建立和管理保留原則

已完成

組織資料的量與複雜性每日都在攀升—電子郵件、文件、立即訊息等。

根據預設，Teams 聊天、頻道和檔案資料會無限期保留，除非有人試圖透過保留原則、使用者删除、系統管理員删除等方式删除內容。

Microsoft 365 的保留原則和保留標籤可協助您更有效地管理組織中的資訊。 Teams 支援聊天和頻道訊息的 保留原則，所以身為系統管理員，您可以主動決定是否要保留資料、刪除資料，或保留特定的一段時間然後刪除。

保留位置

保留原則可以套用到以下位置：

• Exchange 電子郵件

• SharePoint 網站

• OneDrive 帳戶

• Microsoft 365 群組

• 商務用 Skype

• Exchange 公用資料夾

• Teams 通道訊息

• Teams 聊天

• Yammer 社群訊息

• Yammer 使用者訊息

  

雖然保留原則可以支援多個位置，但您無法建立含括所有支援位置的單一個保留原則。

Teams 需要與其他工作負載分開的保留原則。 換句話說，您必須為 Teams 聊天或頻道訊息建立特定保留原則。

• 您可以將 Teams 保留原則套用到整個組織。

• 您可以設定適用於貴組織中特定使用者或小組的唯一原則。

• 您也可以為私人聊天和頻道訊息分別設定保留原則 (1 原則對 1 聊天或 1 原則對多個聊天)。

以下是與 Teams 關聯的保留原則位置：

• Teams 頻道訊息：來自標準頻道或頻道會議訊息的訊息。 對於 Teams 頻道訊息，您可以選取原則適用於哪些小組。

• Teams 私人頻道訊息：來自私人頻道聊天和私人頻道會議的訊息。

• Teams 聊天：私人聊天 (1 對 1 聊天) 或群組聊或臨時會議訊息。 對於 Teams 聊天，您可以選取原則適用於哪些使用者。

• Microsoft 365 群組：Teams 不僅僅是聊天和頻道訊息。 如果您有從 Microsoft 365 群組建立的團隊，您應另外設定保留原則以包括該 Microsoft 365 群組。 此保留原則適用於群組的信箱、網站和檔案中的內容。

• 商務用 Skype：如果商務用 Skype 開啟了交談歷程記錄，且商務用 Skype 用戶端將這些歷程記錄儲存到信箱，則 Teams 保留原則不會處理這些聊天資料。 針對此內容，請使用為商務用 Skype 設定的保留原則。

• SharePoint 網站：頻道中共用的檔案儲存在小組的 SharePoint 網站中。

• OneDrive 帳戶：聊天中共用的檔案會儲存在共用檔案之使用者的 OneDrive 帳戶中。

套用至 Microsoft 365 群組、SharePoint 網站或 OneDrive 帳戶的保留原則可以删除 Teams 聊天或頻道訊息中參考的檔案。

在這種情況下，檔案仍會顯示在 Teams 訊息中，但是當使用者選取檔案時，會收到「找不到檔案」錯誤。 這種行為並不特定於保留原則。 如果使用者從 SharePoint 或 OneDrive 手動刪除檔案，也可能發生這種情況。

套用至 Exchange 或 Microsoft 365 群組位置中的使用者或群組信箱的保留原則不會影響 Teams 聊天和頻道訊息。儘管 Teams 聊天和頻道訊息儲存在 Exchange 中，它們也只會受套用至 Teams 位置的保留原則影響。

保留設定

使用保留原則保留為遵從貴組織內部原則、產業法規或法律需求而需要的資料，並刪除被視爲負擔、不需要再保留或沒有任何法律或商業價值的資料。 管理內容通常需要以下兩個動作：

• 保留內容，以便無法在保留期間結束之前將其永久刪除。

  如果您將 Teams 保留原則設定為 保留聊天或頻道訊息，使用者仍可以在其 Teams 應用程式中編輯和刪除其訊息。 雖然使用者不會在 Teams 中再看到其預先編輯或刪除的訊息，但來自這些訊息的資料儲存在安全的位置，該位置是專為合規性系統管理員進行電子文件探索搜尋而設計。 此資料不會遭到永久刪除直到已設定的保留期間結束，或如果已設定其他保留原則保留此資料，或受到電子文件探索保留的限制。

• 在保留期間結束時，永久 刪除內容。

  當保留原則已設定為 [刪除聊天和頻道訊息] 時，這些訊息就符合自動刪除的資格。 如果訊息仍在 Teams 應用程式中顯示，這些訊息都將在此處消失，且使用者會收到通知表示保留原則已刪除這些訊息。 如果訊息之前受到保留動作的限制，且已由使用者進行編輯或刪除，這些訊息將會在安全的位置遭到刪除，且不會再於電子文件探索搜尋中傳回。

使用這兩個保留動作，您可以設定以下結果的保留設定：

• 保留然後刪除：將內容保留指定的時間，然後將其刪除。 在此設定中，請選擇 [在特定期內保留項目] 和 在保留期結束時：自動刪除項目。

• 僅保留：將內容永久保留或保留一段特定的時間。對於此設定，請選擇 [在特定期內保留項目] 和 [在保留期結束時：不做任何處理]。或者，選取 [永遠保留項目]。

• 僅刪除：在指定的時間段後删除內容。 在此設定中，選擇 「只有項目達到特定存留期時才刪除它」。

  

保留的原則

您可以對同一內容套用多個保留原則。 每個保留原則都可能導致一個保留動作和一個刪除動作。 如果您使用不同的保留設定設定多個 Teams 保留原則，保留的原則可解決任何衝突。

1. 保留優先於刪除：如果內容還具有保留設定，則不會永久删除該內容。

2. 最長保留期間優先：如果內容受制於在不同的期間保留內容的多個保留設定, 則該內容將一直保留到該項目的最長保留期間結束為止。

3. 明確删除優於隱含删除：如果保留原則包含特定位置 (例如特定使用者的信箱或商務用 OneDrive 帳戶)，則該原則優先於其他套用至所有使用者信箱或商務用 OneDrive 帳戶但未特地包含該使用者信箱的保留原則。

4. 最短刪除期間優先：同樣地，如果內容受限於多個刪除內容的原則 (無保留)，則會在最短保留期間結束時刪除。

   

建立 Teams 位置的保留原則

若要建立和管理 Teams 保留原則，您可以使用 Microsoft Purview 合規性入口網站或 PowerShell。 若要為 Teams 聊天與頻道訊息建立保留原則，請使用以下步驟：

1. 從 Microsoft Purview 合規性入口網站，選取 [資料生命週期管理] > [保留原則]。

2. 選取 [+ 新保留原則] 以啟動 [建立保留原則] 精靈，並命名新的保留原則。

3. 從 [類型] 頁面中，選取 [靜態]，以選擇包含您想要保留之內容的位置。

4. 針對 [選擇要套用原則的位置] 頁面，選取 Teams 的任何或所有位置。 根據預設，會選取所有小組和所有使用者，但您可以透過選取 [選擇] 和 [排除] 選項來優化此設定。

   • Teams 頻道訊息：來自標準頻道聊天和標準頻道會議的訊息。

   • Teams 聊天：來自私人一對一聊天、群組聊天和會議聊天的訊息。

   • Teams 私人頻道訊息：來自私人頻道聊天和私人頻道會議的訊息。

5. 在精靈的頁面上，如需 決定是否要保留內容、刪除內容，或兩者皆可，請指定保留及刪除內容的設定選項。 您可以使用以下選項建立保留原則：

   • 保留內容而不删除。

   • 在指定的時間段後保留，然後删除。

   • 在指定的時間段後删除內容。

6. 完成精靈以儲存您的設定。

使用 PowerShell 建立保留原則

若要透過 Exchange PowerShell 建立和管理保留原則，您需要使用安全性與合規性 PowerShell 模組。 以下 cmdlet 可用於管理保留原則：

• New-RetentionCompliancePolicy

如需詳細資訊，請參閱：

• 管理 Microsoft Teams 的保留原則

• 保留的原則

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