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釋放 Microsoft Dynamics CRM 儲存空間

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發行︰ 2016年11月

適用於： Dynamics CRM 2015

這些方法透過移除或刪除 Microsoft Dynamics 365 中不同類型的資訊，來減少所用的儲存空間量。 使用其中一或多種方法，可透過 Microsoft Dynamics 365 控制總資料儲存使用情況。 您可以在需要時刪除特定類別的資料，也可以設定大量刪除工作以設定的間隔重複執行。

警告

本主題中的建議包含刪除附註、附件、匯入歷程記錄及其他資料。 刪除資料之前，請確定您不再需要該資料，因為無法擷取已刪除的資料。 一旦刪除資料，就沒有「復原」動作可以還原您的資料。 這表示，提高您的 Microsoft Dynamics CRM Online 訂閱的儲存空間量會比減少使用的儲存空間量更合理。

注意

除了方法 3 和 5 之外，所有方法都要求您具有系統管理員的 Microsoft Dynamics 365 資訊安全角色，例如 [系統管理員]。 這提供大量刪除記錄及刪除系統作業的權限。

本主題內容

方法 1：使用大量刪除工作來刪除大量電子郵件和工作流程執行個體

方法 2：評估及刪除擱置的工作流程

方法 3：使用進階尋找移除電子郵件附件

方法 4：使用大量刪除工作來移除包含附件的電子郵件訊息

方法 5：使用進階尋找移除包含附件的附註

方法 6：使用大量刪除工作來移除包含附件的附註

方法 7：移除大量重複資料偵測工作和重複資料記錄的相關複本

方法 8：使用大量刪除工作來刪除大量匯入執行個體

方法 9：使用大量刪除工作來刪除大量刪除工作執行個體

方法 10：刪除稽核記錄

方法 1：使用大量刪除工作來刪除大量電子郵件和工作流程執行個體

警告

如果刪除此資料，便無法再得知電子郵件是否透過大量電子郵件傳送，或者工作流程規則是否針對記錄執行。 傳送的電子郵件和針對工作流程記錄執行的動作仍會保留。

  1. 移至 [設定] > [資料管理]。

  2. 選擇 [大量記錄刪除]。 選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。

  3. 選擇 [下一步]。

  4. 在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。

  5. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    系統作業類型 – 等於 – 大量電子郵件；工作流程；

    狀態原因 – 等於 – 成功

    完成日期 – 早於 X 個月 – 1

  6. 將三個準則列組成群組：

    1. 選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。

    2. 選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。

  7. 選擇 [下一步]。

  8. 在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。

  9. 選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。

  10. 選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。

  11. 如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。

  12. 選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。

方法 2：評估及刪除擱置的工作流程

有時因為有永遠無法符合的條件，或不允許工作流程繼續的其他原因，工作流程會進入擱置狀態。

警告

有些工作流程因為等待尚未符合的預期條件，而處於擱置狀態。 例如，工作流程可能等待工作完成。

  1. 選擇 [進階尋找]。

  2. 在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。

  3. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    系統作業類型 – 等於 – 工作流程

    狀態原因 – 等於 – 等待中

  4. 將兩個準則組成列：

    1. 選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。

    2. 選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。

  5. 選擇 [尋找]。

  6. 在結果視窗中，您可以開啟每個項目，決定是否可以刪除工作流程。

方法 3：使用進階尋找移除電子郵件附件

警告

如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用此附件。 不過，如果儲存於 Microsoft Office Outlook，則它們仍會在該處。

  1. 選擇 [進階尋找]。

  2. 在 [尋找] 清單中，選取 [電子郵件訊息]。

  3. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    電子郵件附件 (項目)

    檔案大小 (位元組) – 大於 - 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 25000。

  4. 選擇 [結果]。

  5. 目前在 [活動] 底下，會有附件大於 'X' 位元組之電子郵件訊息的清單。 檢閱電子郵件，並視需要刪除附件。

方法 4：使用大量刪除工作來移除包含附件的電子郵件訊息

警告

如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用電子郵件訊息及其關聯的附件。 不過，如果儲存於 Microsoft Office Outlook，則它們仍會在該處。

  1. 移至 [設定] > [資料管理]。

  2. 選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。

  3. 選擇 [下一步]。

  4. 在 [尋找] 清單中，選取 [電子郵件訊息]。

  5. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    狀態原因 – 等於 – 已完成

    實際結束 – 早於 X 個月 – 1

    電子郵件附件 (項目)

    檔案大小 (位元組) – 大於 – 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 25000。

  6. 將前兩個準則組成列：

    1. 選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。

    2. 選取這兩個準則列，然後選擇 [群組和]。

  7. 選擇 [下一步]。

  8. 在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。

  9. 選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。

  10. 選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。

  11. 如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。

  12. 選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。

方法 5：使用進階尋找移除包含附件的附註

警告

如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用附註及其關聯的附件。

  1. 選擇 [進階尋找]。

  2. 在 [尋找] 清單中，選取 [附註]。

  3. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    檔案大小 (位元組) – 大於 – 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 1048576。

  4. 選擇 [結果]。

  5. 您現在將擁有比您指定的大小還大的附件清單。

  6. 選取個別或多個附件，然後選擇 [刪除] (X)。

方法 6：使用大量刪除工作來移除包含附件的附註

警告

如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用附註及其關聯的附件。

  1. 移至 [設定] > [資料管理]。

  2. 選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。

  3. 選擇 [下一步]。

  4. 在 [尋找] 清單中，選取 [附註]。

  5. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    檔案大小 (位元組) – 大於 – 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 1048576。

    建立時間 – 早於 X 個月 – 1

  6. 將兩個準則組成列：

    1. 選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。

    2. 選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。

  7. 選擇 [下一步]。

  8. 在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。

  9. 選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。

  10. 選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。

  11. 如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。

  12. 選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。

方法 7：移除大量重複資料偵測工作和重複資料記錄的相關複本

每次重複資料偵測工作執行時，都會在資料庫中儲存每筆重複資料記錄的複本，做為重複資料偵測工作的一部分。 例如，如果有 100 筆重複資料記錄，每次執行重複資料偵測工作，無論是手動或週期性，在找到這些重複資料後，都會將這 100 筆重複資料記錄儲存在資料庫中該重複資料偵測工作執行個體底下，直到合併或刪除重複資料，或直到該重複資料偵測工作執行個體刪除為止。

  1. 移至 [設定] > [資料管理]。

  2. 選擇 [重複資料偵測工作]。

  3. 選取您想要刪除的重複資料偵測工作執行個體，然後選擇 [刪除] (X)。

若要避免浪費儲存空間，請務必立即解決重複資料，才不會在多個重複資料偵測工作中回報重複資料。

方法 8：使用大量刪除工作來刪除大量匯入執行個體

每次執行大量匯入時，都有一個系統作業與該匯入相關聯。 系統作業詳細資料顯示哪些記錄匯入成功，哪些記錄失敗。

警告

當您刪除這些大量匯入工作之後，便看不到已匯入何種資料，也無法復原匯入。

  1. 移至 [設定] > [資料管理]。

  2. 選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。

  3. 選擇 [下一步]。

  4. 在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。

  5. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    系統作業類型 – 等於 – 匯入

    狀態原因 – 等於 – 成功

    完成日期 – 早於 X 個月 – 1

  6. 將三個準則列組成群組：

    1. 選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。

    2. 選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。

  7. 選擇 [下一步]。

  8. 在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。

  9. 選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。

  10. 選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。

  11. 如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。

  12. 選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。

方法 9：使用大量刪除工作來刪除大量刪除工作執行個體

當您大量刪除資料時，例如使用本文中所描述的許多方法，便會建立大量刪除系統作業，可予以刪除。

警告

刪除這些工作之後，會失去先前執行之大量刪除工作的歷程記錄。

  1. 移至 [設定] > [資料管理]。

  2. 選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。

  3. 選擇 [下一步]。

  4. 在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。

  5. 將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：

    系統作業類型 – 等於 – 大量刪除

    狀態原因 – 等於 – 成功

    完成日期 – 早於 X 個月 – 1

    注意

    您也可以刪除已失敗或取消的工作。

  6. 將三個準則列組成群組：

    1. 選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。

    2. 選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。

  7. 選擇 [下一步]。

  8. 在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。

  9. 選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。

  10. 選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。

  11. 如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。

  12. 選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。

方法 10：刪除稽核記錄

當您啟用稽核時，Microsoft Dynamics 365 會建立稽核記錄以儲存記錄 (Record) 的稽核記錄 (Audit History)。 您可以在不再需要這些稽核記錄 (Audit Log) 時將之刪除，以釋放空間。

警告

當您刪除稽核記錄後，就無法再檢視該稽核記錄涵蓋期間內的稽核歷程記錄。

  1. 移至 [設定] > [稽核]。

  2. 在 [稽核] 區域中，選擇 [稽核記錄管理]。

  3. 選取最舊的稽核記錄，然後選擇 [刪除記錄]。

  4. 在確認訊息中，選擇 [確定]。

注意

您只能刪除系統上最舊的稽核記錄。 若要刪除一個以上的記錄，您必須重複刪除現有最舊的稽核記錄，直到已刪除足夠的記錄為止。

另請參閱

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