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規劃商務資料搜尋

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本文內容：

  • 關於商務資料搜尋

  • 規劃商務資料搜尋

  • 工作表

Microsoft Office SharePoint Server 2007 其他功能與商務資料的整合，可讓使用者充分運用企業搜尋功能，包括尋找、檢視，以及對相關商務資料執行動作。此項整合僅在 Office SharePoint Server 2007 的企業版本才有提供。Office SharePoint Server 2007 標準版本的部署作業無法註冊商務資料應用程式，或利用企業搜尋功能搜尋商務資料。

規劃商務資料搜尋時，請務必瞭解搜尋功能。此外，也務必考量下列事項：

  • 規劃對內容來源納入商務資料。

  • 選取適當的商務資料屬性，對應至搜尋結構描述中的 Managed 屬性。

  • 為商務資料類型建立存取控制清單 (ACL)。

  • 使用搜尋範圍和搜尋篩選，變更搜尋查詢的群組方式和搜尋結果。

  • 規劃將商務資料搜尋功能整合到網站集合中的網站。

關於商務資料搜尋

一般搜尋結果並不會納入商務資料，但您可使用以下四種不同方式，來顯示商務資料搜尋結果：

  • 如果用來搜尋的來源搜尋範圍中包含商務資料，則搜尋結果就會包含商務資料結果。系統預設不提供商務資料搜尋範圍，不過管理員可以自行建立納入商務資料的搜尋範圍。

  • 使用者可以藉由選取搜尋商務資料來源的選項，縮小原先的搜尋結果。

  • 使用者可以選取 [搜尋中心] 網站中的商務資料索引標籤，這樣搜尋工作就會納入該索引標籤中所有商務資料。系統預設不提供具有全部商務資料的索引標籤，不過管理員可以新增索引標籤以搜尋所有商務資料，或搜尋特定商務應用程式的資料。

  • 如果標準搜尋查詢中的搜尋字詞符合管理員所選的關鍵字文句，商務資料結果就會出現在建議的結果中。

負責搜尋服務和個別網站集合的管理員必須先設定一些選項，商務資料才會出現在搜尋結果中。請執行下列程序，讓商務資料可供搜尋。

讓商務資料可供搜尋

  1. 若是企業營運系統應用程式，則在商務資料目錄中註冊應用程式，並設定連線數目。

  2. 建立商務應用程式資料的內容來源。

  3. 針對應用程式資料的內容來源進行編目，將其屬性加入為入口網站結構描述的已編目新屬性。

  4. 選取商務資料目錄中 [設定搜尋] 區段裡的相關屬性，並將這些屬性對應到 Managed 屬性，以進行搜尋。

  5. 為商務資料目錄中的商務資料類型建立 ACL。

  6. 再針對商務資料來源的內容來源進行編目，以更新 Managed 屬性和 ACL。

  7. 為商務資料建立搜尋範圍。

  8. 設定商務資料的關鍵字。

這些工作大部份是由負責搜尋共用服務的管理員，或負責商務資料目錄的管理員來執行。某些工作則是由網站集合管理員執行。共用服務管理員和網站集合管理員將一起協助規劃商務資料搜尋。

規劃商務資料搜尋

規劃商務資料搜尋時，請務必考量到組織的業務需求，以及如何運用搜尋功能來提高商務資料的可見性，和商務智慧功能的可用性。

首要考量重點即是，哪些商務程序與各網站集合相關，以及評估這些商務程序時，和在商務程序內進行工作時，會用到哪些商務應用程式。知道要使用哪些應用程式之後，接下來就是考慮使用者會如何搜尋商務資料，以及商務資料範圍有多大。使用者通常會搜尋多個網站和網站集合中特定應用程式的商務資料，但是並不是每個網站都使用相同商務資料。商務程序範圍和相關聯的商務應用程式與商務資料，將會影響您某些決定。

規劃商務資料的共用服務提供者

您通常可以仰賴商務應用程式的安全性來限制存取商務資料，但若是組織中某特定使用者群組 (而不是整個組織) 經常使用的特殊機密資料，您可能需考慮使用不同共用服務提供者 (SSP)。有鑑於 SSP 之間並不會共用內容和資料，因此若是使用者使用某個 SSP 的搜尋共用服務進行搜尋，將不會看到另一個 SSP 的結果。如果各個內容集 (也就是包括商務資料之外的文件和網站) 都全然不同，才能運用這個做法。不然，您可以藉由應用程式安全性、SharePoint 群組，以及搜尋範圍和搜尋篩選，來限定資料的可用性。

凡是您想在搜尋和其他 Office SharePoint Server 功能 (例如：商務資料網頁組件、InfoPath 表單範本、工作流程等等) 中，使用企業營運系統應用程式的資料，則需在每個 SSP 的商務資料目錄中，註冊每個含有上述資料的企業營運系統應用程式。SSP 管理員應與伺服器陣列管理員討論商務應用程式所需容量和所產生的效能影響。如需詳細資訊，請參閱＜規劃商務資料與商務資料目錄的連線＞。

工作表動作

利用資訊架構工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x404) ，記錄 SSP 數目和每個 SSP 的商務資料目錄資料來源。

利用網站階層規劃工具 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0x404) ，規劃 SSP 數目和每個 SSP 的商務資料目錄資料來源。

利用評估資料容量需求工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73274&clcid=0x404) ，記錄每個商務資料來源的連線數目。

規劃商務資料內容來源

若要在搜尋結果中使用商務資料，您必須建立商務資料內容來源。新增商務資料內容來源的做法，與新增其他內容來源一樣，只是在規劃時，您還必須考慮一些額外的設定步驟。

商務資料起始位址包含 Microsoft SQL Server 2005 或其他資料庫位置，和多種企業營運系統應用程式位置。這些位置通常是在不同伺服器上 (雖然應用程式可以全都架設在相同伺服器上)，這些伺服器都必須先設定就緒，才能部署 Office SharePoint Server 2007。基於負載平衡的考量，您可能想將資料庫架設在不同伺服器上。不過在規劃整個部署中的伺服器陣列時，需考慮到這些伺服器陣列要如何與應用程式伺服器連線。如需部署應用程式伺服器的詳細資訊，請參閱＜叢書摘錄：設計伺服器陣列與拓撲 (Office SharePoi＞。

為了保護安全性，並讓商務資料應用程式受到的效能影響有所控制，都不會在對商務資料內容來源進行編目時，使用商務資料實際的儲存位置。一般做法是建立資料倉儲，其中放入資料複本，包括所有相關的商務資料類型、屬性和值。此位置會用在商務應用程式的內容來源中。

您可能要建立其他內容來源，以支援下列情況：

  • 相對於其他應用程式的商務資料編目頻率，您想針對某個應用程式中的商務資料進行較頻繁編目。

  • 您想藉由使用內容來源，建立僅限於某個或某些應用程式特定資料集的搜尋範圍。您可以根據屬性，而不必是內容來源，建立搜尋範圍，也就是，如果屬性可以產生相同結果，就可以不需根據內容來源設定搜尋範圍。

  • 您想建立 [搜尋中心] 索引標籤****，讓這個索引標籤指向內容來源所定義的一組特定商務資料。如同搜尋範圍一樣，要定義商務資料在 [搜尋中心] 網站的顯示方式，這不是唯一做法。

至於對商務資料內容來源進行編目的頻率，需視這項作業對商務資料應用程式伺服器的影響程度而定。請與每個商務資料應用程式的管理員討論，訂出合理的排程。

工作表動作

利用規劃編目內容工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0x404) 的＜內容來源＞(Content Sources) 部分，記錄您對商務資料內容來源的決定，以及每個內容來源的預定編目排程。

如需內容來源的詳細資訊，請參閱＜規劃編目內容 (Office SharePoint Server)＞。

規劃商務資料的搜尋屬性

若要使用商務資料，您必須選取可作為 Managed 屬性進行搜尋的商務資料屬性。SQL Server 提供的屬性只要經過編目，就可以直接對應，但如果是企業營運系統應用程式，則必須先在商務資料目錄中註冊。Managed 屬性會是搜尋商務資料時所用屬性的子集。

在規劃資訊架構時所定出的主要商務程序會向您建議一些最可能的 Managed 屬性。您可以將多個已編目屬性對應至某一個 Managed 屬性，並選擇是否其中一個屬性具有優先權，或是要讓 Managed 屬性具有多個值，且包含所有為已編目屬性找到的值。

在決定可供搜尋的屬性，和商務資料應用程式的商務資料類型時，必須考慮到以下幾點：希望使用者能夠找到的資訊、這些資訊的呈現方式，以及編目作業對於包含這些資料的資料倉儲所產生之影響。通常，您可能不希望顯示所有資料，而僅顯示特定屬性的相關資料。例如，基於業務需求之下，若是組織在許多區域分別設立營運據點，可能只希望顯示幾個重要區域中某些特定營運據點的結果。您可以決定要納入的商務資料類型，以及每種商務資料類型要包含的屬性。在決定可供搜尋的屬性時，需考量的因素包括：

  • 機密性原則 基於正當業務考量，您可能會將特定記錄設為機密資料。例如，有些記錄可能只與主要業務規劃人員相關，與大多數使用應用程式資料的使用者並不相關。您可以決定只顯示非機密性商務資料類型的屬性，機密性商務資料類型的屬性一概不顯示。

  • 效能影響 某些屬性雖然可能不屬於機密性，但是如果對這些屬性進行編目而產生負面影響，甚至可能讓使用者透過一些商務動作而存取及變更這些屬性，這些影響的嚴重性恐怕會大過原本決策帶來的獲益。請謹慎評估每組所啟用之商務資料類型的效能。

工作表動作

利用規劃使用者搜尋經驗工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x404) 的＜規劃 Managed 屬性＞(Plan Managed Properties) 部分，記錄 Managed 屬性。

如需可供搜尋的已編目屬性和 Managed 屬性詳細資訊，請參閱＜規劃使用者搜尋體驗 (Office SharePoint Server)＞。

規劃商務資料搜尋結果的存取及安全性

您可以利用每個商務應用程式的安全性來限制存取商務資料搜尋結果，也可以藉由 SharePoint 群組來限制對商務資料搜尋的存取。

只要使用者具有商務資料應用程式的存取權，無論是資料庫應用程式 (例如 SQL Server 2005) 或企業營運系統應用程式，他們也就可以存取該應用程式中的商務資料。商務資料搜尋結果會依據此安全性，確保只有具有正確權限的使用者，才可以看到搜尋結果。

不過，您也可以將權限套用至 Office SharePoint Server 2007 的商務資料和商務資料搜尋結果。如此一來，沒有資料庫權限的使用者只要有正確的 SharePoint 權限，還是可以看到搜尋結果。

限制可以直接存取商務應用程式的使用者人數是個不錯的做法。在許多組織中，限制的方式可能是單一帳戶，或是只含有少數幾個使用者的群組。您可以建立一些 SharePoint 群組，讓這些群組具有檢視每個應用程式商務資料和相關搜尋結果的正確權限，然後將組織中的使用者指派到這些群組中。授與權限時，請考慮較大範圍的安全性需求，以及與每個商務應用程式之資料相關的使用者。然後使每個應用程式與需要搜尋商務資料以完成其工作的使用者建立關聯。

工作表動作

利用自訂權限層級和群組工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73134&clcid=0x404) ，記錄對應用程式的存取。

利用網站和內容安全性工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0x404) ，記錄對應用程式的存取。

規劃商務資料的搜尋範圍

使用者可利用搜尋範圍來搜尋商務資料的特定子集。在規劃資訊架構時，您必須定出主要商務程序或某一些商務程序。其中有些程序會與特定商務資料應用程式有緊密關聯。若要為與這些應用程式相關的特定應用程式和內容建立搜尋範圍，您可以根據商務資料屬性，套用範圍規則，以縮小搜尋結果範圍，或是建立僅包含該商務程序起始位置的內容來源，並讓搜尋範圍以此內容來源為依據。

如需規劃搜尋範圍的詳細資訊，請參閱＜規劃使用者搜尋體驗 (Office SharePoint Server)＞。

規劃商務資料的關鍵字

對於每個商務應用程式，您還需要考慮如何取得最相關的搜尋結果，並考慮使用者在執行搜尋查詢時最可能用到的搜尋字詞。例如，如果您有一份用以追蹤主要商務程序的關鍵效能指標 (KPI) 清單，您可能決定只要使用者使用該商務程序常見字詞進行商務資料搜尋，這份清單就應該出現在搜尋結果頂端。您可以使用特殊的字詞，也稱為「關鍵字」及「首選」，讓主要商務資料有醒目提示效果。您還可以讓清單、資料庫、商務資料目錄中應用程式特定的商務資料類型等，呈現醒目提示效果。例如，您可以讓客戶商務資料設定檔呈現醒目提示效果，作為該客戶相關關鍵字的「首選」，而該份設定檔就會提升至搜尋結果的頂端。

如果每個商務程序和相關應用程式都有規劃關鍵詞句，則可以在初始部署時設定重要特殊字詞的優先順序。接下來，您可以規劃對於這些字詞最重要的內容。將這些字詞記下來，建立成一份參照，您可在部署時利用這份參照測試搜尋字詞，看看關鍵內容是否出現在搜尋結果前面幾筆。如果不是，則可以建立特殊字詞，讓搜尋到的結果提升到前面。

工作表動作

利用規劃使用者搜尋經驗工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x404) 的＜關鍵字＞(Keywords) 部分，記錄關鍵字。

如需關鍵字和特殊字詞的詳細資訊，請參閱＜規劃使用者搜尋體驗 (Office SharePoint Server)＞。

規劃搜尋中心網站中的商務資料索引標籤

[搜尋中心] 網站提供了一個商務資料索引標籤，用以搜尋所有商務資料來源。您可能想為特定應用程式、資料庫，或應用程式或資料庫中的特定記錄，擬定其他商務資料索引標籤。請先瞭解您的資訊階層，再考慮為組織中每個主要商務程序新增商務資料索引標籤。如果使用者大多會搜尋特定資料集，就值得為此建立索引標籤。使用 [搜尋中心] 網站的商務資料索引標籤還可以擴大搜尋，您並不需要在 [搜尋範圍]**** 功能表中建立很長的搜尋範圍清單。

您可能也想要自訂每個索引標籤的外觀和功能。如需自訂 [搜尋中心] 網站的詳細資訊，請參閱 Microsoft Office SharePoint Server 2007 技術軟體開發套件 (英文) (hhttps://msdn.microsoft.com/zh-tw/library/ms550992.aspx 中的在 Office SharePoint Server 2007 中進行搜尋 (英文) (hhttps://msdn.microsoft.com/zh-tw/library/ms497338.aspx 。

範例

Contoso, Ltd. 是一家技術公司，設有客服中心負責處理支援服務電話。這個客服中心架設在單一網站集合中。支援服務代表會透過一套企業營運系統應用程式，追蹤客戶和客戶問題，而過去的客戶問題都會封存在 SQL Server 2005 資料庫中，他們可以藉由 SQL Server 2005 Analysis Services 進行分析工作。這些應用程式、相關客戶資料和產品線資料都記載在資訊架構工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x404) 中。

商務資料目錄管理員將會註冊商務資料目錄中的客戶問題應用程式、將商務應用程式資料屬性對應至進行搜尋所用的 Managed 屬性，以及建立主要商務資料類型的商務資料設定檔，例如：客戶、區域、業務單位及產品線。所規劃的屬性都記錄在商務資料工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x404) 。進行搜尋所用的 Managed 屬性都記錄在規劃使用者搜尋經驗工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x404) 的＜規劃 Managed 屬性＞(Plan Managed Properties) 部分。

由於網站集合內容會與一組整合的商務程序和共用所有小組和程序中之資訊的使用者相關，因此不需要加入其他 SSP 來隔離內容。只需要一個 SSP 即可。此資訊應記錄在網站階層規劃工具 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0x404) 。

搜尋服務管理員則會為客戶服務應用程式建立內容來源，這樣相對於網站集合中其他內容，客戶和客戶問題資料可以更頻繁地更新。此內容來源記錄在規劃編目內容工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0x404) 的＜內容來源＞(Content Sources) 部分。

商務資料目錄管理員決定使用一個單一帳戶，讓該帳戶可存取客戶服務應用程式，對應用程式的資料進行編目。至於其他使用者，則不直接授與該應用程式的權限，而是將他們加入具有網站集合商務資料權限的 SharePoint 群組中。SQL Server 2005 資料庫的資料權限將藉由 Cube 來限定，這樣每個人只能檢視與自己職責相關的資料。組織中大多數使用者將授與和自身工作直接相關資料的唯讀權限。此資訊記錄在網站和內容安全性工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0x404) 。

規劃小組則負責規劃客戶範圍和客戶問題範圍，以及其他與商務資料不相關的搜尋範圍。規劃小組將此資訊記錄在規劃使用者搜尋經驗工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x404) 的＜規劃範圍＞(Plan Scopes) 部分

Contoso, Ltd. 的搜尋服務管理員在規劃商務資料的特殊字詞時，會為每個主要產品線指定支援服務專家，並根據其專業領域相關的關鍵字，為每位專家建立「首選」。

該小組為自己規劃了一個專屬的 [搜尋中心] 網站，其中包含客戶和客戶問題報表、以及與客戶服務代表相關的重要文件與網站。該小組是利用入口網站範本提供的 [搜尋中心] 網站作為起步，然後根據業務需求再規劃其中的功能。他們規劃了客戶索引標籤，好讓客戶服務代表可以搜尋資料庫中的特定客戶，另外還規劃了一個客戶服務報表的索引標籤。

工作表

請利用下列工作表來規劃商務資料搜尋：

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。