規劃版本設定、內容核准與取出

發行項
06/12/2012

本文內容：

規劃版本設定
規劃內容核准
規劃存回與取出
工作表

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包含可協助您控制內容存取的功能。請在文件庫中，設定本文所討論之內容控制功能的設定。若要在您解決方案中的各文件庫共用這些設定，可建立包含內容控制設定的文件庫範本；如此可確保新的文件庫會反映您的內容控制決策。

規劃版本設定

「版本設定」**是連續的文件重複項目編號及儲存的方法。Office SharePoint Server 2007 有三種版本設定選項：

無指定不儲存舊版的文件。未使用版本設定時，無法擷取舊版的文件，且因為不會儲存每個文件重複項目隨附的註解，所以文件歷程記錄也會遺失。如果文件庫包含的內容不重要或絕不會變更，請使用這個選項。
僅限主要版本 指定使用簡單的版本設定配置 (例如 1、2、3) 來保留文件的編號版本。若要控制對儲存空間的影響，可以指定保留的舊版數目 (從目前版本往回算)。

在主要版本設定中，每次儲存文件的新版本時，所有對文件庫擁有權限的使用者都將能夠檢視其內容。當您不想區別文件的草稿版本與發佈版本時，請使用這個選項。例如，在工作群組於組織內使用的文件庫中，如果小組中的每個成員都需要能夠檢視每份文件的所有重複項目，主要版本設定便是個不錯的選擇。
主要和次要版本 指定使用主要和次要版本設定配置 (例如 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1) 來保留文件的編號版本。以 .0 結束的版本是主要版本，而以非 .0 結束的版本是次要版本。文件先前的主要和次要版本也會與目前版本一起儲存。若要控制對儲存空間的影響，可以指定保留的先前主要版本數目 (從目前版本往回算)。您也可以指定應該保留的主要版本和次要版本數目。例如，如果您指定應該保留兩個主要版本的次要版本，而目前的主要版本是 4.0，則從 3.1 開始的所有次要版本都會保留。

在主要和次要版本設定中，擁有讀取權限的任何使用者都能檢視文件的主要版本。您可以指定可檢視次要版本的使用者。一般而言，請針對能編輯項目的使用者授與檢視和使用次要版本的權限，而限制擁有讀取權限的使用者僅能檢視主要版本。

當您想要區別對象可檢視的發佈內容與尚不能發佈的草稿內容時，請使用主要和次要版本設定。例如，在描述組織福利的人力資源網站上，請使用主要和次要版本設定，以限制員工存取仍在修改的福利描述。

工作表動作
在文件庫工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x404) 中，對每個列出的文件庫，指定要使用的版本設定配置：無、主要，或主要和次要。

規劃內容核准

「內容核准」**是擁有核准者權限的網站成員控制內容發佈的方法。正在等候內容核准的文件草稿會處於「擱置」狀態。當核准者檢閱文件並核准其內容時，便可供擁有讀取權限的網站使用者進行檢視。文件庫擁有者可啟用文件庫的內容核准，且可選擇建立工作流程與執行核准程序之文件庫的關聯。

使用內容核准可形式化及控制提供內容給對象的程序。例如，企業在發佈其某一項產品或服務的內容時，可能需要在發佈內容之前先進行法務檢閱與核准。

送出文件以進行核准的方式，會視文件庫中的版本設定而異：

無如果未使用版本設定，而且儲存了對文件的變更，文件的狀態會變成「擱置」。Office SharePoint Server 2007 會保留文件的前一版，以便擁有讀取權限的使用者仍然能夠加以檢視。擱置變更經過核准之後，會將文件的新版本提供給擁有讀取權限的使用者檢視，並且放棄舊版。

如果未使用版本設定，而且將新文件上載至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。
僅限主要版本 如果使用主要版本設定，而且儲存了對文件的變更，文件的狀態會變成「擱置」，並將文件的前一個主要版本提供給擁有讀取權限的使用者檢視。文件的變更經過核准之後，會建立新的文件主要版本，並提供給擁有讀取權限的網站使用者，然後將先前的版本儲存到文件的歷程記錄清單。

如果使用主要版本設定，而且將新文件上載至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准為第 1 版之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。
主要和次要版本 如果使用主要和次要版本設定，而且儲存了對文件的變更，作者可以選擇將文件的新次要版本儲存為草稿，或是建立新的主要版本，後者會將文件的狀態變更為「擱置」。文件的變更經過核准之後，會建立新的文件主要版本，並提供給擁有讀取權限的網站使用者。在主要和次要版本設定中，文件的主要和次要版本都會保留在文件的歷程記錄清單。

如果使用主要和次要版本設定，而且將新文件上載至文件庫，文件會以 0.1 版的「草稿」狀態新增至文件庫，或是作者可以立即要求核准，此時文件的狀態會變更為「擱置」。

工作表動作
在文件庫工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x404) 中，指定是否對每個列出的文件庫要求內容核准。

規劃存回與取出

您可以要求使用者在編輯文件之前先存回及取出文件庫的文件。一律都會建議這麼做。要求存回與取出的好處包括：

更能控制建立文件版本的時機。將文件取出時，作者可以儲存文件而不存回。文件庫的其他使用者將無法看到這些變更，且不會建立新版本。新版本 (其他使用者可看見) 只會在作者存回文件時建立。這讓作者有更多的彈性和控制。
更能擷取中繼資料。當文件存回時，作者可以撰寫註解，描述對文件所做的變更。這有助於建立對文件所做變更的持續歷程記錄。

如果您的解決方案要求使用者在編輯文件時存回及取出，2007 Microsoft Office 系統用戶端程式包含支援這些動作的功能。使用者可以從 2007 Office System 用戶端程式取出文件、復原取出，以及存回文件。

取出文件時，會在使用者的 [我的文件] 資料夾下，一個名為 [SharePoint Drafts] 的子資料夾中儲存文件。此資料夾會顯示在 Microsoft Office Outlook 2007。一旦取出文件，使用者便只能將編輯儲存到此本機資料夾。當使用者準備好存回文件時，文件會儲存回原始的伺服器位置。

從 2007 Office System 用戶端程式，使用者可選擇性地透過變更內容編輯選項，來選擇是否將已取出的文件留在伺服器上。

工作表動作
在文件庫工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x404) 中，指定是否對每個列出的文件庫要求存回及取出。