使用者的自動答錄規則

 

適用版本： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上次修改主題的時間： 2010-04-12

Exchange 整合通訊的其中一個主要功能是接聽來電、取得語音信箱訊息，並將它傳送到您的收件匣。自動答錄規則可讓您告訴語音信箱系統如何處理來電。您可以將語音信箱系統設定為僅接聽來電並錄下語音訊息，也可以設定條件和動作，以不同方式處理來電。

目錄

自動答錄規則概觀

自動答錄規則的架構

錄製個人化語音信箱問候語

儲存您的自動答錄規則

自動答錄規則概觀

如果啟用信箱的 Exchange 2010 整合通訊，您可以設定多達九個自動答錄規則。這些規則不同於收件匣規則。根據預設，系統不會為您建立任何自動答錄規則。系統會提示所有來電者留下語音訊息，直到您設定自動答錄規則為止。如果您覺得語音信箱系統只接聽來電並錄下語音訊息就符合需求，就不需要建立任何自動答錄規則。不過，如果您決定要設定條件或動作，可以使用 Outlook Web App 中 [語音信箱] 索引標籤上的 [自動答錄規則] 區段來設定。使用以下顯示的 [自動答錄規則] 區段來建立、編輯和刪除自動答錄規則。

若要建立新的自動答錄規則，請按一下 。

自動答錄規則的架構

您所建立的每一個自動答錄規則都包含兩個重要部分：

• 條件 – 在將規則套用至來電之前必須先符合的準則。

• 動作 – 當所有條件皆符合時應該提供給來電者的選項。這些動作將透過電話讓來電者讀取，然後來電者可以使用電話上的鍵台來選擇要做什麼動作。

下圖顯示建立自動答錄規則的表單。表單分成兩欄。右欄顯示可用來建立規則的條件與動作清單。左欄顯示已新增至規則的條件與動作清單。

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條件

條件是您可以套用到自動答錄規則的規則。透過使用條件的組合，可以建立當符合條件時將觸發的多個自動答錄規則。若要建立會套用至每個來電的預設規則，請建立不包含任何條件的規則。

當您設定自動答錄規則時，有四個條件可以使用，包括：

• 來電者識別碼

• 一天中的時間

• 空閒/忙碌狀態

• 自動電子郵件回覆已啟用/停用

請使用下列其中一個選項為自動答錄規則新增條件：

動作

動作是用來定義當符合條件時您希望發生什麼反應。動作有三種：

• 尋找我

• 來電轉接

• 留下語音信箱

請使用下列其中一個選項為自動答錄規則新增動作：

新增尋找我動作

當來電者選取 [尋找我] 時，語音信箱系統會嘗試在最多兩個不同電話號碼上找到您，然後，如果在其中一個電話號碼上找得到您，就會將來電者連線給您。若要新增 [尋找我] 到動作清單，請按一下 。

在 [尋找我] 對話方塊中，指定電話號碼及其他設定。可用的設定列示如下：

您可以指定給來電者讀取的文字。例如，如果您輸入「緊急事件」來通知來電者如果有重要事情要與您討論，他們應該僅選取此動作，語音信箱系統會說「若有緊急事件，請按 1 鍵」。

您必須將 [尋找我] 動作與來電者必須按下以選取此動作的電話鍵台數字相關聯。在上述範例中，來電者要按下的數字是電話按鍵 [1]，以便在您指定的電話號碼其中之一找到您。

下一步，您必須指定語音信箱系統將會撥號的一或兩個電話號碼。如果您指定兩個電話號碼，那麼當第一個號碼找不到您時，則會撥打第二個號碼。您指定每一個電話號碼都有相關聯的持續時間。持續時間是語音信箱系統嘗試撥打該電話號碼的時間長度，然後它就會移至下一個號碼。或者，如果無法連絡到您，語音信箱系統將會返回選項功能表。

當您輸入此資訊之後，按一下 [套用] 以儲存 [尋找我] 設定。

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新增來電轉接選項

透過設定 [來電轉接] 動作，您可以讓來電者選擇，將電話轉接到另一個人的電話號碼。若要新增 [來電轉接] 到動作清單，請按一下 。

當您要將來電轉接至其他電話或連絡人時，有幾個選項可以使用。[轉接來電者] 對話方塊顯示如下。

• 您可以指定給來電者讀取的文字。例如，您可以輸入「重要事件」通知您的來電者如果有重要事情要討論而且必須與某人通話時，應該選擇此選項。

• 您必須將 [來電轉接] 動作與來電者必須按下以選取此動作的電話鍵台數字相關聯。

• 當您選擇 [來電轉接] 動作時，必須指定要將來電者轉接過去的人或電話號碼。您可以選擇當來電者在電話鍵台上按下正確按鍵時要撥打的電話號碼或選取連絡人。如果您指定的是公司目錄中的連絡人，則語音信箱系統會嘗試將來電轉接至該連絡人的分機號碼。

• 除了指定要將來電者轉接過去的人或號碼以外，您還必須指定在電話鍵台上，來電者必須按下以便選取 [來電轉接] 動作的數字。

• 當您輸入此資訊之後，按一下 [套用] 以儲存 [來電轉接] 設定。

新增或移除留下語音信箱動作

根據預設，語音信箱選項會自動新增至每一個自動答錄規則。如果您不要提供此選項，可以按一下 將它移除。按下 # 錄製語音訊息。如果您已經移除接收語音訊息的選項，可以按一下 選項，將它新增回來。

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錄製個人化語音信箱問候語

您可以為您所建立的每個自動答錄規則錄製自訂問候語。根據預設，整合通訊會根據您已設定的動作來產生預設的問候語。若要錄製自訂問候語，可以按一下 。

(在 [自動答錄規則] 視窗中)，然後語音信箱系統將會打給您，讓您可以錄製問候語。在您的錄製過程中，應該包含已在規則上設定的所有動作。如果您已經錄製自訂問候語，則語音信箱系統不會列出動作。

您也可以透過選取或清除 核取方塊，允許來電者在播放語音信箱問候語時加以中斷，或禁止他們中斷問候語。

儲存您的自動答錄規則

在您儲存規則之前，必須給它一個有意義的名稱。完成此作業後，按一下 [儲存後關閉] 以建立規則。下一步，您應該撥打您的電話分機並等候整合通訊接聽來電，測試並確定自動答錄規則如預期般運作。

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