識別使用者及分析文件的使用狀況
適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-30
規劃文件管理解決方案的第一步是找出使用者，以及分析文件用法。本文為以 Microsoft SharePoint Server 2010 為基礎的解決方案，提供找出使用者及分析文件使用狀況的指引。
本文內容：
找出使用者
分析文件使用狀況
工作表
找出使用者
若要在文件管理解決方案中決定相關人員與參與者，可使用問卷收集此資訊。例如，問卷可能包含下列問題：
組織中誰將建立文件？
建立的文件類型為何？
誰將檢閱文件？
誰將編輯文件？
誰將使用文件？
誰將核准文件的發佈？
誰將設計用於主控文件的網站？
誰將設定管理文件的準則與原則？
誰將管理組織內的記錄？
誰將部署及維護儲存文件的伺服器？
| 工作表動作 |
|---|
上述各問題可能會得到多個答案。請在文件管理參與者工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x404) (可能為英文網頁) 中記錄您從問卷收集到的資訊，如下列範例所示。 |
文件參與者的工作表範例：
| 職務 | 文件類型 | 角色 |
|---|---|---|
財務分析師 技術文件作者 |
財產淨額研究記錄 財務模型 網頁 |
作者 |
財務分析師 主管 |
財產淨額研究記錄 財務模型 |
檢閱者 |
技術文件編輯者 |
財產淨額研究記錄 網頁 |
編輯者 |
客戶 |
財產淨額研究記錄 財務模型 網頁 |
讀者 |
公司律師 主管 |
財產淨額研究記錄 財務模型 網頁 |
內容核准者 |
伺服器管理員 |
全部 |
IT 專員 |
資料庫管理員 |
全部 |
資料庫專員 |
法務人員 |
全部 |
法律專員 |
記錄管理員 |
全部 |
記錄管理員 |
網站管理員 |
全部 |
內容發行者 |
網站管理員 |
全部 |
內容稽核者 |
找出內容關係人有助於確定文件管理解決方案完整周詳，以及設計的網站與文件庫適合企業的內容需求與程序。
分析文件使用狀況
在您確認內容關係人之後，收集他們的資訊有助於分析貴組織如何使用文件。這是規劃程序很重要的一部分，因為分析有利決定：
文件庫的結構。
要使用的網站範本。
需要的網站數目。
網站要套用的資訊管理原則。
實作解決方案所需的實體伺服器拓撲。
要收集的資訊包括：
文件類型，如財產淨額研究記錄、員工績效檢討、內部通告或產品規格等。
各文件類型的用途，如「提供客戶有關財產淨額的建議及數據」。
各文件類型的作者 (列出作者的角色相當有用，例如，「財務分析師」或「產品經理」，而非個別名稱)。
文件格式。若文件在其生命週期的任何時點需由某種格式轉換為其他格式，則會記錄該資訊。
各文件類型的使用者，如「客戶」或「小組成員」。
適用於文件週期的其他角色，如「技術檢閱者」或「文字編輯」。
文件位置，如「用戶端電腦」、「網頁伺服器」或「檔案伺服器」。請注意，此問題可能有多個答案，例如，文件在用戶端電腦製作，然後發佈到網頁伺服器。
讀者檢視文件的方式，如從網頁或從檔案共用。
| 工作表動作 |
|---|
分析文件使用狀況工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x404) (可能為英文網頁) 可讓您記錄文件的使用狀況分析。以下為企業中兩個不同組織可能收集並記錄在工作表內的資訊範例。 |
文件使用狀況工作表範例：
| 類型 | 目的 | 作者 | 使用者 | 格式 | 其他角色 | 位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
財產淨額研究記錄 |
提供高階客戶買賣一或多種股票的財務服務指導 |
財務分析師 |
客戶 |
DOCX (供製作用)；PDF (供發佈用) |
檢閱者 (技術)；檢閱者 (法律)；核准者；文字編輯；記錄管理員；網站管理員 |
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分析 不同的製作及發佈格式需要轉換格式。大量的檢閱者需要一或多個工作流程 (在伺服器上實作的商務程序)。四個網站 (製作、測試、網際網路及記錄存放庫) 需要在網站間移動內容的機制。將內容封存在公司記錄存放庫的需求，以及發佈財產淨額通知的調控，意涵需要公司原則及最佳作法，例如，內容稽核及保留。
| 類型 | 目的 | 作者 | 使用者 | 格式 | 其他角色 | 位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
員工績效檢討 |
評估員工績效，包括自我考核及經理考核 |
資訊工作者；主管 |
主管；人資專員 |
.DOC |
檢閱者 (人力資源)；檢閱者 (法律)；核准者 (高層主管)；記錄管理員 |
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分析 兩位製作者及多位檢閱者需要一或多個工作流程。文件由多位不同的人員處理，然後位於公司的網頁伺服器上 (應極安全) 並封存在記錄存放庫中。除保護員工隱私及企業法律規範的公司原則與最佳作法 (如稽核) 之外，本內容因其機密性，也需要對桌上型電腦及伺服器進行「資訊版權管理 (IRM)」。
工作表
請使用下列工作表記錄本文討論的資訊：