Outlook 2010 的整合通訊功能

 

適用版本： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上次修改主題的時間： 2015-03-09

當您為 Microsoft Exchange Server 2010 整合通訊 (UM) 啟用使用者時，使用者可在他們自己的 Exchange 收件匣中接收電子郵件、語音及傳真訊息。本主題會討論 MicrosoftOutlook 2010 中的 Exchange 2010 整合通訊功能，這些功能可讓已啟用 UM 的使用者透過 Outlook 2010 執行下列動作：

• 請參閱語音訊息轉譯。

• 從已整合至 Outlook 郵件表單的 Windows Media Player 或從訊息清單中播放語音訊息。

• 在電話上播放語音訊息。

• 設定個別的語音信箱設定。

• 如果知道寄件者的連絡資訊，則使用電子郵件回覆該語音訊息。

• 使用內容功能表，將收到的電話號碼新增至 [連絡人]。

為了提供給使用者完美的語音信箱經驗，Outlook 2010 以及 Exchange 2010 隨附的 MicrosoftOfficeOutlook Web App 皆為 Exchange 2010 中已啟用 UM 的使用者提供一組完整的語音信箱功能。這些功能包括許多的語音信箱組態選項、語音信箱預覽，以及從使用整合式 Windows 的讀取窗格或從訊息清單播放語音訊息的能力。

• Outlook 2010 的 Exchange 整合通訊功能會隨著 Outlook 2010 一起安裝。安裝好 Outlook 2010 並為使用者啟用整合通訊功能之後，使用者便可透過 [選項] 功能表取得內含語音信箱組態設定的 [語音信箱] 索引標籤，並透過所屬的信箱開始接收語音訊息。

• 一旦啟用 UM 功能的使用者收到語音訊息，該郵件便會被傳送至 Outlook 2010 [搜尋資料夾] 中的 [語音信箱] 搜尋資料夾。下列螢幕擷取畫面顯示已傳送至 [語音信箱] 搜尋資料夾的全新語音訊息：

語音信箱搜尋資料夾

語音訊息表單和語音信箱預覽

Outlook 2010 和 Outlook Web App 語音信箱表單類似預設電子郵件表單，但是它提供使用者一個執行動作的介面，例如播放、停止或暫停語音訊息、在電話上播放語音訊息，以及新增和編輯記事。

語音信箱表單包括內嵌的 Windows Media Player 及記事欄位。當使用者預覽語音訊息時，內嵌的 Windows Media Player 及記事欄位會顯示在讀取窗格；當使用者開啟語音訊息時，則會顯示在個別視窗。倘若使用者尚未啟用整合通訊功能，所屬信箱就不會收到語音訊息。或者，倘若他們尚未安裝 Outlook 2010，只會收到附件形式的語音訊息，而無法收到語音信箱表單。

語音信箱表單選項

當使用者透過 Outlook Web App 或 Outlook 2010 存取所屬的語音信箱時，可使用語音信箱表單選項。下列螢幕擷取畫面顯示 Outlook Web App 和 Outlook 2010 中的語音信箱表單。

Outlook Web 應用程式語音信箱表單

Outlook 2010 語音信箱表單

在 Outlook Web App 與 Outlook 2010 中，語音信箱表單有下列三個可用選項：

• **Windows Media Player 控制   **使用者可以使用電腦喇叭或耳機來播放或聽取語音訊息。按一下 [播放] 之後，Windows Media Player 將進入播放模式。

• 在電話上播放 使用者可以傳送要求至 Unified Messaging Server，要求在使用者的電話上播放選取的語音訊息，或將語音訊息傳送至使用者所指定的另一個電話號碼。按一下 [在電話上播放] 之後，會出現 [在電話上播放] 對話方塊，以便使用者設定及控制 [在電話上播放] 操作。

• 語音信箱預覽   使用者可以檢視呼叫者留下的實際語音訊息文字轉譯。

• 語音記事   使用者開啟語音訊息，然後可在 [語音記事] 欄位中新增或編輯記事或備註。

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語音信箱預覽

使用者收到的語音郵件時，該郵件不只包含錄音內容，也包含從錄音內容轉譯建立的文字。使用者可以在 Outlook Web App 或是下一版的 Outlook 中，透過電子郵件看到語音訊息內容。下列螢幕擷取畫面顯示語音訊息的語音郵件預覽範例：

語音信箱預覽

語音信箱設定

如果使用者啟用語音信箱存取，就可以變更 [自動答錄規則]、[Outlook 語音存取]、簡訊和電子郵件通知，以及 [語音信箱預覽] 等設定。他們可以按一下下圖中顯示於 [管理語音信箱] 選項旁的按鈕，檢視與設定自己的語音信箱設定。

管理您的語音信箱設定

自動答錄服務規則

使用者可以使用 [自動答錄規則] 區段中的選項建立規則，指定來電的處理方式。他們可以設定自動答錄規則，根據條件 (如時間) 來處理來電、將來電轉接至另一個電話號碼，或使用 [找我] 功能撥打給您所設定的其他電話號碼。

如果他們沒有建立自動答錄規則，來電就會直接傳送至他們的語音信箱。

	[新增規則] 按鈕可用來新增自動答錄規則。預設不會設定任何規則，因此當他們無法接聽電話時，所有來電都會轉接至語音信箱。
	[編輯] 按鈕用於變更現有的自動答錄規則。
	[刪除] 按鈕用於移除現有的自動答錄規則。
	此箭頭用來將自動答錄規則的處理順序往前移。
	此箭頭用來將自動答錄規則的處理順序往後移。

重設 PIN 碼

您可以使用此選項來重設 Outlook 語音存取 PIN 碼。

使用此設定可重設您的語音信箱 PIN 碼。在執行這項作業後，您的收件匣中將會收到一個新的暫時 PIN 碼。您可以使用 PIN 碼來存取信箱和行事曆資訊。

Outlook 語音存取

您可以利用 [語音信箱] 索引標籤的 [Outlook 語音存取] 區段中的選項，設定電話存取號碼、重設語音信箱 PIN 碼，以及選取使用 Outlook 語音存取時要存取的電子郵件資料夾。

	您可以依照想要聆聽新語音訊息讀取的順序來存取新的語音訊息。這個選項可讓您依照最新到最舊或最舊到最新的順序播放未讀取的語音訊息。
	使用此設定可以選取當您使用 Outlook 語音存取時要從哪個電子郵件資料夾讀取電子郵件、語音郵件或其他郵件。 如果您想要讓 Outlook 語音存取從目前指定之資料夾以外的資料夾讀取，請按一下 [讀取此資料夾] 旁的資料夾名稱。然後，在 [選取資料夾] 視窗的清單中，選取所需的資料夾。或者，您也可以按一下 [建立新資料夾] 建立不同的資料夾，讓 Outlook 語音存取從中讀取。選取正確的資料夾之後，請按一下 [確定]。

問候語

您可以選擇當您沒有空或者無法接聽電話時播放給來電者聆聽的問候語。若要錄製問候語，請撥打「在電話上播放」號碼。

	使用此設定可以選取當您無法接聽電話時，所要使用的預設語音信箱問候語。
	使用此指定可以選取語音信箱問候語，讓來電者知道您長時間離開。例如，當您在休假中或出差時可以使用此設定。
	使用此設定可以撥打「在電話上播放」號碼，並透過電話播放預設語音信箱問候語或當您長時間離開時所要使用的問候語。 您可以使用此設定，從電話播放或錄製新的問候語。

在電話上播放

使用 [在電話上播放] 可以讓語音信箱系統撥打您在此方塊中定義的號碼給您。

您在此方塊中新增的電話號碼會決定當您使用 [在電話上播放] 並按一下 [打電話給我以播放或錄製選取的問候語] 時，語音信箱系統所撥打的電話號碼。 根據預設，這個電話號碼為分機號碼，但您可以變更它。 如果此方塊包含電話或分機號碼以外的內容 (例如電子郵件地址)，電話將傳送至您已登入的位置。

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通知

使用者可以收到關於行動電話或辦公室電話有未接來電和語音訊息的簡訊。當有人撥打他們的辦公室電話或行動電話，但未留下語音訊息時，他們會收到電子郵件通知。此外，當行動電話有未接來電或收到語音信箱訊息時，也會收到簡訊通知。

使用者可以透過下列設定，針對未接來電和所收到的語音信箱訊息來設定通知：

	如果選取此核取方塊，當來電者嘗試打電話給他們但未留下語音訊息時，他們會在 [收件匣] 中收到電子郵件通知。 在許多情況下，使用者也會在行動電話看到來自行動電話提供者的未接來電通知。 預設會選取此方塊。
	如果使用者選取此選項按鈕，當有未接來電或收到語音訊息時，就不會在行動電話收到簡訊通知。 在許多情況下，使用者會在行動電話看到來自行動電話提供者的未接來電通知，但不會在行動電話看到有語音訊息的通知。 根據預設，接收簡訊通知的選項要等到使用者設定簡訊通知之後才能使用。他們可以按一下 [設定通知] 連結並依照必要步驟來設定簡訊通知。
	如果使用者選取此選項按鈕，當有語音訊息但沒有收到未接來電通知時，就會在行動電話收到簡訊通知。 在許多情況下，他們會在行動電話看到來自行動服務提供者的未接來電通知，但不會從行動電話提供者收到有語音訊息的通知。 根據預設，此選項要等到使用者設定簡訊通知之後才能使用。他們可以按一下 [設定通知] 連結並依照必要步驟來設定簡訊通知。
	如果使用者選取此選項按鈕，就會在行動電話收到未接來電和語音訊息的簡訊通知。 在許多情況下，他們也會在行動電話看到來自行動服務提供者的未接來電通知和語音訊息通知。 根據預設，此選項要等到使用者設定簡訊通知之後才能使用。他們可以按一下 [設定通知] 連結並依照必要步驟來設定簡訊通知。

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語音信箱預覽

使用者可以預覽所收到的語音訊息文字，他們也可以在傳送的語音訊息中包含預覽文字。若要開啟 [語音信箱預覽]，請選取下列選項。使用者可以使用 [語音郵件預覽] 區段中的設定，開啟或關閉語音郵件預覽，或允許透過 Outlook 語音存取來傳送預覽文字。

	如果選取此核取方塊，使用者會在電子郵件中收到所收到語音訊息的預覽文字。 預設會選取此方塊。
	如果選取此核取方塊，預覽文字會隨著使用者所傳送的語音訊息一起傳送。 預設會選取此方塊。

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