指定記錄管理角色 (Office SharePoint Server)
有效的記錄管理需要組織上下全員投入規劃、實作、監視並參與記錄管理方案。為了達成這個目標，組織中具備各種記錄管理相關角色與技能的人員，便必須支援此工作。開始規劃記錄管理解決方案時，請找出組織中哪些人員適合擔任下列角色：
記錄管理員 通常是組織中法務部門的成員。他們具備電子與實體文件分類的技能，也能決定哪些文件應該變成記錄。記錄管理員可協助決定組織記錄管理原則，並參與設計記錄管理解決方案。此外，他們還負責研究及編寫檔案計劃與保留排程，以及參與編纂法律規範文件。記錄管理員也可操作記錄管理系統，以執行多項工作，例如在訴訟期間保留記錄，以及在保留期限到期後處理記錄等。記錄管理員的參與是記錄管理系統成功與否的重要關鍵。
法務專員 也是組織法律部門的成員。在某些組織中，這個角色由記錄管理員來填補。法務專員會監視企業記錄管理的每一個層面，以確保組織確實遵守相關的規章與準則。他們主要負責編纂說明企業記錄管理方法、準則與訓練計劃的法律規範文件。
IT 專業人員 負責部署、操作及維護用以實作記錄管理解決方案的電腦和應用程式。他們會確保記錄管理解決方案安全無虞、規模適當、可靠，而且可與文件管理伺服器與電子郵件伺服器通訊，由這些伺服器提供解決方案所需的記錄。
網站設計者 在根據 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的記錄管理解決方案中，他們是建立及設定實作記錄中心網站之網站的專家。
內容管理員 管理產生文件的小組，或是處理可能為記錄之實體或電子檔案的小組。他們的角色是在下列情況提供領導方向：識別記錄、規劃小組的程序以確保良好的記錄管理作法，同時確定小組的資訊工作者會參與組織的記錄管理工作。
資訊工作者 記錄管理系統的參與者。他們會建立或管理電子版與書面版的文件、備忘錄、報告、訊息，以及可能為記錄的其他內容。記錄管理解決方案成功與否，需視組織中資訊工作者的參與程度而定。
注意
您設計記錄管理系統的方式對於資訊工作者的配合度可能會有很大的影響。例如，建立簡單的保留記錄程序可以提高參與度，因為資訊工作者比較不會把這些工作視為完成其他工作的障礙。此外，有效的記錄管理訓練與文件化也能提高資訊工作者的主動參與。
貴組織可能已經填補好本文中所描述的所有角色。如果沒有，您可能要尋找記錄管理和法務的專家。專業組織 (例如 Association of Records Managers and Administrators) 可以協助您就近尋找適當的記錄管理專業人員。
記錄管理系統設計小組的初始工作包括分析組織的內容使用狀態、分析影響記錄管理決策的規章與其他規定、評估用以保留記錄的硬體和應用程式資源，以及規劃確保資訊工作者合作管理記錄的最佳策略。因為這項規劃影響到組織的許多原則，因此請組成一個包含各種成員的小組來規劃記錄管理解決方案，包括上述所有角色。
| 工作表動作 |
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請使用記錄管理專案關係人與參與者工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x404) 來記錄您要為記錄管理規劃小組編列之每位參與者的姓名、電子郵件地址、角色及其他連絡資訊。 |
工作表
使用下列工作表可協助規劃您的部署：
下載本書
本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：
請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。