撰寫使用者介面內容的建議
適用於此 Power Platform Well-Architected 的體驗最佳化檢查清單建議：
| XO:09 | 內容必須易於理解並提供明確的方向。 使用平易近人、一致且專業的語氣，以促進任務完成。 |
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本指南介紹了針對使用者體驗製作有效內容的建議。 內容是使用者介面中溝通的主要模式，在傳達複雜想法方面比單獨的視覺元素擁有更大的力量。 我們在應用程式中使用的字詞會影響使用者導航和感知的方式，無論我們是引導他們完成流程還是分享重要的系統資訊。
關鍵設計原則
編寫作為使用者介面設計一部分的內容既是一門藝術，也是一門科學。 將這些文案最佳做法與視覺設計最佳做法相結合將改善使用者體驗。
使內容可掃描
在使用商業應用程式時，人們對 UI 的功能不感興趣，也不被華麗的語言所娛樂。 他們專注於任務完成。 透過用簡短的、可瀏覽的區塊來寫作來幫助他們。 將文字分成較短的句子和段落。 避免過於熱情的語言。 使用者在存取使用者介面時經常會考慮到特定的目標，內容應該引導他們無縫地實現這些目標。
保持簡潔。 內容應該要簡明扼要。 簡潔並不意味著有限，而是意味著高效率。 在保持意義的同時，盡可能少用單字。 確保內容中的每個字都有其目的。 僅在正確的時間提供必要的資訊。 請記住，太多的內容不太可能被閱讀。 遵循馬克吐溫的建議：「寫作很容易。 您所要做的就是劃掉錯誤的單字。」
從最重要的信息開始：價值主張。 如果空間允許，請添加一兩段簡短的段落，並按重要性順序列出詳細資訊。 如果您需要了解更多資訊，請使用「閱讀更多」連結。 有時，先寫郵件正文然後寫標題會比較容易。
盡可能使用特定的動詞。 特定動詞比通用動詞對人更有意義。 通過使用「獲取」、「更新」、「選擇」或「更改」等特定詞，幫助使用者快速了解可用選項或必要的操作。您可以通過消除具有多種含意的單詞來避免混淆並減少歧義。
保持上下文相關且以任務為中心
告訴人們他們需要知道什麼。 內容應提供使用者完成任務或在 UI 中做出明智決策所需的基本資訊。 使用者依靠內容來指導他們的互動，並期望滿足他們需求的清晰、相關的資訊。 內容絕不能引起混亂或沮喪。
一口大小的塊創造出自然的流動。 關注使用者、所採取的行動或他們接下來可以期待什麼。 為了避免挫折感和認知負擔，請勿包含不相關或分散目前任務注意力的資訊。
將利益放在行動或功能之前。 這種方法透過首先解釋其好處來提高使用者快速完成任務的能力。 當他們完成行動後會產生什麼正面的結果？ 在告訴他們採取行動之前解釋好處，並避免在解釋原因之前要求他們採取行動。
對於任務層級的內容，不要專注於以阻礙性的方式吹噓您的公司品牌。 例如，放棄「Microsoft Connector 接駁車服務將在下午 2:15 到達您的校園位置」，而改為「班車將在下午 2:15 到達」。
用通俗易懂的語言說話
使用目標受眾易於理解的簡單明瞭的語言，沒有不必要的行話或技術術語。 使用者應該能夠輕鬆理解內容，減少混淆或誤解的可能性，最終提高參與度。 保持閱讀水準不高於十年級。 保持適當的閱讀水平可以增強可存取性和包容性，滿足更廣泛的使用者需求。
包括 25 個單字或更少的句子。 句子應該簡短簡潔。 包含充足資訊的短句有助於理解，使內容更容易閱讀和理解。
避免使用行話和縮寫。 即使大多數軟體工程師也喜歡簡單的、非技術性的語言。 避免錯誤訊息中出現行話尤其重要。 同樣重要的是要記住，許多常見短語都是口語，可能對每個人都不有意義。
用更簡單的單字取代過於技術性的單字。 「配置」、「啟動」或「無效」等字眼不必要地具有技術性。 保持簡單。 僅使用使用者熟悉的首字母縮略詞。 在每頁第一次提到的地方拼出首字母縮略詞，並包含括號中的參考文獻；例如，「號召性用語 (CTA)」。
避免雙重否定。 雙重否定會增加認知負荷。 它們使人們花費額外的時間來解碼資訊。 專注於直接、積極的行動。
使用禮貌和友好的語氣
要有禮貌，但不要過分討好。 人們期望得到提示並採取行動。沒有必要在整個 UI 中使用「請」。 謹慎使用「請」和「抱歉」等詞語，將它們保留在繁重的任務、由於您的錯誤而導致的或會產生嚴重後果的任務上。 然而，在 UI 內容中表現出粗魯、自以為是、傲慢或憤世嫉俗絕不是好習慣。
寫作就像直接與使用者交談一樣。 使用「您」可以透過專注於使用者來支持友善的語氣，並有助於避免被動語態。 省略代名詞和伴隨的助動詞，並以動詞開始句子。 再次強調，重點是使用「您」或「您的」來建立聯繫。
避免混合使用第一人稱所有格 (「我的儀表板」) 和第二人稱語言，以減少認知負荷。
當產品或應用程式面向使用者時，請使用「我們」或您組織的名稱。 清楚誰在說話或在做什麼，避免混淆。 例如，使用「我們找到了這些結果」而不是「我找到了這些結果」。使用「我們」可以讓使用者介面感覺更加人性化，並展示對系統錯誤的責任，強調使用者在每一步中的重要性。 但是，請避免過度使用「我們」，因為它會分散使用者的需求。 為了使焦點集中在使用者身上，請為系統錯誤、狀態更新和其他系統相關問題保留「我們」。
使用常見的縮寫形式，例如「it's」、「you're」、「that's」和「don't」，以營造友好、非正式的語氣。 切勿以所有格形式使用公司名稱，並避免以縮寫形式使用。 避免模稜兩可的縮寫，例如「there'd」和「whatre」。避免在使用者介面中混合縮寫和拼寫單詞，因為這會造成不一致並降低信任度。 使用拼寫出來的單字代替常見的縮寫會帶來不必要的形式。
保持風格的一致性
一致地使用一個單字或短語來指整個體驗中的特定操作。 例如，如果您在介面的一個區域中將保護預訂的過程稱為「預訂」請不要在其他地方將其稱為「計劃」或「調度」。 為了幫助提高一致性，請檢查整個組織中的字詞使用情況。 為您的風格指南創建一個商定的術語清單，您的團隊可以參考。
使用適當的大寫。 例如，同意在整個 UI 中使用句子大小寫，僅將句子中的第一個單字大寫，專有名詞 (人名、地名和某些產品的名稱) 始終大寫。 對於副標題、按鈕和超連結，請使用不含標點符號的句子大小寫。 如有疑問，請勿大寫。 職位名稱 (財務長)、組織名稱或部門 (人力資源)、品牌產品或計劃以及人名和地名均使用首字母大寫。 在任何情況下都不建議全部大寫。 如果您需要強調文字，請考慮使用不同的排版樣式，例如大小、字體粗細或顏色，而不是全部大寫。
優先考慮正確的句子結構
人們對您的申請反應和感受部分取決於寫作的品質以及您溝通時的整體聲音和語氣。 一般來說，寫作時有四種類型的陳述 (或句子結構)。 通常，UI 內容會使用四種中的三種，這取決於內容的目的和產品的性質。
- 經常使用聲明性語句。 元件功能的描述是您可以使用聲明性語句的範例。
- 自由使用命令。 這些是提示和命令，例如要求使用者查看更改，然後提交。
- 謹慎使用疑問句。 這些都是問題。 當使用者必須做出選擇時，它們在產品流程中是可以接受的。 它們可以幫助發現解決方案或闡明使用者的需求。
- 謹慎使用感歎句，因為它們的積極影響會隨著過度使用而減弱。
知道何時使用主動語態
在主動語態中，主詞執行句子中的動作；例如，「輸入幾個字母」。在被動語態中，主詞接受動作；例如，「應輸入幾個字母」。
被動語態掩蓋或省略了行動者，使句子不那麼直接，有時甚至含糊不清。 它缺乏明確性和權威性。
下表說明瞭主動語態與被動語態。
| 活動中 | 被動 |
|---|---|
| 「點擊『提交』按鈕儲存您的更改。」 | 「點擊『提交』按鈕後，您的更改將被保存。」 |
| 「輸入您的電子郵件地址以接收更新。」 | “輸入電子郵件位址後將收到更新。” |
| 「從下拉式選單中選擇您的首選語言。」 | 「可以從下拉式選單中選擇首選語言。」 |
| 「在表格中填寫您的聯絡資訊。」 | 「表格應填寫聯絡資訊。」 |
| 「在繼續之前請先查看條款和條件。」 | 「在繼續之前應先審查條款和條件。」 |
| 「點擊影像即可查看完整尺寸。」 | 「點擊影像即可查看全尺寸影像。」 |
在每個範例中，主動語態透過指定使用者 (主體) 需要採取的操作來向他們提供清晰的指令。 這種清晰度有助於使用者更有效地了解他們需要做什麼，因為它提供了更好的方向。 在被動範例中，沒有指定演員，因此不清楚誰應該對主題執行操作。 使用者應該知道何時需要採取行動。
被動語態可用於軟化訊息或避免過於直接，例如發生錯誤時；例如，當重點是傳達有關所發生事件的訊息而不是分配過失或責任時，請使用被動語態。 無論是誰的錯，我們都會發現失敗令人沮喪。 永遠不要暗示責備或指責使用者。
下表說明瞭錯誤消息中的主動語態與被動語態。
| 活動中 | 被動 |
|---|---|
| 「您輸入的密碼不正確。」 | 「密碼輸入錯誤。」 |
| 「我們找不到該檔案。」 | 「找不到檔案」。 |
| 「您已經提交了表格。」 | 「表格已提交。」 |
| 「我們處理您的要求時，服務發生錯誤。」 | 「處理您的要求時發生錯誤。」 |
| 「我們保存了變更內容。」 | 「您的變更已儲存。」 |
對於最佳做法和標準，請依靠主動語態。 但是，對於一般準則 (尤其是在建議避免的事情或錯誤訊息時)，請使用被動語態。
注意輔助科技所需的內容
可存取性涉及確保所有使用者 (包括殘障人士) 都能感知、操作和理解內容。 圖像的描述性替代或替代文本等功能可確保依賴輔助技術的使用者可以訪問和輕鬆理解 UI 內容。 雖然替代文字通常與圖像一起使用，以便為螢幕閱讀器提供文本說明，但它也可用於網頁上的非文本元素，例如視頻、音訊檔、圖表、圖形和互動式元件 (如按鈕或圖示)。
編寫替代文本時，請提供簡潔的描述性文本，以傳達圖像的目的和內容。 它應該清晰、資訊豐富並且與影像的上下文相關。 避免過於技術性的語言或不必要的細節。 專注於傳達基本資訊，例如關鍵對象、動作或視覺元素，同時避免對圖像進行主觀解釋。 保持簡潔，以確保螢幕閱讀器可以有效地閱讀它。 請記住，替代文本最大長度的標準建議約為 125 個字元。 用中性語氣書寫，並確保內容語法正確。
為國際讀者寫作
在為全球使用的應用程式編寫內容時，請考慮文化多樣性和敏感性，以確保對來自不同背景的使用者具有包容性和相關性。 使用全球受眾易於理解的中性語言。 避免口語、俚語或特定於文化的引用。 這樣，您就不會意外地排除或冒犯來自不同地區或語言背景的使用者。 提供介面的在地化版本，並根據每個目標受眾的語言和方言偏好進行客製化翻譯，以增強使用者參與度和理解力。
為國際受眾設計內容時了解文化規範、價值觀和偏好。 不同的文化有不同的溝通方式、禮儀和社會規範，這些都會影響使用者的行為和期望。 建立與使用者產生共鳴的介面需要考慮諸如顏色象徵、影像和每種文化特有的內容呈現格式等因素。 選擇對不同文化背景的使用者有意義的圖標和影像等視覺元素。 雖然某些符號可能具有普遍意義，但其他符號的解釋可能會因文化規範和信念而有很大差異。 在設計和在地化過程中與當地專家合作或進行使用者測試可以提供有價值的見解，並確保介面反映目標受眾的文化差異和偏好。