規劃關鍵效能指標

本文內容：

• 關於 KPI

• KPI 的規劃資料來源

• 規劃報告中的 KPI

• 規劃儀表板中的 KPI

• 規劃我的網站中的 KPI

• 工作表

關鍵效能指標 (KPI) 是可讓您根據業務目標進行商務資料評估的簡單圖形式計分卡。

在您規劃 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的初始部署時，您應瞭解 KPI 中所使用的資料來源、如何設定這些資料來源及評估指標狀態，以及如何在組織所使用的網站中顯示 KPI。您可以在初始部署期間使用這些規劃。

關於 KPI

KPI 是展現組織之商務智慧的主要方式。KPI 亦稱為狀態指標或計分卡，可根據業務目標進行商務資料評估，以及透過易懂的圖形式指標顯示目前的狀態。

例如，KPI 可以使用交通號誌燈圖示表示客戶滿意度是否超過目標、符合目標或無法符合目標。如果計算整個組織正面滿意度評等之後，得出客戶滿意度超過預設目標，客戶滿意度 KPI 會顯示綠色的交通號誌燈圖示。如果客戶滿意度無法符合最低目標，客戶滿意度 KPI 便會顯示紅色的交通號誌燈圖示。如非上述兩種狀況，則顯示黃色的交通號誌燈圖示。

KPI 可在根據主要業務目標進行評估時，提高評估進度的速度與效能。若沒有 KPI，員工與企業主管將必須費力地擷取效能資料並根據目標進行資料評估，然後費時地在個別的報告中呈現該項資料，以供企業決策者參考。若沒有適當方法可快速而自動地評估即時資料，將很難取得及時的狀態。使用 KPI 時，想得知目前效能的使用者將可快速查看其商務網站中的報告，甚至檢視其個人網站中的相關指標。

KPI 可從不同的來源連線到商務資料，然後使用網頁組件在 KPI 清單中顯示該項資訊，或在單一 KPI 的詳細檢視中顯示。這些網頁組件可新增至報告中心網站中的報告，或顯示於其他清單與網站中。

每個 KPI 都會從資料來源取得一個值 (此值可能來自單一屬性，或藉由計算所選資料的平均值得出)，然後比較該值與預先選取的值。由於值都是根據某範圍的所有資料進行計算，而不是以清單形式顯示資料，因此在評量不同群組或專案的績效上，KPI 的功用較為顯著。不過，如果計算特定人員某範圍的資料 (例如，某一員工的銷售清單)，KPI 則可以評估出個別績效。

若要使用 KPI，您必須先建立 KPI 清單。KPI 清單是從範本建立的，而此範本可讓您根據下表說明的任何資料來源新增 KPI。

資料來源	描述
SharePoint 清單	來自 SharePoint 清單的資料，其中可能包含來自商務資料目錄或 Microsoft SQL Server 2005 的商務資料。
Microsoft Office Excel 2007 活頁簿	來自 Excel 活頁簿的資料。
SQL Server 2005 Analysis Services	名為 Cube、來自資料庫儲存區的資料，用於資料連線庫中的連線。
手動輸入資訊	來自靜態清單的資料，而不是以基礎資料來源為依據。這很少使用，通常是在部署之前基於測試的目的才會使用，或者在無法使用正常的資料來源但您仍想提供績效指標時才會用到。

在建立 KPI 清單後，您可以建立繫結到該 KPI 清單的網頁組件。KPI 資料會顯示在下列其中一個網頁組件中：

• KPI 清單網頁組件

• KPI 詳細資料網頁組件

KPI 清單網頁組件會顯示對應於繫結 KPI 清單的 KPI 清單。KPI 詳細資料網頁組件會顯示單一 KPI 的詳細屬性。

建立 KPI 網頁組件後，您可以透過下列幾種方式部署該網頁組件：

• 使用報告中心網站或次要報告中心網站中的 KPI 清單頁面報告，或使用其他網站上的報告庫。

• 使用多重報告摘要頁面 (又稱為儀表板)。

• 在個人化網站中。

KPI 清單頁面是由 KPI 清單網頁組件、相關摘要與其他基於不同報告目的的網頁組件所圍繞建構的一種報告。當您建立 KPI 清單頁面報告時，根據預設會包含 KPI 清單網頁組件。清單中的每個 KPI 仍然必須新增。您也可以在報告中使用 KPI 詳細資料網頁組件來醒目提示單一 KPI。

KPI 經常被使用為多重報告摘要頁面 (也稱為儀表板) 的一部分。儀表板會使用篩選網頁組件，根據特定值篩選網頁組件中所顯示的資料。篩選 KPI 可動態套用，而讓商業性決策負責人可快速比較不同期間的效能。儀表板亦可由其他屬性以進行篩選。

儀表板中的 KPI 不僅僅只是對資料的檢視。KPI 是經過廣泛跨類別的計算，例如組織中員工的銷售總額或平均值。當您規劃 KPI 與用以顯示 KPI 的清單與網頁組件時，請確定您瞭解各項 KPI 在初始部署期間的評估方式，並可分辨各項 KPI 的資料來源與計算方法。

KPI 的規劃資料來源

KPI 清單中的每項 KPI 皆以資料來源為基礎。您在規劃網站中的 KPI 時，也將同時規劃資料來源。

如果有某個 KPI 以 SharePoint 清單為基礎，您就必須規劃清單，包括其屬性在內。KPI 清單通常以所屬欄連結到商務資料應用程式的商務資料清單為基礎。這些欄的值會隨著基礎資料更新而更新。您必須規劃在商務資料目錄中登錄這些應用程式，並匯入要用於 KPI 的屬性。

您還必須建立 KPI 所使用的 SharePoint 清單，才能建立對應的 KPI。在您對每個網站集合的每個網站所做的規劃中，加入 KPI 部署所需的每份清單。

若 KPI 以 Office Excel 2007 活頁簿為基礎，請確定該活頁簿確實存在且正確無誤，以顯示有意義的資訊。有時 KPI 使用的活頁簿中的資訊可能缺乏條理或殘缺不全，您可以利用這個機會加以改善。經改善後，在 Excel Web Access 網頁組件中檢視相同的資料時，或直接在 Office Excel 2007 應用程式視窗中工作時，都會有較理想的效果。

針對 SQL Server 2005 Analysis Services Cube 中的資料，建議您在資料連線庫中納入該項資料。

對於作為 KPI 來源的 SharePoint 清單、Excel 活頁簿與 SQL Server 2005 Analysis Services Cube，您應考量這些清單、活頁簿與資料連線庫的存放位置。將此內容儲存在其使用所在的網站中，通常是不錯的作法。如果您將 KPI 放置於入口網站的首頁，則應在首頁上建立 KPI 清單。如果將 KPI 放置於報告中心網站的報告中，則建議您將 KPI 所需的清單、活頁簿與資料連線庫放置於 KPI 清單中，並將 KPI 清單本身存放於報告庫中。如果將 KPI 放置於個人化網站中，則有助於放置相關的資料來源於該處。下圖說明 KPI 與其他資料來源的關係。

您可以使用其他網站的文件庫與資料連線庫所儲存的資料來源，以便進行重要 KPI 清單的共同作業與重覆使用。但在初始部署期間，最好是使您的資訊保持為簡單並具邏輯性的組織化狀態。如此亦可簡化安全性規劃，因為您可以假設網站及其內容儲存在相同的位置，而非散佈於網站集合的各處。

手動輸入值通常僅供測試或暫時性使用，因此應該只有在開始全面性部署之前，進行規劃與初始部署以測試 KPI 功能時，才會用到。

無論各項 KPI 的資料來源為何，您都必須指定適當的值集以指出效能。請考量您將如何從資料來源計算比較值。您將使用哪些資料欄？您將依據總數、平均值、最大值、最小值還是其他方式來計算值？

事前的規劃可讓您避免作業延遲，例如，您可能事後才發現 Excel 活頁簿不含要以 KPI 顯示效能的實際資料集。請進行事先規劃，並在發現您最初選取的來源將不會提供 KPI 所需資訊時選取其他資料來源，然後將此規劃記錄下來，以利您透過最快速而有效的方式完成部署。

工作表動作
請使用商務資料工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x404) 記錄您的 KPI 規劃決策。

規劃報告中的 KPI

KPI 是報告中心網站與包含報告庫的其他網站中共有的報告功能。KPI 清單頁面報告是三種主要報告類型之一。此報告中包含可讓您為特定商務程序新增 KPI 的 KPI 清單網頁組件、相關程序的摘要，以及相關的內容與網頁組件。

規劃 KPI 清單頁面時，請專注在每個網站集合的主要商務程序上，並在各個每份清單上盡可能為相關程序合併較多的 KPI。請持續作業，直到您為每個與網站集合的主要目的相關的商務程序完成 KPI 規劃為止。如此將可產生數量可管理的 KPI 清單頁面，以便您為這些頁面規劃 KPI 清單與 KPI，以及每項 KPI 所使用的 SharePoint 清單、Excel 活頁簿與 SQL Server 2005 Analysis Services Cube。

您也可能想決定哪些 KPI 清單頁面的重要性足以加入報告中心網站的首頁中，以及哪些應加入首頁中的連結。

您也會想要考量哪些 KPI 在儀表板中共同作業。針對用於多種商務應用程式與商務程序的大型網站集合，您應考量是否規劃多個報告中心頁面。如需報告的詳細資訊，請參閱＜規劃報告＞。

規劃儀表板中的 KPI

儀表板也稱為多重報告摘要頁面，可讓您在頁面層級上篩選網頁組件，使每個網頁組件僅顯示篩選結果。這在建立每月或每週結果、小組結果或依數種其他準則篩選的結果時，將有所幫助。

KPI 常會是儀表板的主要組件。KPI 無法連線到每種篩選器，但大部分是可連線。決定是否在儀表板中納入 KPI 時，請考量該 KPI 與頁面中其他組件相關聯的密切性。如需儀表板的詳細資訊，請參閱＜規劃儀表板與篩選＞。

工作表動作
請使用網站建立工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x404) ，記錄儀表板頁面與其他使用 KPI 的主要網站所使用的 KPI、KPI 清單與資料來源。

規劃我的網站中的 KPI

KPI 在報告與儀表板中的功效，會比在個人化網站、個人網站以及組成每個「我的網站」的公用設定檔頁面中來得好。但您可能仍希望在這些網站中新增 KPI 網頁組件。

個人化網站是由使用現行使用者篩選網頁組件 (可連線到網頁上之網頁組件) 所建置，在這些網站中並不會連接 KPI，而只會顯示使用個人化網站對其所連線與篩選的網頁組件加以補充之人員群組的資訊。在客服中心小組的個人化網站上，顯示整個小組之客戶滿意度、平均通話時間與解決問題數的 KPI 清單網頁組件，可為檢視頁面的特定客服代表補充顯示個人化資料的 Excel Web Access 網頁組件。

您無法在個人化網站上使用目前的使用者篩選直接篩選 KPI 網頁組件。這是因為 KPI 中的資料在以其經篩選的原始資料子集計算後，常會失去意義。追蹤群組銷售數與個人銷售數的網頁組件會產生差異很大的值，而 KPI 只能對其中一組值進行評估。因此，您無法以該方式篩選 KPI。

您可以限定 KPI 在目前的檢視者是正確對象的成員時，才會出現在個人化網站中。如此可讓您根據 KPI 的範圍，將整個 KPI 清單或清單中的每個 KPI 設為目標，如同您將其他清單項目設為目標一般。如果 KPI 只與部分使用者有關 (例如相同工作群組中的使用者)，您可以針對該群組提供被定義為只包含工作群組中的使用者的對象。使用銷售團隊為範例，您也許只對紐約辦公室中銷售部門的同事顯示銷售結果。

您可以使用 KPI 清單網頁組件在一個網頁組件內顯示數個狀態指標，如前幾季的銷售記錄。您也可以使用 KPI 在某個網頁組件中顯示銷售量、銷售總值，以及與前幾季比較的成長值。

在規劃期間，您可以修改個人網站範本以加入一或多個 KPI 網頁組件 (可能已連線到預先填入的清單)。若您要顯著地顯示某些 KPI，這樣做是值得的，即使後來使用者可能在其個人網站中移除該 KPI。

KPI 在公用設定檔頁面上的功效較低，因為這些頁面所顯示的是關於個人的資訊，而非商務程序資訊。規劃初始部署時，可能不是考量新增 KPI 至公用設定檔的恰當時機。

請就不同的個人化網站考量各項 KPI，以確定它們是否反映出網站與整體網站集合的目的。如果網站集合是銷售小組的小組網站，則在個人網站中使用銷售資料 KPI 是適當的。如果它是要跨大型組織進行共同作業的網站集合且 KPI 完全被包含在內，則必需提供 KPI。如果它是人力資源資訊的網站 (組織的任何群組都不會用來達成其目標，只是用來提供原則和商務應用程式)，則不適合使用 KPI。

工作表動作
請使用 網站建立工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x404) ，記錄個人化網站與其他使用 KPI 的個人化網站所使用的 KPI、KPI 清單與資料來源。

工作表

請使用下列工作表規劃 KPI：

• 商務資料工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x404) (英文）

• 網站建立工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x404)