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在 Outlook 2007 中設定會議工作區選項

更新日期: 2009年4月

適用於: Office Resource Kit

 

上次修改主題的時間： 2015-03-09

本文內容：

  • 使用原則來定義伺服器清單和其他使用者選項

  • 使用 POP 伺服器時，設定會議工作區整合

  • 檢視錯誤訊息記錄檔

會議工作區是用來集中會議資訊與資料的網站。在會議舉行之前，您可以使用工作區來發佈議程、出席者清單，以及計劃討論的文件。在會議結束之後，您可以使用該工作區來發佈會議結果及追蹤工作。您可以傳送 Microsoft Outlook 會議邀請，邀請人員參加會議。您可以在郵件中納入指向工作區的超連結，受邀者可從該工作區瞭解詳細資訊並查看會議資料。

Note附註：
本主題的適用對象為 Outlook 系統管理員。

您可以設定一些選項，利用 Microsoft Office Outlook 2007 來設定和管理會議工作區的部署。您可以在使用者建立 Outlook 會議邀請的工作區時，對其選擇會議工作區伺服器和其他選項的方式進行管理。當您使用 POP 伺服器做為郵件伺服器時，可以設定會議工作區。您也可以檢視記錄檔中的會議工作區錯誤訊息，對會議工作區的設定問題進行疑難排解。

Note附註：
根據預設，當您將會議工作區與 Outlook 搭配使用時，必須將 Microsoft Exchange 伺服器設定為郵件伺服器。

會議工作區是建立於最上層 SharePoint 網站下方，一種特殊類型的 Microsoft Windows SharePoint Services 網站。您也可以從工作區取得會議工作區的說明和 SharePoint 的一般說明。

Note附註：
若網路上已安裝 Windows SharePoint Services，則貴公司內的使用者便可邀請與工作區共用相同 Microsoft Windows NT 樹系的其他使用者。如需網域及樹系的詳細資訊，請參閱 Windows 說明中 Active Directory 上的資訊。

使用原則來定義伺服器清單和其他使用者選項

若您使用原則，強制組織內的使用者群組使用會議工作區設定，則可以設定選項。例如，定義可供使用者選擇的會議工作區伺服器清單。如果您不希望使用者使用這項功能，可停用會議工作區存取。

在伺服器清單中，您可以指定如何傳播使用者在 Outlook 中使用會議工作區時顯示的下拉式清單。您可以在 Outlook 會議邀請上按一下 [會議工作區]，藉以存取會議工作區功能。在 [會議工作區] 工作窗格上，按一下 [變更設定]。在下一個 [會議工作區 ] 工作窗格上，從 [選取位置：] 下拉式清單中選擇伺服器。

您可以在同一個窗格上，從下拉式清單選擇範本語言和範本類型，以建立新的工作區。您也可以從 [選取工作區] 下拉式清單選擇工作區，連結至現有的工作區。

您可以使用群組原則來設定要用於會議工作區的清單和設定。當您將 Microsoft Office 12 system ADM 檔案載入群組原則時，與會議工作區相關的原則會位於 User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Office Outlook 2007\Meeting Workspace 下。您也可以在此位置建立新原則，以列出會議工作區伺服器及 [會議工作區] 工作窗格下拉式清單中的其他項目。

設定會議召集人的伺服器清單行為

您可以設定會議召集人在 Outlook 中看見會議工作區伺服器清單的方式。例如，伺服器清單可以顯示最近使用過的 (MRU) 清單，而且每次建立工作區時，都會從預設清單重新填入伺服器和範本的清單。您也可以停用 Outlook 會議邀請的會議工作區選項，協助防止存取會議工作區。

當您指定伺服器清單時，可確保伺服器清單會重新填入預設伺服器和預設範本。您也可以協助控制使用者是否可存取指定伺服器以外的伺服器。您可以使用 [停用會議工作區] 按鈕原則，從 Outlook 會議邀請移除會議工作區按鈕。按兩下原則開啟 [內容]對話方塊，並選取 [啟用]，然後選取 [核取以停用會議工作區] 按鈕。

您可以設定會議工作區的選項。使用 [停用使用者輸入項目至伺服器清單] 原則，選取位置下拉式清單。按兩下原則以開啟 [內容] 對話方塊，並選取 [啟用]。在 [核取可停用使用者新增項目至伺服器清單] 下拉式清單中，選取下列其中一個項目：

  • 發佈預設，允許其他 — 您可以指定出現在下拉式清單中的預設伺服器清單。使用者可以使用 [其他工作區伺服器] 快顯對話方塊，來指定其他伺服器。此外，使用者造訪的其他 Windows SharePoint Services 網站和文件工作區網站也會出現在伺服器清單中。使用此設定時，便不會建立使用者 MRU 清單。

  • 發佈預設，不允許其他 — 您為使用者指定的預設伺服器清單會遭到鎖定。使用者無法存取 [其他工作區伺服器] 快顯對話方塊，以指定不在提供清單中的伺服器。使用此設定，便不會建立使用者 MRU 清單。

指定伺服器和預設範本的清單

您可以設定當使用者按一下會議邀請中的會議工作區時，要出現在下拉式清單中的伺服器及對應的會議工作區範本清單。單一登錄機碼或原則可儲存所有的會議工作區伺服器清單項目。

Note附註：
您可以使用「Office 自訂工具」(OCT)，來部署可為使用者指定會議工作區伺服器清單的登錄機碼。如需使用 OCT 的詳細資訊，請參閱＜設定 2007 Office system 的使用者設定＞。如需使用 OCT 部署登錄機碼的詳細資訊，請參閱＜2007 Office 系統的 Office 自訂工具＞。

伺服器清單原則含有必須遵循的特定格式。伺服器名稱會利用垂直線 (|) 來分隔彼此，而不是使用換行字元 (CR 或 LF) 來分隔。每筆記錄會有六個欄位，如下所述。這些是原則中的第一筆到第五筆記錄。這就是 MRU 清單。第一筆伺服器記錄 (例如，Server1) 是最近使用的伺服器，而第五筆伺服器記錄 (例如，Server5) 是最舊的伺服器參考。

當您使用原則來指定伺服器清單時，會忽略 OrganizerName 欄位。其他欄位應該永遠具備有效內容。

Note附註：
您可以檢查下列登錄機碼，以便在任何用來建立會議工作區的電腦上查看目前的伺服器清單設定：
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal

您可以使用 [會議工作區的預設伺服器與資料] 原則，來指定會議工作區的伺服器清單。因為原則字串很複雜，所以應該先將項目輸入文字編輯器 (例如，記事本)，然後再將整個字串貼到原則中。當您遵循下列所述的語法建立伺服器清單字串時，可按兩下原則以開啟 [內容] 對話方塊，並選取 [啟用]。在 [預設值] 欄位中，貼上您建立的伺服器清單字串。

伺服器清單字串的語法概述如下：

http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server2 |Friendly name for server 2|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server3 |Friendly name for server|

清單會以相同結構繼續，並含有您要納入之每部伺服器的項目。

每筆記錄中有六個欄位：

  • 欄位 1：伺服器 URL

  • 欄位 2：伺服器的好記名稱

  • 欄位 3：TemplateLCID

  • 欄位 4：TemplateID

  • 欄位 5：TemplateName

  • 欄位 6：OrganizerName

每個欄位都會使用垂直線 (|)，與下一個欄位分隔開來。每筆完整的記錄會在最後一個欄位 (OrganizerName) 之後，使用垂直線 (|) 與下一筆記錄分隔開來。設定所含的每筆記錄中總共會有六條垂直線。

針對 [TemplateLCID] 欄位，指定十進位值，以識別範本的語言，例如 1033 (表示英文版)。

針對其他範本欄位，可以從下列預設範本表格選擇範本名稱及對應的 TemplateID。

TemplateName TemplateID

基本會議工作區

Mps#0

空白會議工作區

Mps#1

決策會議工作區

Mps#2

社交會議工作區

Mps#3

多重頁面會議工作區

Mps#4
Note附註：
您無法利用 Windows SharePoint Services 來使用 Outlook 會議工作區的自訂範本。

下列是伺服器清單項目 (OrganizerName 是空白) 的範例：

http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting

使用 POP 伺服器時，設定會議工作區整合

當您使用 POP 伺服器做為郵件伺服器時，可以為 Outlook 設定會議工作區整合。POP 伺服器設定讓 Outlook 可以針對使用 POP 伺服器的會議召集人與會議出席者傳輸及保留會議工作區內容。

Note附註：
POP 伺服器設定不支援使用含會議工作區的 Outlook 委派。

本節提供參考資訊的指標，可協助您將 POP 伺服器設定為使用 TNEF。本節也包含會議召集人必須採取的步驟，以確保可使用 RTF 傳輸來傳送會議邀請。

以下為利用 POP 伺服器來使用會議工作區的必要項目：

  • 必須將 POP 伺服器設定為支援「傳輸中性封裝格式」(TNEF)。

  • 必須使用 RTF 傳輸來傳送 Outlook 會議邀請。

下列案例描述當會議邀請包含會議工作區且將 Outlook 與 POP 伺服器搭配使用時的使用者經驗。

  1. 會議召集人在 Outlook 中初始一個會議邀請，並在邀請中建立會議工作區或連結到會議工作區。

  2. 出席者會收到會議邀請，並在郵件內文中看見會議工作區表格。表格的正確格式應包含連至會議工作區的連結。

  3. 會議工作區內容會保存在出席者的行事曆中。

  4. 出席者的回應會傳送到會議工作區伺服器。

更多關於 TNEF 支援的資訊

TNEF 是將一組 MAPI 屬性 (MAPI 訊息) 轉換成序列資料流的格式。TNEF 函數主要是由需進行 MAPI 郵件內容編碼，以透過不直接支援這些內容之郵件系統進行傳輸的傳輸層提供者所使用。例如，以 SMTP 為基礎的傳輸會使用 TNEF 來進行內容編碼 (例如 PR_SENT_REPRESENTING)，而不會在 SMTP 訊息的結構中直接顯示。

如需使用 TNEF 的詳細資訊，請參閱 TechNet 上＜郵件 API SDK＞中的傳輸中性封裝格式 (TNEF) 附錄 (英文) 。

使用 POP 伺服器做為郵件伺服器時，必須啟用 TNEF，會議工作區才能在 Outlook 會議邀請中正常運作。會議工作區內容會儲存在與會議邀請表單相關的 MAPI 屬性中。需要有 TNEF，才能將會議召集人的內容傳輸給會議出席者。當會議出席者收到會議工作區內容 (在使用 TNEF 傳輸內容之後) 時，Outlook 會將內容儲存在出席者的用戶端會議邀請中。

確保會使用 RTF 傳輸

若會議召集人要將會議工作區與 POP 郵件伺服器搭配使用，必須確保會使用 RTF 傳輸 (而非純文字傳輸) 將會議邀請傳送給收件者。RTF 傳輸表示確定會將 RTF 屬性和 iCalendar 資訊一併包含於傳輸中。如此可確保已附加至會議邀請的會議工作區內容會在電子郵件從召集人傳給出席者時，保存於電子郵件中。會議召集人必須採取下列步驟，以確保會議邀請會使用 RTF 傳輸：

  • 傳送會議要求時，請使用 RTF 格式。

  • 不要將 iCalendar (iCal) 附加至會議邀請 (iCalendar 格式是網際網路行事曆的通用格式)。

唯有當 POP 是郵件伺服器時才需要這些需求。如果召集人使用的是 Exchange 伺服器，就不需要這些選項。

設定 RTF 格式

Outlook 中適用於會議要求的 RTF 格式可針對每個會議邀請來設定，或者設定為包括會議邀請在內之所有 Outlook 郵件的預設值。

針對某個會議邀請設定 RTF 格式

  1. 在會議邀請中，按兩下 [收件者] 方塊中的使用者名稱。

  2. 在 [電子郵件內容] 對話方塊的 [網際網路格式] 下方，按一下 [使用 Outlook Rich Text (RTF) 格式傳送]。

您也可以設定 Outlook，讓包括會議邀請在內的所有網際網路郵件使用 RTF。

將 RTF 格式設為所有網際網路郵件的預設值

  1. 在Outlook 的 [工具] 功能表上，依序按一下 [工具] 和 [郵件格式] 索引標籤。

  2. 按一下 [網際網路格式]。

  3. 在 [Outlook RTF 文字選項] 區段的下拉式清單中，選取 [使用 Outlook Rich Text (RTF) 格式傳送]。

不要傳送 iCalendar 附件

若要指定不要與會議邀請一起傳送 iCalendar 附件，可在個別會議邀請中，清除 [工具]功能表上的 [當成 iCalendar 傳送]。這會在 MIME 郵件標頭中強制使用 iCalendar 內容來傳輸。若將 Outlook 與 Exchange 伺服器搭配使用，便無法使用這個選項。

檢視錯誤訊息記錄檔

根據預設，會隱藏某些會議工作區錯誤，有助於避免使用者產生混淆。不過，會議工作區錯誤都會寫入 Windows 事件記錄檔，可在您進行疑難排解時，協助尋找問題。

如果會議工作區使用者在建立工作區時發生問題，或者稍後遇到工作區的問題 (例如，會議工作區伺服器失敗)，使用者會收到錯誤訊息的警告。如果問題是在初始會議及建立工作區的過程中個別出現，則使用者可能不瞭解哪裡出錯，以及該如何解決問題 (如果有的話)。因為這些錯誤並非同時發生，在某些情況下，很難察覺錯誤是由會議更新動作所觸發的情況。

若使用者可以採取某些步驟來修正問題，系統一律會為使用者顯示問題的相關錯誤訊息。根據預設，會隱藏可能混淆使用者的錯誤訊息。

如果您要偵錯會議工作區問題，那麼檢查 Windows 事件記錄檔中的錯誤內容可能會很有幫助。您可以使用 Windows 事件檢視器來檢視記錄檔。若要開啟事件檢視器，可在 [控制台] 中，依序按兩下 [系統管理工具] 和 [事件檢視器]。您可以按一下左窗格中的 [應用程式記錄檔]，來查看與 Outlook 相關的記錄資訊。

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

請參閱 Office Resource Kit 資訊 上提供的完整叢書清單。