描述資料生命週期管理

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Microsoft Purview 資料生命週期管理提供工具和功能，讓您保留您需要保留的內容，以及刪除您不需要的內容。 合規性和法規需求通常需要保留和刪除電子郵件、文件和訊息。 不過，刪除不再具有商業價值的內容也會減少您的受攻擊面。

保留原則和保留標籤

保留原則和保留標籤是資料生命週期管理的重要工具。 其可藉由確保內容只保留必要的時間，然後永久刪除，協助組織管理及治理資訊。 套用保留標籤和指派保留原則可協助組織：

  • 主動遵守業界法規和內部原則，要求內容只保留最短時間。
  • 藉由永久刪除組織不再需要保留的舊內容，降低訴訟或安全性缺口的風險。
  • 確定使用者只能使用目前和與其相關的內容。 應該刪除不再相關的內容。

管理內容通常需要兩個動作：保留內容和刪除內容。

  • 保留內容可防止永久刪除，並確保內容仍可供電子文件探索使用。
  • 刪除內容會永久刪除您組織的內容。

透過這兩個保留動作，您可以設定下列結果的保留設定：

  • 僅限保留：永遠保留內容，或保留一段指定的時間。
  • 僅限刪除：在指定的一段時間後永久刪除內容。
  • 保留並刪除：保留內容一段指定的時間，然後永久刪除內容。

當內容有指派的保留設定時，該內容會保留在原始位置。 使用者可以繼續使用其文件或郵件，就好像沒有變更一樣。 但是，如果他們編輯或刪除保留原則中包含的內容，則會自動將內容複本保存在安全的位置。 大部分使用者都看不到安全的位置和內容。 在大多數情況下，使用者甚至不需要知道其內容會受限於保留設定。

保留設定適用於下列不同的工作負載：

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Microsoft Teams
  • Viva Engage
  • Exchange

若要將保留設定指派給內容，請使用保留原則和保留標籤搭配標籤原則。 您可以只使用這些方法之一，或加以合併。

使用保留原則和保留標籤將保留設定指派給內容時，各項有幾點需要了解。 以下僅列出幾個重點。 如需詳細資訊，請參閱本課程模組摘要和資源單元中連結的「了解保留原則和保留標籤」一文。

保留原則

  • 保留原則可用來將相同保留設定指派給網站層級或信箱層級的內容。
  • 單一原則可以套用至多個位置，或套用至特定位置或使用者。
  • 項目會從保留原則中指定的容器繼承保留設定。 如果將原則設定為保留內容，然後將某個項目移至該容器之外，則會在工作負載的安全位置中保留該項目的複本。 不過，保留設定不會隨內容移動到其新位置。

保留標籤

  • 保留標籤是用來指派項目層級的保留設定，例如資料夾、文件或電子郵件。
  • 電子郵件或文件一次只能指派一個保留標籤。
  • 如果保留標籤移至您 Microsoft 365 租用戶內的不同位置，則保留標籤的保留設定會隨著內容而移動，但如果內容移至您的 Microsoft 365 租用戶之外，則不會保存。
  • 系統管理員可以讓組織中的使用者以手動方式套用保留標籤。
  • 如果保留標籤符合定義的條件，則可以自動套用。
  • 您可以針對 SharePoint 文件套用預設標籤。
  • 保留標籤支援配置檢閱，以在永久刪除內容之前進行檢閱。

請考慮下列情況。 如果 SharePoint 網站中的所有文件都應該保留五年，那麼使用保留原則比起將相同保留標籤套用至該網站中的所有文件更有效率。

但是，如果該網站中的某些文件應該保留五年，而其他文件保留 10 年，您就必須將原則套用到保留期間為五年的 SharePoint 網站。 然後，您會將保留標籤套用至保留設定為 10 年的個別項目。

套用它們的保留標籤和原則

當您發佈保留標籤時，這些標籤會包含在保留標籤原則中，可供系統管理員和使用者套用至內容。