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報表設計提示 (報表產生器 3.0 和 SSRS)

請採用下列秘訣協助設計您的報表。

[!附註]

您可以在 Business Intelligence Development Studio 中的報表產生器 3.0 及報表設計師中建立及修改報表定義 (.rdl)。每一個撰寫環境都提供了不同的方式讓您建立、開啟，以及儲存報表和相關的項目。如需詳細資訊，請參閱在報表設計師及報表產生器 3.0 (SSRS) 中設計報表，位於 microsoft.com 網站上。

本文內容

  • 設計報表

  • 報表、資料來源和資料集的命名慣例

  • 使用資料

  • 與報表設計介面互動

    • 在設計介面上選取項目

  • 使用特定類型的報表項目

    • 使用參數

    • 使用文字

    • 使用運算式

    • 使用指標

  • 控制報表項目在報表頁面上的轉譯方式

設計報表

  • 設計良好的報表會將可引導動作的資訊傳達給使用者。識別報表幫助解答的問題，並在設計報表的過程中牢記這些問題。

  • 若要設計有效的資料視覺效果，請考慮如何顯示讓報表使用者容易了解的資訊。請選擇符合您要視覺化之資料的資料區。例如，圖表比起橫跨多頁詳細資訊的資料表，更能有效地傳達摘要和彙總資訊。您可以在任何資料區上視覺化資料集的資料，包括以 Tablix 為基礎之各種格線配置中的圖表、地圖、指標、走勢圖、資料橫條和表格式資料。

  • 如果您打算傳遞特定匯出格式的報表，請在設計過程的早期測試匯出格式。功能支援會因您所選擇的轉譯器而異。

  • 如果您打算將報表當做訂閱傳遞，請在設計過程的早期測試訂閱。參數支援會因您所建立的訂閱而異。

  • 當您建立複雜配置時，請分階段建立配置。您可以使用矩形當做容器來組織報表項目。您可以直接在設計介面上建立資料區，讓工作區最大化，然後當您完成每一個資料區時，請將它拖曳至矩形容器。只要使用矩形當做容器，您就可以在單一步驟中放置其所有內容。矩形也可用來控制報表項目在每一個頁面上的轉譯方式。

  • 為減少報表中混亂的情形，請考慮使用特定報表項目的條件式可見性，並且讓使用者選擇是否要顯示這些項目。您可以根據參數或文字方塊切換設定可見性。您可以有條件地加入隱藏文字方塊來顯示暫時運算式結果。當報表顯示非預期的資料時，您就可以顯示這些暫時結果來協助偵錯運算式。

  • 當您使用 Tablix 資料格或矩形中的巢狀項目時，您可以為容器和包含的項目設定不同的背景色彩。依預設，背景色彩為 [無色彩]。具有特定背景色彩的項目在顯示項目時，會將背景色彩設定為 [無色彩]。這個技術可幫助您選取正確的項目來設定顯示屬性，例如 Tablix 資料格上的框線可見性。

如需設計報表時所要考量之事項的詳細資訊，請參閱＜規劃報表 (報表產生器 3.0)＞。

報表、資料來源和資料集的命名慣例

  • 使用資料來源的命名慣例以及記載資料來源的資料集。

    1. **資料來源：**如果您因為安全性理由而不想要使用實際伺服器或資料庫，請使用別名向使用者指示資料來源為何。

    2. **資料集：**使用名稱來指示它是依據哪一個資料來源。

    3. **資料區：**指示資料區的類型以及它會顯示哪些資料。資料區名稱在下列狀況中非常有用：

      1. **資料區當做報表組件。**當報表作者瀏覽報表組件庫時，描述性名稱可幫助他們尋找所要的報表組件。

      2. **資料區當做資料摘要。**有了適當的權限，報表讀者就可以從資料區建立 ATOM 資料摘要。

  • 在報表名稱中使用底線來取代空格。如果您從報表管理員下載報表，就會以底線取代空格。如果您使用下載功能在本機儲存報表，然後將其併入 Business Intelligence Development Studio，則使用底線會保留報表相依性，讓子報表和鑽研連結正確無誤。

使用資料

  • 在第一個步驟中，讓您想要使用的所有資料出現在 [報表資料] 窗格中。當您精簡報表所要解答的問題時，請考慮如何將報表資料集中的資料限制為所需的資料。

  • 一般而言，只要加入您將在報表中顯示的資料即可。若要讓使用者選擇他們想要在報表中查看的資料，請在資料集查詢中使用查詢變數。如果您要建立共用資料集，請提供以報表參數為基礎的篩選來提供相同的功能。

  • 如果您是經驗豐富的查詢撰寫者，請了解如果是數量中等的資料，您可能會想要在報表中分組資料，而不是在查詢中分組。如果您在查詢中執行所有的分組動作，則報表多半會是查詢結果集的呈現。另一方面，若要在圖表或矩陣上顯示大量資料的彙總值，不需要併入詳細資料。

  • 根據您的需求而定，您可以在報表中顯示報表資料來源的名稱和位置、資料集查詢命令文字和參數值。許多新的使用者會問到的第一個問題是有關資料的來源。為了減少報表中混亂的情形，您可以有條件地隱藏包含這類資訊的文字方塊，並讓使用者選擇是否要看到。請嘗試在報表的最後一頁上新增這項資訊。請根據使用者可以變更的參數來設定文字方塊可見性。

與報表設計介面互動

報表設計介面並非 WYSIWIG。當您將報表項目放在設計介面上時，其相對位置會影響這些項目顯示在轉譯報表頁面上的方式。空白會獲得保留。

  • 使用對齊線和配置按鈕，在報表設計介面上對齊及排列項目。例如，您可以對齊選定項目的頂端或邊緣、擴展某個項目以符合另一個項目的大小，或是調整項目之間的間距。

  • 使用方向鍵，在設計介面上調整選定項目的位置和大小。例如，下列按鍵組合就非常有用：

    • 方向鍵：移動選取的報表項目。

    • CTRL+方向鍵：微調選取的報表項目。

    • CTRL+SHIFT+方向鍵：增加或減少選取報表項目的大小。

    如需詳細資訊，請參閱＜在 Business Intelligence Development Studio 中使用鍵盤快速鍵＞。

  • 若要將項目加入至矩形，請使用滑鼠游標的左上尖端指向該項目位於矩形容器的初始位置。您可以使用鍵盤快速鍵來協助放置選取的物件。此矩形會自動擴展以容納內含項目的大小。

  • 若要將多個項目加入至 Tablix 資料格，請先加入矩形，然後再加入項目。

    依預設，每個 Tablix 資料格都包含一個文字方塊。當您將矩形加入至資料格時，該矩形就會取代文字方塊。例如，您可以將巢狀指標放在 Tablix 資料格的矩形中，以便在變更資料格所在之資料列的高度時，協助控制圖表或指標大小的擴展方式。

  • 若要調整設計介面的檢視，請使用 [顯示比例] 控制項。您可以使用整個頁面或頁面的較小區段。

  • 若要從 [報表資料] 窗格將欄位拖曳到 [群組] 窗格，請避免橫跨設計介面上的其他報表項目拖曳欄位，因為這樣做會選取其他項目並取消選取 Tablix 資料區。請從 [報表資料] 窗格向下拖曳欄位，然後橫跨至 [群組] 窗格。

選取項目

若要選取您希望出現在報表設計介面上的物件，請使用 ESC 鍵，並以滑鼠右鍵按一下內容功能表、[屬性] 窗格和 [群組] 窗格。

    • 按 ESC 鍵，在佔據設計介面上相同空間的報表項目堆疊之間循環。

    • 在某些報表項目上，請嘗試使用滑鼠右鍵的內容功能表來選取您想要的報表項目或是部分報表項目。

    • [屬性] 窗格會顯示目前選取的屬性。

    • 若要使用 Tablix 資料區內的資料列群組和資料行群組，請從 [群組] 窗格選取該群組。

在 BI Development Studio 的報表設計師中，您可以從 [屬性] 窗格工具列的物件下拉式清單中選取，或是從 [文件大綱] 視窗內的報表項目階層式檢視中選取。您可以在這個窗格內選取項目，並查看已在設計介面上選取哪一個項目。若要開啟 [文件大綱] 視窗，請在 [檢視] 功能表中，指向 [其他視窗]，然後按一下 [文件大綱]。

使用特定類型的報表項目

使用參數

  • 報表參數的主要用途是篩選資料來源的資料，並且單獨擷取報表用途所需的資料。

  • 如果是報表參數，請在啟用互動性及幫助使用者得到想要的結果之間，取得一個平衡點。例如，您可以將參數的預設值設定為比較常用的值。

使用文字

  • 當您將多行文字貼入文字方塊時，該文字會當做一次文字往返加入。每次文字往返都只能格式化成一個單位。若要獨立設定每一行的格式，請視需要在文字往返中按下 RETURN，藉以插入新行。然後，您就可以將格式設定和樣式套用至文字方塊中的每個獨立文字行。

  • 您可以針對文字方塊或是文字方塊中的預留位置文字，設定屬性和動作的格式。如果只有一行文字，在文字方塊上設定屬性會比在文字上設定屬性更有效率。

使用運算式

  • 了解簡單和複雜運算式格式。您可以直接在文字方塊、[屬性] 窗格的屬性，或是對話方塊內接受運算式的位置中輸入簡單運算式格式。如需詳細資訊，請參閱＜運算式 (報表產生器 3.0 和 SSRS)＞。

  • 當您建立運算式時，它會幫助您獨立建立每一部分，並驗證其狀態。然後您可以在最終運算式中結合所有部分。一個實用的方法是在矩陣資料格中加入文字方塊、顯示運算式的每一個部分，並在文字方塊上設定條件式可見性。若要在隱藏文字方塊時控制框線樣式和色彩，請先將文字方塊放在矩形中，然後設定矩形的框線樣式和色彩，使其符合矩陣。

使用指標

  • 根據預設，指標至少會顯示三個狀態。當您將指標加入至報表之後，就可以透過加入或移除狀態進行設定。為了讓使用者更輕鬆地檢視，請選擇依照色彩和形狀改變的指標。

控制報表項目在報表頁面上的轉譯方式

  • 在報表設計介面上，報表項目會擴充以容納關聯資料集、運算式、子報表或文字中的內容。

    • 當您在報表頁面上放置項目時，此項目與所有右方項目之間的距離會變成報表項目水平成長時所必須維持的最小距離。同樣地，項目與上方項目之間的距離會變成上方項目垂直成長時所必須維持的最小距離。

    • 報表中的項目會成長以容納其資料並且使用下列規則來移開對等項目 (相同父容器中的項目)：

    •    每個項目都會向下移動以維持其本身與其上方項目之間的最小空間。

    •    每個項目都會向右移動以維持其本身與其左方項目之間的最小空間。對於由右至左配置的系統而言，每個項目都會向左移動以維持其本身與其右方項目之間的最小空間。

    • 容器會擴展以容納子項目的成長。對於選取的項目而言，在 [屬性] 窗格中，Parent 屬性會識別項目的容器。您也可以使用 [文件大綱] 窗格來查看報表項目的包含階層。

    • [配置] 工具列會提供多個按鈕來協助對齊報表項目的邊緣、中央和間距。若要啟用 [配置] 工具列，請在 [檢視] 功能表中，指向 [工具列]，然後按一下 [配置]。

  • 如果您打算將報表儲存成 .pdf 檔案，報表寬度必須明確設定為某個值，這個值會在匯出檔案格式中提供您想要的結果。例如，您可以將報表頁面寬度設定為剛好 7.9375 英吋，而將左邊界和右邊界設定為 0.5 英吋。

  • 若要在列印相容檢視中轉譯報表，請使用報表檢視器工具列上的 [整頁模式] 和 [版面設定]。若要協助移除不想要的水平頁面，請進行下列動作：

    1. 移除資料區與報表邊緣之間的所有額外空白。

    2. 在 [報表屬性] 對話方塊中減少頁面邊界。

    3. 使用 [矩形] 當做容器，以便協助控制報表項目轉譯的方式。

    4. 在資料行標頭中，將文字方塊屬性 WritingMode 變更為使用垂直文字。

這種行為、報表項目的寬度和高度屬性、報表主體的大小、頁面高度和頁面寬度定義、父報表的邊界設定以及轉譯器特有的分頁支援都會一起決定哪些報表項目會一起容納在轉譯的頁面上。如需詳細資訊，請參閱＜了解 Reporting Services 中的分頁 (報表產生器 3.0 和 SSRS)＞。