Role | 權限 |
|---|---|
| 全域管理員、群組管理員、合作夥伴第 2 層支援和 Intune 系統管理員 | 可以還原任何已刪除的 Microsoft 365 群組 |
| 用戶系統管理員和合作夥伴第1層支援 | 可以還原任何已刪除的 Microsoft 365 群組，但指派給公司管理員角色的群組除外 |
| 使用者 | 可以還原其擁有的任何已刪除的 Microsoft 365 群組 |
如需詳細資訊，請參閱：