建立和管理字彙字詞

本文說明如何在 Microsoft Purview 中使用商務詞彙。 它提供在 Microsoft Purview 資料目錄 中建立商務詞彙的步驟。 它也會示範如何使用 .CSV 檔案匯入和匯出詞彙，以及如何刪除不再需要的詞彙。

建立字詞

若要建立詞彙，請遵循下列步驟：

1. 開啟 Microsoft Purview 資料目錄。

2. 如果您使用傳統 Microsoft Purview 入口網站，請選取 [詞彙]。 如果您使用 [商務詞彙] 底下的新 Microsoft Purview 入口網站，請選取 [詞彙]。

3. 選取您要為其建立新字詞的詞彙，然後選取 [+ 新增字詞]。 字詞一次只能新增至一個詞彙。

   注意事項

   每個字彙最多支援 100,000 個字詞。 如需建立和管理詞彙的詳細資訊，請參閱 管理詞彙頁面。

   隨即開啟窗格，並選取 [系統默認 範本]。 選擇您要用來建立詞彙的範本或範本，然後選取 [ 繼續]。

   

4. 如果您選取多個範本，您可以從頁面頂端的 [ 字詞範本 ] 下拉式清單中選取並取消選取範本。

5. 為您的新字詞命名，其在目錄中必須是唯一的。

   注意事項

   字詞名稱會區分大小寫。 例如， 範例 和 範例 都可以存在於相同的詞彙中。

6. 針對 [定義]，新增 字詞的定義。

   Microsoft Purview 可讓您將豐富的格式新增至詞彙定義。 例如，您可以將粗體、底線或斜體格式新增至文字。 您也可以建立外部資源的數據表、點符清單或超連結。

   

   以下是 RTF 格式設定的選項：

   名稱	描述	鍵盤快速鍵
   粗體	將文字設為粗體。 在文字周圍新增星號 (*) 字元也會使其成為粗體。	Ctrl+B
   斜體	讓文字成為斜體。 在文字周圍新增底線 (_) 字元也會使它成為斜體。	Ctrl+I
   底線	以文字為底線。	Ctrl+U
   子彈	建立點符清單。 在文字之前新增連字元 ( ) 字元也會建立點符清單。
   編號	建立編號清單。 在文字之前新增 1 個字元也會建立編號清單。
   標題	新增格式化標題。
   字型大小	變更文字的大小。 預設大小為 12。
   減少縮排	將您的段落移近邊界。
   增加縮排	將您的段落移離邊界更遠。
   新增超連結	建立連結以快速存取網頁和檔案。
   拿掉超連結	將連結變更為純文字。
   報價	新增引號文字。
   Add table	將數據表新增至您的內容。
   編輯數據表	插入或刪除資料表中的數據行或數據列。
   清除格式	從文字選取範圍中移除所有格式設定。
   復原	復原您對內容所做的變更。	Ctrl+Z
   取消復原	重做您對內容所做的變更。	Ctrl+Y

   注意事項

   使用 RTF 編輯器更新定義會在「承載」一詞中新增 屬性 "microsoft_isDescriptionRichText": "true" 。 此屬性不會顯示在用戶體驗上，而且會在您採取任何 RTF 動作時自動填入。 右文字定義會填入字詞 JSON 訊息的下列代碼段：

     {
          "additionalAttributes": {
          "microsoft_isDescriptionRichText": "true"
          }
      }
   

7. 針對 [狀態]，選取字詞的狀態。 新字詞預設為 Draft。

   

   狀態標記是與字詞相關聯的元數據。 目前，您可以在每個字詞上設定下列狀態：

   • 草稿：此字詞尚未正式實作。
   • 已核准：此字詞已正式核准。
   • 已過期：不應再使用此字詞。
   • 警示：此詞彙需要注意。

   重要事項

   如果在字詞階層上啟用核准工作流程，新字詞會在建立時經過核准程式。 只有在核准時，字詞才會儲存在目錄中。 若要瞭解如何管理商務詞彙的核准工作流程，請參閱 商務條款的核准工作流程。

8. 新增 資源 和 縮寫 資訊。 如果字詞是階層的一部分，您可以在 [概觀] 索引卷標的 [父系] 上新增父系字詞。

9. 若要與其他詞彙建立關聯性，請在 [相關] 索引卷標上新增 [同義字] 和 [相關詞彙資訊]，然後選取 [套用]。

10. 選擇性地選取 [ 聯繫人] 索 引標籤，將專家和負責人新增至您的詞彙。

11. 選 取 [建立 ] 以建立您的字詞。

    重要事項

    如果在字詞的階層路徑上啟用核准工作流程，您會看到 [提交以供核准 ]，而不是 [ 建立] 按鈕。 選 取 [提交以供核准 ] 將會觸發此期限的核准工作流程。

    

刪除字詞

1. 開啟 [資料目錄]。

2. 如果您使用傳統 Microsoft Purview 入口網站，請選取 [詞彙]。 如果您使用 [商務詞彙] 底下的新 Microsoft Purview 入口網站，請選取 [詞彙]。

3. 選取具有您要刪除之詞彙的詞彙，然後選取 [ 條款] 索引標籤。

4. 針對您要刪除的字詞選取複選框。 您可以選取單一字詞或多個字詞以進行刪除。

   

5. 選取頂端選單上的 [ 刪除 ] 按鈕。

   

6. 新的視窗會顯示選取要刪除的所有字詞。 在下列範例中，要刪除的字詞清單是父系字詞 Revenue 及其兩個子字詞。

   注意事項

   如果已選取要刪除的父系，則會自動選取該父系的所有子系進行刪除。

   

   檢閱清單。 您可以 選取 [移除]，移除不想刪除的字詞。

   

7. [ 需要核准] 資料行會顯示哪些條款需要核准程式。 如果值為 [是]，則字詞會在刪除之前經過核准工作流程。 如果值為 [否]，則字詞會在未經任何核准的情況下刪除。

   注意事項

   如果父系有相關聯的核准程式，但其子系沒有，則會觸發刪除父系字詞的工作流程。 這是因為選取是在父系上完成，而且您認可刪除子系字詞以及父系。

   如果至少需要核准一個字詞，則會出現 [ 提交以供核准 ] 和 [ 取消] 按鈕。 選 取 [提交以供核准 ] 將會刪除不需要核准的所有條款，並會觸發需要核准的條款核准工作流程。

   

   如果不需要核准任何條款，則會出現 [ 刪除 ] 和 [ 取消 ] 按鈕。 選 取 [刪除 ] 將會刪除所有選取的字詞。

   

已啟用核准工作流程的商務條款

如果 工作流程 已在字詞上啟用，則該字詞的任何建立、更新或刪除動作都會經過核准，然後再將它們儲存在數據目錄中。

• 新條款：在父系字詞上啟用建立核准工作流程時，您會在建立程式中輸入所有詳細數據之後，看到 [ 提交以供核准 ]，而不是 [ 建立 ]。 選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。 當您的要求獲得核准或拒絕時，您會收到通知。

• 匯報 現有條款：當父系字詞啟用更新核准工作流程時，您會在更新字詞時看到 [提交以供核准]，而不是 [儲存]。 選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。 在符合所有核准之前，不會將變更儲存在目錄中。

• 刪除：當父系字詞啟用刪除核准工作流程時，您會在刪除字詞時看到 [提交以供核准 ]，而不是 [ 刪除 ]。 選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。 不過，在符合所有核准之前，字詞不會從目錄中刪除。

• 匯入條款：啟用 Microsoft Purview 詞彙的匯入核准工作流程時，當您透過 .CSV 檔案匯入條款時，會在 [匯入] 視窗中看到 [提交以供核准]，而不是 [確定]。 選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。 不過，在符合所有核准之前，檔案中的條款將不會在目錄中更新。

後續步驟

• 如需詞彙的詳細資訊，請參閱 詞彙參考。
• 如需商務詞彙之核准工作流程的詳細資訊，請參閱 商務條款的核准工作流程。