核准工作流程：案例 (SharePoint Server 2010)

發行項
11/30/2016

適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

在大部分組織中，最常見的人力工作流程範例是各種核准的變化：一組人員必須核准或拒絕部分文件，也可能會新增註解以解釋這些人員的決策。本文說明使用 SharePoint Designer 2010 或 Visual Studio 2010 的工作流程設計工具建立，再使用 SharePoint Server 2010 主控的簽核類型工作流程所可能具有的外觀。閱讀此範例之前，最好先定義不同人員所扮演的角色。

工作流程作者 建立工作流程範本的開發人員或資訊工作者。
SharePoint Server 2010 管理員 安裝工作流程範本，並建立該範本與文件庫或清單之關聯的人員。
工作流程啟動者 開始工作流程，進而從特定工作流程關聯建立工作流程執行個體的人員。
工作流程參與者 與工作流程執行個體互動，以完成所支援之商務程序的人員。

如下一節所述，每個這些角色的人員在建立、安裝、開始及使用工作流程期間，都有他們各自需要負責的部分。

製作工作流程

Microsoft 提供兩種建立 SharePoint Server 2010 中工作流程的選擇。開發人員會使用 Visual Studio 2010 與工作流程設計工具，而資訊工作者則使用 SharePoint Designer 2010 所提供的規則型方法。在這兩種情況下，都會產生必須部署至執行 SharePoint Server 2010 之伺服器的工作流程範本。此案例假設已建立工作流程範本。

關聯工作流程

您必須先在執行 SharePoint Server 2010 的伺服器上安裝工作流程範本，然後建立工作流程與特定文件庫、清單、內容類型或網站 (若是網站工作流程) 的關聯，才可使用工作流程。接著即可從該文件庫或清單的任何文件或項目開始工作流程。雖然無法從內容類型明確地開始工作流程，但是可以從附加該內容類型的文件或清單項目開始與內容類型相關的工作流程。由於項目與文件的工作流程運作方式相同，因此一般可將工作流程範本附加至清單、文件庫或內容類型。您也可以建立僅與特定清單或文件庫相關聯的範本。

若是使用 SharePoint Designer 2010 部署的工作流程，則會自動執行安裝與關聯。但是，若是使用 Visual Studio 部署工作流程，則伺服器管理員必須明確地安裝工作流程範本。此外，使用者還必須建立範本與文件庫、清單、內容類型或網站的關聯。建立此關聯的人員也會指派唯一的名稱給關聯，供使用者加以參照。或者，工作流程的作者可以讓建立關聯的人員，設定工作流程行為的選項 (例如，一定要參與此程序的預設人員清單)。相同的範本可以與多個文件庫、清單或內容類型建立關聯，而每個關聯都可以視需要進行自訂。建立關聯並設定所有可用的選項之後，工作流程啟動者就可如下一節所述，從此關聯建立工作流程執行個體。

建立工作流程與網站的關聯

網站工作流程會與網站本身相關聯。執行工作流程不需要啟動項目。

您可以針對沒有清單項目內容的程序，使用網站工作流程。例如，可以建立要求網站權限的工作流程、要求及佈建新網站的工作流程，或使用儲存在 SharePoint 網站外部內容的工作流程，而不需要建立欲從中開始工作流程的對應 SharePoint 清單項目。

網站工作流程可透過網站設定建立與網站的關聯，並可從網站本身開始。SharePoint Designer 2010 也可將網站工作流程直接部署至網站。

如本文稍早所述，網站工作流程的運作方式與清單項目相同，唯一的不同之處在於，網站工作流程不可以從文件庫中的文件或清單中的項目開始。

如需詳細資訊，請參閱＜新增工作流程關聯 (SharePoint Server 2010)＞。

開始工作流程

SharePoint Server 2010 提供三個開始工作流程執行個體的選擇。這三種選擇每次都會重新執行工作流程 (若從特定關聯建立的工作流程執行個體已執行於特定文件或清單項目上，則不可能再於相同的文件或項目上開始另一個工作流程執行個體)。開始工作流程的選項如下：

SharePoint Server 2010 使用者可手動開始工作流程。
您可以設定工作流程在使用者建立文件或項目時自動執行。
您可以設定工作流程在使用者變更文件或項目時自動執行。

例如，Microsoft Word 使用者可能會將新的文件上傳至網站的文件庫。如此即會開始與該文件庫相關聯之工作流程的執行個體。

此案例使用這三個選擇的第一項：手動開始文件的核准工作流程。若要從文件庫的文件開始工作流程執行個體，SharePoint Server 2010 使用者需執行下列作業：

指向文件，然後從下拉式功能表或功能區選取 [工作流程]。
選取要開始的工作流程。

例如，若是文件庫中的文件，通常只有兩個選項可用 ([核准] 與 [收集意見反應])。若管理員已建立其他工作流程範本與此文件庫的關聯，也會顯示這些工作流程範本的名稱。

注意

只有 SharePoint Server 2010 提供預先定義的 [核准] 及 [收集意見反應] 工作流程。

開始工作流程時 (即建立工作流程執行個體時)，工作流程也可以顯示畫面，讓使用者指定相關資訊。若是 [核准] 工作流程，此資訊包括必須核准該文件的每位人員名稱、每個核准到期時間的指示，以及應該通知人員的清單。提供此資訊之後，使用者即可按一下 [開始]。工作流程會隨即開始執行，並依於此畫面上輸入參與者名稱的順序，要求每位參與者檢閱本份文件。

開始工作流程時，也可以選擇性地將電子郵件傳送給開始該工作流程的人員。同樣地，工作流程也可利用電子郵件，通知建立者其已完成。您也可以設定工作流程，透過電子郵件通知工作流程的參與者 (在此範例中，即是核准文件的人員)，工作流程需要他們進行某些作業。

與工作流程互動

工作的概念會建立人員與執行中工作流程之間的互動模型。工作是指派給個人的工作單位。例如，會將要求核准文件的工作指派給這份工作流程核准清單中的每位人員。SharePoint Server 2010 針對每個網站可有一份工作清單，而執行中的工作流程可將工作新增至此清單，以指定每個工作所指派的一或多位人員。該網站的使用者透過網頁瀏覽器存取其工作清單，即可看到等待執行的工作。或是可以擁有僅含您個人之工作流程作業的自訂工作清單。

注意

若是執行 SharePoint Server 2010，使用者即可同步處理網站的工作清單及其 Microsoft Outlook 工作清單。

對 SharePoint Server 2010 使用者而言，等待中工作清單只不過是另一份清單。在此範例中，使用者會瀏覽至小組的 SharePoint 網站，並選取選項以檢視指派的 [工作] 清單。此範例中的使用者只要按一下工作名稱，即可處理該工作。

由於工作流程與參與者之互動方式的不同，工作流程本身會定義對使用者顯示的畫面。在此範例中，工作流程提供核准或拒絕文件的選項，以及參與者可輸入註解的文字方塊。

其他可用的選項可讓使用者將工作重新指派給另一名人員或要求變更。使用者可能會於此處輸入註解，然後按一下 [核准]。而工作流程接著會在其核准者清單之下一名人員的工作清單中建立工作。所有參與者皆已回應之後，工作流程即告結束。

SharePoint Server 2010 工作流程也提供其他選項，包括：

工作流程起始者可檢查工作流程的狀態。

例如，此處所述的案例中，啟動者可能會檢查核准程序的進度。
工作流程可以在執行時進行修改。

工作流程的作者負責決定允許的修改 (若有的話)。例如，核准工作流程可能會允許在進行工作流程時，新增核准者。修改進行中之工作流程的功能十分重要，因為它可以反映人員的實際工作情況。由於商務程序的自發性變更是所有商務執行過程的一部分，因此 SharePoint Server 2010 工作流程的設計目的即是為了讓使用者處理這種情況。

摘要說明程序

在網站上安裝工作流程範本，並建立其與文件庫、清單、網站或內容類型的關聯之後，網站使用者即可開始工作流程執行個體。

此程序會於工作流程啟動者選取文件並開始工作流程執行個體時開始。
啟動者會從此關聯建立工作流程執行個體。
使用者會自訂此新的執行個體，並加以開始。
執行中的工作流程執行個體，會將工作新增至參與者的工作清單。

此案例中所使用的核准工作流程，會循序指派這些工作。但是，您可以同時將工作指派給多位參與者，以讓這些工作可以同時。
工作流程中的參與者可透過檢查其工作清單，了解工作流程指派給他們的工作。
每位參與者皆會與執行中的工作流程執行個體互動，以完成指派的工作。

此處所述的範例中，此互動需要核准文件，但可能是工作流程作者所需的任何互動。

值得注意的是，進行工作流程的文件並不會實際在人員之間傳送。而是會將文件保留在網站上，並將文件的連結提供給每位工作流程參與者。實際上，工作流程不需要使用與其相關的文件或項目。另一個值得強調的重點是，工作流程的啟動者與參與者在步驟 1、2 及 5 中所看到的項目，是由 SharePoint Server 2010 本身所定義。但是，步驟 6 中所使用的表單則是由工作流程作者所定義。如此可讓作者控制使用者如何自訂工作流程以及如何與工作流程互動。

除了提供建立人力工作流程應用程式的平台之外，SharePoint Server 2010 也提供預先定義的議題追蹤工作流程。此三態工作流程允許將進行中的議題指派給參與者以及追蹤那些議題。建立之後，可以先將議題從 [使用中] 狀態移至 [已解決] 狀態 (指出負責工作流程的參與者已處理該議題)，然後再移至 [已關閉] 狀態 (指出工作流程啟動者已接受解決方法並關閉該議題)。

下節說明使用 SharePoint Server 2010 中預先定義之核准工作流程的案例。