郵件分類的概觀

 

適用版本： Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

上次修改主題的時間： 2006-11-13

郵件分類是 Microsoft Exchange Server 2007 和 Microsoft Office Outlook 2007 的一項功能，其用途在於協助組織遵守其電子郵件原則及管理職責。將郵件分類後，郵件會包含可描述郵件之預計用途或讀者的特定中繼資料。Outlook 2007 或 Microsoft Office Outlook Web Access 可以對此中繼資料採取動作，方法是將易懂的分類說明顯示給所分類郵件的寄件者與收件者。在 Exchange 2007 中，如果有傳輸規則符合 Exchange 系統管理員設定的特定準則，則 Microsoft Exchange Transport 服務可處理中繼資料。

下列清單將提供一些 Exchange 系統管理員可設定之郵件分類欄位的簡短說明：

• 顯示名稱   這個欄位會指定郵件分類執行個體的顯示名稱。顯示名稱會出現在 Office 2007 中。Outlook 和 Outlook Web Access 使用者在傳送郵件之前，會使用此欄位來選取適當的郵件分類。
• 寄件者描述   這個欄位會向寄件者解釋郵件分類預定達成的目的。Exchange 系統管理員為此欄位輸入的文字，可讓 Outlook 及 Outlook Web Access 使用者在傳送郵件之前用來選取適當的郵件分類。
• 收件者描述   這個欄位會向收件者解釋郵件分類預定達成的目的。Outlook 及 Outlook Web Access 使用者會在收到具有此郵件分類的郵件時，看到 Exchange 系統管理員對此欄位輸入的文字。
• 地區設定   這個欄位會指定文化代碼，以建立郵件分類的地區設定特有版本。如需地區設定欄位的相關資訊，請參閱本主題稍後的＜地區化及當地語系化＞。

律師/委託人特權 (A/C Privileged) 郵件分類是一個很好的郵件分類範例。A/C Privileged 郵件分類是 Exchange 2007 包含的兩個預設郵件分類之一。在啟用 Outlook 2007 來接受預設郵件分類之後，使用者就可以對他們傳送的郵件套用 A/C Privileged 郵件分類。寄件者可在 Outlook 2007 的資訊列中看到寄件者描述。利用 Exchange 管理命令介面，Exchange 系統管理員可自訂每一個郵件分類和地區設定的寄件者描述。

圖 1 會顯示 Outlook 使用者如何套用 A/C Privileged 郵件分類及 A/C Privileged 郵件分類的預設寄件者描述。

如圖 1 所示，Outlook 使用者會開啟新郵件，然後在 [郵件] 索引標籤上按一下 [選項] 群組中的 [權限]，然後從 [設定權限] 清單中選取 [A/C Privileged]。

當 Outlook 2007 收件者接收到具有 A/C Privileged 郵件分類的郵件時，會在資訊列中看到說明該分類的收件者描述，如圖 2 所示。

對於其他類型的郵件分類，收件者描述可能會提供關於收件者描述中之郵件的狀態資訊。您可以為每個郵件分類自訂收件者描述。

附註：
Outlook Web Access 不需要特殊組態，即可顯示或使用郵件分類。

在 Exchange 2007 的初始安裝中，A/C Privileged 分類和所有郵件分類僅供參考。它們與規則無關。預設郵件分類是寄件者與郵件收件者溝通郵件之其他相關資訊的一種方法。在 A/C Privileged 案例中，分類會描述郵件的預定讀者並通知收件者郵件，該郵件只能由律師轉寄。根據預設，在 Exchange 2007 中，Microsoft Exchange Transport 服務不會對 A/C Privileged 郵件採取任何特殊的動作。

不過，Exchange 系統管理員可以建立通用傳輸規則，來執行 A/C Privileged 分類。在 A/C Privileged 案例中，如果將組織內的所有律師都組成名為 "Legal" 的組織單元，萬一寄件者或是 [收件者] 或 [副本收件者] 文字行內至少有一位收件者不在 Legal 群組中，您便可設定傳輸規則，將分類為 A/C Privileged 的郵件傳回給該寄件者。如需參考程序範例以了解如何產生此案例，請參閱如何自訂預設郵件分類。

郵件分類在邏輯上可依據其附加至指定郵件的方式分成兩個類別：

• 郵件寄件者可手動新增郵件分類。本主題稍早的 A/C Privileged 範例可說明此案例。在 A/C Privileged 案例中，使用者在傳送郵件之前會先選取郵件分類。
• 郵件分類可因為規則而新增。例如，當附件篩選器代理程式從郵件中移除附件時，「已移除附件」郵件分類即會附加至郵件。「已移除附件」郵件分類是預設分類。當寄件者接收該郵件時，Outlook 2007 會在資訊列的收件者描述中顯示說明，來解釋為何移除附件。身為系統管理員的您，可以自訂收件者描述。在此案例中，郵件分類是由傳輸代理程式所新增。

您可以使傳輸規則行為與郵件分類產生關聯，來利用轉寄規則、免責聲明，以及傳輸規則支援的其他技術。

並非所有的郵件分類都必須透過傳輸規則來執行或套用。事實上，資訊性郵件分類的用意是要將寄件者的意圖告知收件者。傳輸規則不會執行資訊性分類。

地區化及當地語系化

您可以針對不同語言建立多個郵件分類執行個體。因此，在 A/C Privilege 案例中，您可以針對組織內的每一種語言，建立 A/C Privilege 寄件者描述及收件者描述的「當地語系化」版本。如果您有多個語言版本的特定郵件分類，Outlook 和 Outlook Web Access 將根據使用者信箱上的語言設定來顯示正確版本。如需相關資訊，請參閱如何建立郵件分類的語言版本。

在某些案例中，企業可能需要為企業營運的不同地區或場所指定下列不同法規。在這些案例中，並不需要對所有使用者顯示所有郵件分類。例如，在美國和在歐洲營運的保健機構，必須遵守美國而非歐洲的健康保險流通與責任法案 (HIPAA) 法規。因此，只會對在美國上班的員工顯示 HIPAA 專屬的郵件分類。您可以設定分類的讀取權限，只讓適當的使用者可以檢視特定的郵件分類。如需相關資訊，請參閱管理郵件分類。

郵件分類的優先順序及保留

根據預設，郵件分類會隨著郵件移動，直到郵件離開組織為止。因此，如果寄件者對特定郵件設定 A/C Privileged 郵件分類，只要其他傳輸規則或更高優先分類不移除它，該郵件仍將保留郵件分類。每一個郵件分類都可獲指派其他郵件分類的相對優先順序。

例如，您可以將 A/C Privileged 郵件分類的優先順序設定為 Highest，並將「已移除附件」郵件分類設定為 Medium。如果使用者將含有禁止附件的 A/C Privileged 郵件傳送給 Legal 群組的成員，收件者將會看到 A/C Privileged 收件者描述，後面緊接著「已移除附件」的收件者描述。如果收件者轉寄此郵件，則只有 A/C Privileged 郵件分類會隨轉寄的郵件而移動。

因此，設定的優先順序有兩項含意：

• 它會指定收件者描述的順序。
• 它會決定要隨著轉寄或回覆郵件移動的郵件分類。

您可以在 Exchange 管理命令介面中的 Set-MessageClassification 指令程式上使用 DisplayPrecedence 參數，來設定優先順序。

對於每一個郵件分類，您可以指定當收件者回覆或轉寄郵件時是否要保留郵件分類。您可以在 Exchange 管理命令介面中的 Set-MessageClassification 指令程式上設定 RetainClassificationEnabled 參數，來指定是否要保留分類。

如需相關資訊，請參閱 Set-MessageClassification。

管理及部署郵件分類

在 Outlook 2007 使用者可以設定及檢視郵件分類之前，您必須先部署郵件分類組態檔，並在一般使用者的電腦上建立 Outlook 登錄機碼。Outlook 郵件分類範本是 .xml 檔，您在建立及設定郵件分類之後必須建立該檔案。

您可以在 Exchange 管理命令介面中，使用郵件分類指令程式，來管理所有郵件分類。您可以使用 Exchange 管理命令介面或 Exchange 管理主控台，來連結郵件分類及傳輸規則。

如需相關資訊，請參閱下列主題：

• 如何部署 Outlook 2007 的郵件分類
• 管理郵件分類

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