保留原則和保留標籤原則的限制

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

當您使用保留原則及保留標籤原則以自動保留或刪除貴組織的資料時，有一些您需要注意的最大值。

提示

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每個租用戶的保留標籤數目上限

每個租用戶最多支援 1,000 個保留標籤。

單一租用戶最多可以有10,000個原則 (任何設定)。此最大數目包括不同的保留原則，以及其他合規性原則，例如 DLP 原則、資訊屏障、電子檔探索保留、In-Place 保留和敏感度標籤。不過，此上限值會排除：

在此 10，000 個原則限制內，每個工作負載的保留原則數量上限也有一些限制：

注意事項

Exchange 和 SharePoint 的這些最大數目不限於保留，而是與其他類型的保留原則共用，這些原則包括電子檔探索保留和 In-Place 保留。

雖然 Microsoft Teams 和 Viva Engage 的保留原則會使用信箱來儲存數據以進行保留，但 Exchange Online 的原則數目上限會排除 Teams 和 Viva Engage 的保留原則。

重要事項

僅在您使用 [靜態原則範圍而非調適型原則範圍] 時才適用。

如需自適性原則範圍的最大限制，請參閱調適型原則範圍。

使用靜態範圍和選用設定來包含或排除特定使用者、特定 Microsoft 365 群組或特定網站時，需要注意因原則而異的一些限制。

針對靜態範圍保留，每個原則的項目數目上限：

商務用 Skype 的範圍必須針對特定使用者，且每個原則支援的最大數目為 1,000。

因為這些限制根據原則而異，因此如果您需要使用會導致超出這些數字的特定包含或排除，您可以建立具有相同保留設定的額外原則。請參閱下一節中因此項緣由而使用多個保留原則的部分案例和解決方案。

不過，多個原則會導致較高的系統管理負荷。考慮使用調適型範圍，而不是使用包含和排除來建立和維護多個原則。

下列範例適用靜態範圍，並提供一些設計解決方案，以用於當您無法只指定保留原則的位置，且必須考慮上一節中所述的項目數量上限的情況。

Exchange 範例：

需求：在具有超過 40,000 個使用者信箱的組織中，大部分的使用者都必須將其電子郵件保留七年，但是子集的已識別使用者 (425) 的電子郵件只能保留五年。
解決方案：為 Exchange 電子郵件建立一份保留原則，保留期間為 7 年，並排除使用者子集。然後，為 Exchange 電子郵件建立第二份保留原則，保留期間為 5 年，並包含使用者子集。

在這兩種情況下，包含和排除 (425 的數目) 低於單一原則的指定信箱數目 (1,000) 數目上限。用戶子集必須明確地從第一個原則中排除，因為它的保留期間比第二個原則長。如果使用者的子集需要較長的保留原則，則不需要將之從第一個原則中排除。

使用這個解決方案，如果有其他人加入該組織，則其信箱會自動包含在第一個原則中 7 年限制，且不會影響支援的上限。不過，要求 5 年保留期間的新使用者會被納入包含和排除的限制數目，則此限制將超出 1,000。

SharePoint 範例：

需求：一個組織擁有數千個 SharePoint 網站，但只有 2,000 個網站需要 10 年的保留期間，和 8,000 個需要四年保留期間的網站。
解決方案：建立 20 個 SharePoint 保留原則，保留期間為 10 年，其中包括 100 個特定網站，並建立 80個 SharePoint 保留原則，保留期間為 4 年，其中包含 100 個特定網站。

因為您不需要保留所有的 SharePoint 網站，您必須建立指定特定網站的保留原則。由於保留原則不支援超過 100 個指定的網站，因此您必須針對兩個保留期間建立多個原則。這些保留原則包含的網站數目上限，因此需要保留的下一個新網站需要新的保留原則，而不論保留期間為何。

對於內容處置，有一些限制需要注意：

每個租用戶的最大數目:
- 下列任一處置檢閱狀態中的 16，000，000 個項目: 擱置處置或核准的處置
- 已自動處置 16，000，000 個項目標示為記錄 (無處置檢閱)
處置檢閱者數目上限：
- 在個別使用者和擁有郵件功能的安全組的任何組合中，每個處置階段 10 位檢閱者
- 每一租使用者 200 位檢閱者，其包含個別使用者和擁有郵件功能的安全組組合。基於此限制，建議您儘可能針對較大的組織使用啟用郵件的安全組。
處置專案后最多 7 年的處置證明。