描述 Microsoft Teams 如何促進共同作業並增強團隊工作

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Microsoft Teams 是共同作業應用程式，是團隊合作的地方。 這是一款應用程式，讓人員與小組可以在公司、住家、學校及外出時，一起合作、保持聯繫，並完成工作。 Teams 可透過即時訊息和具參與性的包容會議，來協助您將團隊彙集在一起並與同事聯繫。 您可以使用通到，和貴組織內部和外部的人員，共用檔案和資料、管理工作，以及與共同進行文件作業。 可在保持安全且符合規範的情況下，進行這所有功能。 新增筆記、網站，以及整合商務程式和工作流程與其他應用程式、第三方和企業營運 (LOB) 應用程式，讓 Teams 成為您自己的團隊。

Teams 的建置基礎為 Microsoft 365 群組、Microsoft Graph，以及與其餘 Microsoft 365 及 Office 365 相同的企業層級安全性、合規性和可管理性。 Teams 會使用儲存在 Microsoft Entra ID (正式名稱為 Azure Active Directory 或 Azure AD) 的身分識別。 使用者可以透過網際網路瀏覽器，或在電腦或行動裝置上安裝 Teams 來存取 Teams。 Teams 隨附許多功能，可協助組織聯繫並共同作業以完成工作。

Teams 中的 Microsoft 365 Copilot 和 Microsoft 365 Copilot 是新的 AI 工具，可協助您更快速地尋找資訊，並充分利用您的小組聊天和會議。 取得重要討論點和建議動作專案的摘要，讓會議更有效率，全都在會議期間實時進行。 快速檢閱重點、動作項目和決策，以趕上聊天。 將 Teams 中的所有專案與 Microsoft 365 Chat 結合在一起。 Microsoft 365 Chat 可以尋找並使用檔、簡報、電子郵件、行事曆邀請、筆記和聯繫人中隱藏的資訊，以協助您完成工作。 若要深入瞭解Teams中的 Microsoft 365 Copilot和 Microsoft 365 Copilot，請參閱Teams中的 Microsoft 365 Copilot。

Teams 和頻道

跨專案和工作負載組織及共同作業。 建立 團隊 和/或 頻道 以開始使用。

  • Teams 是圍繞不同項目、興趣或結果的人員、內容和工具集合。 其設計目的是要將一群人員整合在一起，以完成工作。 所有小組成員都會看到在標準頻道中共用的交談和資源。

    • 團隊可以建立為只有受邀使用者才可加入的形式。
    • Teams 也可以公開，並開放給組織內部任何人使用。
    • 團隊限制為最多可有 10,000 個成員。

  • 頻道 是小組內的專用區段，可依據特定主題、專案或訓練等適合小組的分類來讓交談和內容保持在井然有序的狀態中。 頻道是指進行討論的位置，以及實際完成工作的位置。 例如，團隊中的使用者可以擁有一個頻道，該頻道具有索引標籤，代表他們全部參與的特定報告。 您在頻道中共用的檔案 (位於 [檔案] 索引標籤上) 會儲存在 SharePoint 中。

    • 標準頻道 可以開放給所有團隊成員。
    • 私人頻道 適用于選取的團隊成員。
    • 共用頻道 適用於團隊內外的人員。 您可以邀請任何人加入共用頻道，即使他們不是頻道所屬小組的成員。

顯示 Microsoft Teams 平臺內頻道和聊天的螢幕擷取畫面。

聊天和立即訊息

聊天和立即訊息 功能讓您能共同作業，而不用接收太多電子郵件，並讓重要訊息保持清楚。 如果您需要與同事確認內容或快速詢問問題，立即訊息很適合。 您也可以進行群組討論，以鼓勵開啟對話，並促進周到的爭議。 下列清單說明 Teams 聊天和立即訊息的部分優點：

  • 立即連線。 以一對一或整個團隊的方式，在群組聊天中傳遞訊息。 在通話上躍點，或共用您的畫面以取得立即的意見反應。
  • 隨處交談。 當您在外時錄製語音訊息，然後從行動裝置回復立即聊天。
  • 讓小組保持專注。 將交談、檔案和應用程式整理在一個地方，讓團隊保持同步。
  • 減少電子郵件雜亂。 將電子郵件對話移至快速聊天。 與一位人員或團隊共用相片和文件。

Teams 聊天中的 Microsoft 365 Copilot 可讓您詢問 Teams 中聊天交談的相關問題。 您可以使用 Microsoft 365 Copilot 快速檢閱聊天中的要點、動作專案和決策，而不需要捲動長線程。 您也可以選擇檢視過去 1 天、7 天或 30 天交談中的醒目提示。 Microsoft 365 Copilot 無法參考在聊天對話中共用的影像、迴圈元件或檔案。

透過 Microsoft Teams 支援有生產力的交談

請遵循互動式的操作說明，瞭解 Teams 如何透過聊天和立即訊息功能，協助您的團隊更有效率地作業。

您現在充分了解 Microsoft Teams 可以如何協助您的團隊透過交談進行更好的共同作業。

線上會議

會議可協助團隊分享狀態更新、激蕩想法，並一起解決問題。 無論是透過線上會議、網路研討會、即時活動或音訊和視訊會議進行共同處理，Microsoft Teams 的設計都是為了協助您進行更有效率的會議。 Microsoft Teams 隨附許多不同的功能，可以協助您的團隊透過會議快速參與並改善共同作業的方式。

  • 在單一位置管理所有會議活動。 Teams 中的使用者行事曆會連接到其 Exchange 行事曆，因此當使用者在 Outlook 中排程會議時，系統會自動顯示他們的會議，並可從 Teams 進行無障礙會議，反之亦然。 使用者也可以隨時開始會議，而不需要排程。 用戶可以透過連結、Teams 行事曆，或透過 音訊會議使用電話來加入會議。 通話或撥入會議對於在路上或網際網路連線能力有限的使用者來說很實用。 音訊會議可允許最多 1000 位電話出席者。 使用 Teams 中的 [開會 ] 應用程式集中您的會議活動。 會議可協助使用者準備會議、檢閱過去的討論，並快速探索會議內容，例如聊天、檔案和議程。 會議藉由簡化準備工作並減少回顧過去會議所花費的時間，來提升會議效率。 Teams 進階版 包含在會議期間使用不同語言的即時輔助字幕和會議後智慧摘要等功能。

  • 進行不同類型的會議。 會議、網路研討會和即時活動都是所有類型的會議，但網路研討會和即時活動可為會議召集人提供對交談和參與者的額外控制。 Teams 可以偵測會議的內容，並利用發言者屬性呈現即時字幕。 您可以在視訊會議期間模糊背景或使用自訂背景，並分享您的畫面或內容。

    • Teams 的會議包括音訊、視訊，且畫面可共用人數最多可達 1,000 人。 僅供檢視功能適用於超過 1,000 位參與者 (最多 20,000 位)。 參與者不需要具備組織的成員資格 (或擁有 Teams 帳戶) 就能加入 Teams 會議。 他們可以透過「加入會議」連結直接從行事曆邀請加入，或透過音訊通話 (如果有)。
    • 網路研討會 是結構化會議，簡報者和參與者具有清楚的角色，通常用於訓練用途或業務與行銷潛在客戶產生案例。 網路研討會提供雙向互動。 最多 1,000 位參與者具有完整的互動式功能。
    • 即時活動 是結構化的會議，可讓貴組織排程並產生活動，向大量線上觀眾 (最多有 20,000 名參與者) 串流播放。 實時活動提供受控 Q&A 體驗。 不論觀眾、小組或社群身處何處，您都可以使用 Microsoft Stream、Teams 或 Yammer 來建立即時活動。

Teams 會議中的 Microsoft 365 Copilot 可讓您即時及在會議結束後詢問會議的任何相關問題。 Microsoft 365 Copilot 可協助您依主題或說話者瞭解不同的觀點、識別時程表衝突、列出無法解決的問題等等。 您甚至可以要求 Microsoft 365 Copilot 將討論點組織成數據表，產生可供您複製和共用的 Markdown 數據表。 藉由處理會議文字記錄，它會產生對提示的回應，例如「此會議中無法解決哪些問題？」、「小組成員對此活動有何意見？」 或「建立此營銷活動的優點和缺點數據表」。

顯示 Microsoft Teams 平臺內作用中的線上會議的螢幕擷取畫面。

Microsoft Teams 電話

透過電腦、平板電腦、行動裝置或桌面電話上的 Microsoft Teams 電話，使用語音和視音訊通話保持聯繫。 Teams 電話提供安全的整合通話方案，整合傳統和新式通話功能。 您可以從聊天、連絡人卡片、Outlook 或通話應用程式開始通話，以節省時間並降低成本。 Teams 電話已更新雲端通話功能，例如語音信箱謄寫和群組通話接聽，以提升您與傳統通話的體驗。 無論您選擇在何處工作，您的通話、語音信箱和通話記錄都會時時跟隨您移動。 在外時，將家庭 Wi-Fi 的通話轉換為您的行動電話通訊服務，然後在抵達時轉換至您的 Office Wi-Fi，所有通話都是使用 Teams 電話從一個號碼撥打。 Microsoft Teams 電話 中的 Microsoft 365 Copilot 會快速產生電話交談摘要、擷取動作專案，以及回答您的通話相關問題。 若要深入瞭解 Teams 電話，請參閱適用於 Microsoft Teams 的電話或 MS-721 規劃和設計 Teams 共同作業通訊系統 - 訓練 |Microsoft Learn

使用共同作業應用程式擴充 Teams

共同作業應用程式 是整合或內建于 Teams 的解決方案，可讓員工使用他們已經知道的工具，以更好的方式共同作業。 Microsoft Teams 是一個可擴展的平內，讓您可以建立自訂應用程式。 Teams 的應用程式可以是簡單或複雜，一切都視您的需求，從傳送通知給頻道或使用者，到包含交談機器人、自然語言處理和內嵌 Web 體驗的複雜多表面應用程式。 您可以為個人、您的團隊、組織或所有 Microsoft Teams 使用者建立應用程式。

您可以使用共同作業應用程式擴充 Teams 的部分方法包括：

  • Teams 中的 Power BI 讓貴組織能夠使用資料共同作業，以提升成果。
  • Power 應用程式 可建立索引標籤，協助您建立可直接新增到 Teams 的應用程式。
  • Power Automate 可協助您將 Teams 內的作業與流程自動化。
  • Dynamics 365 和 Teams 整合可提供客戶的高層級詳細資料，以確保您擁有實用的內容，並可在客戶會議中做好準備。
  • Power Virtual Agents 可讓您建立可整合至 Teams 的聊天機器人。
  • 與協力廠商合作夥伴和服務 整合，以在 Teams 中提供更多功能，例如 ServiceNow 或 Salesforce。 協力廠商整合可以透過傳入和傳出 Webhook 和連接器完成。