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在 SharePoint 系統管理中心中設定資訊版權管理 (IRM)

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在 SharePoint Online 中，IRM 保護套用於清單和文件庫級別的檔案。 貴組織必須先設定權限管理，然後才能使用 IRM 保護。 IRM 依賴來自 Azure 資訊保護的 Azure Rights Management 服務來加密和指派使用限制。 某些Microsoft 365 方案包含 Azure Rights Management，但不是全部。 若要深入瞭解，請參閱 Office 應用程式和服務如何支援 Azure Rights Management。

提示

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使用 SharePoint 系統管理中心開啟 IRM 服務

您必須先為組織啟用 Rights Management 服務，您的組織才能 IRM 保護 SharePoint 清單和文檔庫。 若要瞭解如何 啟用 Azure Rights Management。 您必須使用具有全域系統管理員許可權的公司或學校帳戶來啟用 Rights Management 服務。 否則，您將無法搭配 SharePoint Online 使用 IRM 功能。

啟用 Rights Management 服務之後，請登入 SharePoint 系統管理中心以開啟 IRM。

  1. 以全域管理員或 SharePoint 系統管理員身分登入。

  2. 選取應用程式啟動器圖示 Office 365 中的應用程式啟動器圖示。在左上方選擇 管理員 開啟 Microsoft 365 系統管理中心。 (如果您沒有看到 管理員 磚，則您的公司或學校帳戶在您的組織中沒有系統管理員許可權。)

  3. 在左窗格中，選擇 [管理員 中心>SharePoint 系統管理中心]。

  4. 在左窗格中，選擇 [設定]，然後選擇 [ 傳統設定] 頁面。

  5. 在 [ 信息版權管理 (IRM) ] 區段中，選擇 [ 使用您設定中指定的 IRM 服務]，然後選擇 [ 重新整理 IRM 設定]。 重新整理 IRM 設定之後，組織中的人員就可以開始在其 SharePoint 清單和文檔庫中使用 IRM。 不過，若要這麼做，最多可能需要一小時的時間才會出現在 [連結庫設定] 和 [列表設定] 中。

啟用 IRM 的 SharePoint 文件庫和清單

重新整理 IRM 設定之後，網站擁有者可以 IRM 保護其 SharePoint 清單和文檔庫。 如需詳細資訊，請參閱 將資訊版權管理套用至清單或文檔庫。

當網站擁有者啟用清單或文檔庫的 IRM 時，他們可以保護該清單或文檔庫中任何支援的檔案類型。 為連結庫啟用 IRM 時，許可權管理會套用至該連結庫中的所有檔案。 當您為清單啟用 IRM 時，版權管理只會套用至附加至清單項目的檔案，而不適用於實際的清單專案。

當使用者在啟用 IRM 的清單或文檔庫中下載檔時，檔案會經過加密，因此只有授權的人員可以檢視這些檔案。 每個版權管理的檔案也包含發行授權，對檢視檔案的人員施加限制。 一般限制包括讓檔案變成唯讀、停用文字的複製、防止人員儲存本地副本，以及防止人員列印檔案。 可讀取 IRM 支援檔案類型的用戶端程式會使用許可權管理檔案內的發行授權來強制執行這些限制。 這就是版權管理的檔案即使在下載之後仍會保留其保護的方式。 若要在清單或文檔庫上啟用 IRM，請參閱 將資訊版權管理套用至清單或文檔庫。

您無法在瀏覽器中使用 Office 在啟用 IRM 的文件庫中建立或編輯檔。 相反地，一次一個人可以下載和編輯 IRM 加密的檔案。 使用簽入和簽出來管理 共同撰寫，或跨多個使用者撰寫。

當您從受 IRM 保護的連結庫下載 PDF 檔案時，Microsoft 365 會建立受保護的 PDF 檔案。 檔案的擴展名不會變更，但檔案會受到保護。 若要檢視此檔案，您需要資訊保護查看器、完整資訊保護用戶端，或支援檢視受保護 PDF 檔案的另一個應用程式。

SharePoint Online 支援下列文件類型的加密：

  • PDF

  • 下列 Microsoft Office 程式的 97-2003 檔格式：Word、Excel 和 PowerPoint

  • 下列Microsoft Office 程式的 Office Open XML 格式：Word、Excel 和 PowerPoint

  • XML 紙張規格 (XPS) 格式

注意事項

IRM 保護無法套用至受保護的檔 (例如數位簽署的 PDF 檔案) 因為 SharePoint 需要在上傳時開啟檔。

後續步驟

啟用 SharePoint Online 的 IRM 之後，您就可以開始將版權管理套用至清單和文檔庫。 如需詳細資訊，請參閱 將資訊版權管理套用至清單或文檔庫。

Windows 的 OneDrive 同步處理 用戶端支援同步處理受 IRM 保護的 SharePoint 文檔庫和 OneDrive 位置 (只要文檔庫的 IRM 設定未設定為檔案存取權限) 到期即可。 如需詳細資訊，或開始部署同步處理用戶端，請參閱部署適用於 Windows 的新 OneDrive 同步處理 用戶端。