版本設定、內容核准與取出規劃 (SharePoint Server 2010)
適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
上次修改主題的時間： 2011-05-21
本文說明如何規劃在整個生命週期內使用版本設定、內容核准以及從 Microsoft SharePoint Server 2010 進行取出，以控制文件版本。
本文內容：
關於版本設定、內容核准與取出
規劃版本設定
規劃內容核准
規劃取出與存回
工作表
關於版本設定、內容核准與取出
Microsoft SharePoint Server 2010 的下列功能可協助您控制文件庫中的文件：
「版本設定」是連續的文件重複項目編號及儲存的方法。
「內容核准」是擁有核准者權限的網站成員，控制內容發佈的方法。
「取出」與「存回」是使用者可在建立新的文件版本之後控制更佳的方法，使用者也可對存回文件時所做的變更加上註解。
請在文件庫中，設定本文所討論之內容控制功能的設定。若要在您的解決方案中各文件庫之間共用這些設定，可建立包含內容控制設定的文件庫範本；如此可確保新的文件庫會反映您的內容控制決策。
規劃版本設定
文件庫的預設版本設定控制取決於網站集合範本，但是您可以根據特定需求，設定文件庫的版本設定控制。每個文件庫會有最適合文件庫中文件類型的各種不同的版本設定控制。SharePoint Server 2010 包含三種版本設定選項：
無版本設定 指定不儲存舊版的文件。未使用版本設定時，將無法擷取舊版的文件，且因為不會儲存每個文件重複項目所隨附的註解，所以也不會保留文件歷程記錄。若文件庫包含的內容不重要或絕不會變更，請使用此選項。
建立主要版本 指定使用簡單的版本設定配置 (例如 1、2、3)，保留文件的編號版本。若要控制對儲存空間的影響，可以指定保留的舊版數目 (從目前版本往回算)。
在主要版本設定中，每次儲存文件的新版本時，所有對文件庫擁有權限的使用者都將能夠檢視其內容。當您不想區別文件的草稿版本與發佈版本時，請使用這個選項。例如，在工作群組於組織內使用的文件庫中，如果小組中的每個成員都需要能夠檢視每份文件的所有重複項目，主要版本設定便是個不錯的選擇。
建立主要和次要 (草稿) 版本 指定使用主要和次要版本設定配置 (例如 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1)，保留文件的編號版本。以 .0 結尾的版本是主要版本，而以非 .0 結尾的版本是次要版本。文件先前的主要與次要版本也會與目前的版本一併儲存。若要控制對儲存空間的影響，可以指定要保留的先前主要版本數目 (從目前版本往回算)。您也可以指定應保留內含相關次要版本的主要版本數目。例如，若指定應該保留兩個主要版本的次要版本，且目前的主要版本是 4.0，則從 3.1 開始的所有次要版本都會保留。
在主要和次要版本設定中，擁有讀取權限的任何使用者，都可檢視文件的主要版本。您可以指定也可檢視次要版本的使用者。一般而言，請針對能編輯項目的使用者，授與檢視及使用次要版本的權限，而限制擁有讀取權限的使用者僅能檢視主要版本。
當您想要區別對象可檢視的發佈內容與尚不能發佈的草稿內容時，請使用主要和次要版本設定。例如，在描述組織福利的人力資源網站上，請使用主要和次要版本設定，以限制員工存取仍在修改的福利描述。
注意
不論您選擇的版本設定控制為何，請務必考量保留多個相同文件版本對儲存空間可能造成的影響。
| 工作表動作 |
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在文件庫工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x404)(可能為英文網頁) 中，對每個列出的文件庫，指定要使用的版本設定配置：無、主要、或主要及次要。 |
規劃內容核准
使用內容核准可形式化及控制提供內容給對象的程序。例如，企業在發佈其某一項產品或服務的內容時，可能需要在發佈內容之前先進行法務審閱與核准。內容發佈也可依據文件狀態進行排程。如需詳細資訊，請參閱＜規劃內容核准與排程＞。
正在等候內容核准的文件草稿會處於「擱置」狀態。當核准者檢閱文件並核准其內容時，便可供擁有讀取權限的網站使用者進行檢視。文件庫擁有人可啟用文件庫的內容核准，且可選擇建立工作流程與執行核准程序之文件庫的關聯。
送出文件以進行核准的方式，會視文件庫中的版本設定而異：
無版本設定 若未使用版本設定，而且儲存了對文件的變更，文件的狀態會變成「擱置」。SharePoint Server 2010 會保留文件的前一版，以便擁有讀取權限的使用者仍然能夠加以檢視。擱置變更經過核准之後，會將文件的新版本提供給擁有讀取權限的使用者進行檢視，且會不保留舊版。
如果未使用版本設定，而且將新文件上傳至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。
建立主要版本 若主要版本設定正在使用中，且儲存了對文件的變更，則文件的狀態會變成「擱置」，並將文件的前一個主要版本提供給擁有讀取權限的使用者加以檢視。文件的變更經過核准之後，會建立新的文件主要版本，並提供給擁有讀取權限的網站使用者，然後將先前的主要版本儲存到文件的歷程記錄清單中。
如果使用主要版本設定，而且將新文件上傳至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准為第 1 版之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。
建立主要和次要 (草稿) 版本 若主要和次要版本設定正在使用中，且儲存了對文件的變更，則作者可以選擇將文件的新版次要版本儲存為草稿，或是建立新的主要版本，後者會將文件的狀態變更為「擱置」。文件的變更經過核准之後，會建立新的文件主要版本，並提供給擁有讀取權限的網站使用者。在主要和次要版本設定中，文件的主要和次要版本都會保留在文件的歷程記錄清單中。
如果使用主要和次要版本設定，而且將新文件上傳至文件庫，文件會以 0.1 版的「草稿」狀態新增至文件庫，或是作者可以立即要求核准，此時文件的狀態會變更為「擱置」。
| 工作表動作 |
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在文件庫工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x404)(可能為英文網頁) 中，指定是否對每個列出的文件庫要求內容核准。 |
規劃取出與存回
您可以要求使用者在編輯文件之前，先從文件庫取出文件。我們一律建議這麼做。要求取出與存回的好處包括：
更能控制建立文件版本的時機。將文件取出時，作者可以儲存文件而不存回。文件庫的其他使用者將無法看到這些變更，且不會建立新版本。新版本 (其他使用者可看見) 只會在作者存回文件時建立。這讓作者有更多的彈性和控制。
更能擷取中繼資料。當文件存回時，作者可以撰寫註解，描述對文件所做的變更。這有助於建立對文件所做變更的持續歷程記錄。
若解決方案要求使用者在編輯文件時存回及取出，Microsoft Office 2010 用戶端應用程式即會包含支援這些動作的功能。使用者可以從 Office 2010 用戶端應用程式取出文件、復原取出，以及存回文件。
取出文件時，會在使用者的 [我的文件] 資料夾下名為 [SharePoint Drafts] 的子資料夾中儲存文件。此資料夾會顯示在 Office 2010 用戶端應用程式中。取出文件時，使用者只能將編輯儲存到此本機資料夾中。當使用者準備好存回文件時，文件會儲存回原始的伺服器位置。
從 Office 2010 用戶端應用程式，使用者可選擇性地透過變更內容編輯選項，選擇是否將已取出的文件留在伺服器上。
| 工作表動作 |
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在文件庫工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x404)(可能為英文網頁) 中，指定是否對每個列出的文件庫要求存回及取出。 |
工作表
使用下列工作表可協助您規劃版本設定、內容核准及取出：