Windows SharePoint Services 中的工作流程：案例

在大部分組織中，最常見的人力工作流程範例是核准的變化：一組人員必須核准或拒絕部分文件，也可能會新增註解以解釋這些人員的決策。為了反映這項普遍性，這裡的範例顯示使用 Windows SharePoint Services 實作核准工作流程的可能作法。進行這個範例之前，需要先定義不同人員所扮演的角色。這些角色包括：

• 工作流程作者：建立工作流程範本的開發人員或資訊工作者。

• Windows SharePoint Services 管理員：安裝工作流程範本並建立該範本與文件庫或清單關聯的人員。

• 工作流程起始者：啟動執行中工作流程，進而從特定工作流程範本建立工作流程執行個體的人員。

• 工作流程參與者：與工作流程執行個體互動以執行所支援商務程序的人員。

如下所述，具有所有這些角色的個人在建立、安裝、產生和使用工作流程期間都有他們自己需要負責的部分。

製作工作流程

Microsoft 提供兩個選項來建立提供 Windows SharePoint Services 的工作流程。開發人員會使用 Visual Studio 2005 和 WF 工作流程設計工具，資訊工作者則使用 Office SharePoint Designer 提供的較簡單規則型方式。在這兩種情況下，結果是必須部署至執行 Windows SharePoint Services 之伺服器的工作流程範本。本文稍後會詳述工作流程製作，因此這個案例假設目前已建立範本。

建立工作流程與文件庫或清單的關聯性

使用工作流程範本之前，必須先安裝於 Windows SharePoint Services 系統，然後建立與特定文件庫、清單或內容類型的關聯。完成這項作業之後，就可以從該文件庫或清單的任何文件或項目啟動工作流程。項目和文件的工作流程運作方式相同，因此工作流程範本一般會附加至其中一個 (雖然建立的範本可能只會與項目、或只與文件建立關聯)。而且，雖然無法從內容類型明確啟動工作流程時，但是可以從已附加該內容類型的文件或清單項目啟動與內容類型相關的工作流程。

如果是使用 Office SharePoint Designer 建立的工作流程，則會自動完成安裝和關聯。不過，如果是使用 WF 工作流程設計工具和 Visual Studio 建立的工作流程，則 Windows SharePoint Services 伺服器管理員必須明確安裝工作流程範本。完成這項作業之後，必須建立範本與文件庫、清單或內容類型的關聯性，其中部分可能是由權限低於伺服器管理員的人員所執行。建立這個關聯的人員也會指派此關聯的唯一名稱，讓使用者可以參照此關聯。或者，工作流程的作者可以讓建立關聯的人員設定工作流程行為的選項 (例如，指定一定要參與這個程序的預設人員清單)。相同的範本可以與多個文件庫、清單或內容類型建立關聯，而每個關聯都可以視需要進行自訂。建立關聯並設定任何選項之後，工作流程起始者就可以從這個關聯建立工作流程執行個體 (如下所述)。

開始工作流程

Windows SharePoint Services 提供三個建立工作流程執行個體的選項。而這三個選項每次都是重新執行工作流程 (實際上，如果從特定關聯建立的工作流程執行個體目前正在執行，則不可能再從此相同的關聯建立另一個執行個體)。選項如下：

• Windows SharePoint Services 使用者可以手動啟動工作流程。

• 工作流程可以設定成在文件或項目變更時自動執行。

• 工作流程可以設定成在建立文件或項目時自動執行。例如，Microsoft Word 使用者可能會將新的文件儲存至網站的文件庫，進而使工作流程執行個體與要執行的文件庫建立關聯。工作流程起始者可以使用 Microsoft Word 2007 或舊版本來執行這項作業。甚至可能可以使用這個方法，從非 Microsoft 應用程式開始工作流程。

這個案例使用這三個選項的第一個選項：手動開始工作流程。下面的螢幕顯示文件庫中的文件顯示給 Windows SharePoint Services 使用者的方式。若要從這個文件開始工作流程執行個體，則使用者需要按一下文件，並從功能表，選擇 [工作流程]。

進行這項選擇會帶出下列螢幕：

在 [開始新工作流程]**** 標題下，會顯示所有可以從這個文件啟動的工作流程名稱。在這個範例中，有兩個選項 ([核准] 和 [收集意見反應]****)，但是如果管理員已建立其他工作流程範本與這個文件庫的關聯，則也會顯示它們的名稱。在這個範例中，起始者會選取 [核准]，而這個螢幕會隨即出現：

這個螢幕的內容是由工作流程本身所定義，這與所有目前顯示的螢幕不同。啟動工作流程時 (即建立工作流程執行個體時)，可以選擇性地顯示螢幕，讓這個螢幕的使用者可以指定相關資訊。針對這裡顯示的 [核准] 工作流程，這個資訊包括應該核准這份文件的所有人員名稱、每個核准到期時間的指示，以及應該通知人員的清單。提供這個資訊之後，使用者需要在這個螢幕右下角，按一下 [啟動]**** 按鈕。工作流程現在會開始執行，並依在這個螢幕上輸入參與者名稱的順序，要求每位參與者檢閱這份文件。

啟動工作流程時，也可以選擇性地將電子郵件訊息傳送給已啟動該工作流程的人員。同樣地，工作流程也可以透過電子郵件將其完成時間通知建立者。例如，在這個範例中，[核准] 工作流程可能會將郵件傳送給它的建立者，通知她核准程序的完成時間。可能也可以透過電子郵件通知工作流程的參與者 (在這個範例中，是核准文件的人員)，工作流程需要他們進行某些作業。

與工作流程互動

人員與執行中工作流程之間的互動模型是使用「工作」**的概念來建立。工作是指派給某個人的工作單位。在這個範例中，會將要求核准文件的工作指派給這份工作流程核准清單上的每個人員。Windows SharePoint Services 會維護每個網站的工作清單，而執行中工作流程可以指定每個工作的執行人員，以將工作新增至這份清單。該網站的每個使用者透過網頁瀏覽器存取他的工作清單，或同步處理這個網站的工作清單與他的 Outlook 2007 工作清單，就可以看到等待他執行的工作。下面的螢幕顯示瀏覽器存取工作清單如何尋找指派核准這個範例中所使用文件的其中一個人員。

對 Windows SharePoint Services 使用者而言，他的等待中工作清單只是另一份清單而已。在上面顯示的螢幕中，使用者已從螢幕左側可見的選項選取 [工作] 清單。清單中目前唯一的工作是核准文件的要求 (文件本身可以透過顯示在螢幕右側的 [連結]**** 存取)。若要處理工作，在這個範例中，使用者需要按一下工作名稱，因而帶出這個螢幕：

工作流程與參與者的互動方式會不同，因此這個螢幕是由工作流程本身所定義。在這個範例中，會將可寫入註解的欄位以及核准或拒絕文件的按鈕提供給參與者。還有其他可用選項，讓他將工作重新指派給另一個人員或要求變更。使用者可能會在這裡輸入註解，然後按一下 [核准] 按鈕。而工作流程會接著在其核准者清單之下個人員的工作清單中建立工作。所有參與者都回應之後，工作流程就結束。

Windows SharePoint Services 工作流程也提供其他選項，包括下列項目：

• 工作流程起始者可以檢查工作流程的狀態。在這裡所述的案例中，例如，她可能會確認核准程序的進度。

• 工作流程可以在執行時進行修改。而允許進行的修改 (如果有的話) 是由工作流程作者所決定。例如，核准工作流程可能會允許在工作流程進行時新增核准者。修改進行中工作流程的功能十分重要，因為它可以反映人員的實際工作情況。商務程序的自發性變更是無法避免的事實，因此 Windows SharePoint Services 工作流程提供方法來處理這種情況。

摘要說明程序

Windows SharePoint Services 工作流程有許多移動的部分。下圖提供程序運作方式的整體檢視。

總而言之：安裝工作流程範本，並建立與文件庫、清單或內容類型的關聯之後 (這是這裡未顯示的步驟)，該網站的使用者可以建立這個工作流程的執行個體。這個程序一開始是工作流程起始者選取文件和相關的工作流程範本 (步驟 1)。起始者會從這個關聯建立工作流程執行個體 (步驟 2)，然後自訂並啟動這個新執行個體 (步驟 3)。

接下來，執行中工作流程執行個體會將工作新增至參與者的工作清單 (步驟 4) (這個案例中使用的核准工作流程會循序指派這些工作，但是工作流程也可能會同時將工作指派給許多參與者，同時執行這些工作)。工作流程參與者可透過檢查其工作清單，以瞭解工作流程指派給他們的工作 (步驟 5)。接著，每個參與者會與執行中工作流程執行個體互動，以完成這個工作 (步驟 6)。在這裡所述的範例中，會需要核准文件，但文件可能是工作流程作者選擇的任何項目。

值得注意的是，工作流程所執行的文件並不會實際在人員之間傳送。文件是保留在網站上，並將文件的連結提供給每個工作流程參與者。實際上，工作流程不需要使用與其相關的文件或項目。另一個值得強調的重點是，工作流程的起始者和參與者在步驟 1、2 和 5 中看到的項目是由 Windows SharePoint Services 本身所定義。不過，步驟 3 和步驟 6 中使用的表單是由工作流程作者所定義。這可讓作者控制使用者如何自訂工作流程以及如何與工作流程互動。

除了提供建立人力工作流程應用程式的平台之外，3.0 版的 Windows SharePoint Services 也提供一般使用者可以依原狀使用的預先所定義的議題追蹤工作流程。這個工作流程允許將進行中議題指派給參與者以及追蹤那些議題。建立之後，可以先將議題先移至 [已解決] 狀態 (指出負責工作流程參與者已處理該議題)，然後再移至 [已關閉] 狀態 (指出工作流程起始者已接受解決方法並關閉該議題)。

瞭解人員如何在 Windows SharePoint Services 中使用工作流程的基本概念，是理解這個技術的重要部分。而瞭解工作流程作者如何建立這類工作流程也十分有用。下一節將詳述兩種可用來進行這個作業的方式。

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

• Office SharePoint Server 2007 規劃與架構 (第 1 部分)

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。