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針對 Excel Online 資料表或 SharePoint 清單中的各資料列匯出編頁報表

  • 發行項

透過 Power Automate，您可以將 Power BI 編頁報表以各種支援的格式自動匯出，並分散至各種案例。 在本文中，您將使用 Power Automate 範本，自動設定單一或多個編頁報表的週期性匯出。 您將以所需的格式針對 Excel 網頁版資料表或 SharePoint Online 清單中的每個資料列將其匯出。 您可以將匯出的編頁報表分散至工作或學校用 OneDrive 或 SharePoint Online 網站，或是透過 Office 365 Outlook 以電子郵件傳送。

顯示如何使用 Excel 網頁版資料表匯出編頁報表的螢幕擷取畫面。

Excel 網頁版資料表或 SharePoint Online 清單中的每個資料列都可以代表單一使用者，以訂閱基礎來接收編頁報表。 相反地，每個資料列也可以代表您要分散的唯一編頁報表。 您的資料表或清單需要有指定如何分散報表的資料行 (無論是 OneDrive、SharePoint Online 或 Outlook)。 Power Automate 流程會在其 Switch 陳述式中使用此資料行。

在尋找 Power BI 編頁報表的其他 Power Automate 範本嗎？ 請參閱使用 Power Automate 匯出 Power BI 編頁報表。

必要條件

若要遵循此做法，請確定您符合這些準則：

  • 您可以發佈至 [我的工作區]，或者對於任何其他工作區，您至少有參與者角色。
  • 存取 Power Automate 中的標準連接器，其隨附於任何 Office 365 訂閱。
  • 若您正在使用 Excel 網頁版資料表，則必須將其格式化為 Excel 中的資料表。 若要深入了解，請參閱建立資料表。

匯出資料表或清單中每個資料列的編頁報表

注意

下列步驟與影像會示範如何使用 Export a Power BI paginated report for each row in an Excel Online table (為 Excel Online 資料表中的各個資料列匯出 Power BI 編頁報表) 範本來設定流程。 您可以遵循相同的步驟，使用 Export a Power BI paginated report for items in a SharePoint Online list (為 SharePoint Online 中的項目匯出 Power BI 編頁報表) 範本來建立流程。 SharePoint Online 清單會包含如何匯出編頁報表的相關資訊，而不是 Excel Online 資料表。

  1. 登入 Power Automate flow.microsoft.com。

  2. 選取 [範本]，然後搜尋編頁報表。

    Power BI 編頁報表的 Power Automate 範本的螢幕擷取畫面。

  3. 選取 Export a Power BI paginated report for each row in an Excel Online table (針對 Excel 網頁版資料表中的各個資料列匯出 Power BI 編頁報表) 或 Export a Power BI paginated report for items in a SharePoint Online list (針對 SharePoint Online 中的項目匯出 Power BI 編頁報表) 範本。 請確定您已登入 Excel 網頁版、Power BI、工作或學校用 OneDrive、SharePoint Online，以及 Office 365 Outlook。 選取 [繼續]。

    顯示所選流程所連線之應用程式的螢幕擷取畫面。

  4. 若要設定流程的定期，請選取 [頻率] 中的選項，然後輸入所需的 [間隔] 值。

    此螢幕擷取畫面顯示您流程的循環選取位置。

  5. (選擇性) 選取 [顯示進階選項] 以設定特定定期參數，包括時區、開始時間、在這幾天內、在這幾小時內，以及在這幾分鐘內。

    顯示選取進階週期選項選項的螢幕擷取畫面。

  6. 在 [位置] 方塊中，選取 [工作或學校用 OneDrive] 或儲存您的 Excel 網頁版資料表或 SharePoint Online 清單所在的 [SharePoint Online 網站]。 然後從下拉式清單中選取 [文件庫]。

    顯示選取 Excel Online 資料表位置的螢幕擷取畫面。

  7. 在 [檔案] 方塊中選取 Excel 網頁版檔案或 SharePoint Online 清單。 從 [資料表] 方塊的下拉式清單中，選取資料表或清單的名稱。

    選取 Excel 網頁版檔案與資料表的名稱。

    提示

    如需了解如何將資料格式化為 Excel 中的資料表，請參閱建立資料表。

  8. 將要用於檔案名稱的變數初始化。 您可以保留或修改 [名稱] 與 [值] 的預設值，但要保留 [類型]，值為 [字串]。

    顯示 [預設輸出檔名] 對話方塊的螢幕擷取畫面。

  9. 在 [工作區] 方塊中，選取保留容量中的工作區。 在 [報表] 方塊中，選取您要匯出的所選工作區編頁報表。 若您從下拉式清單中設定 [輸入自訂值]，您可以將 [工作區] 與 [報表] 設定為等於 Excel 網頁版資料表或 SharePoint Online 清單中的資料行。 這些資料行應分別包含「工作區識別碼」與「報表識別碼」。

  10. 從下拉式清單中選取 [匯出格式]，或將其設定為等於包含所需匯出格式的 Excel 網頁版資料表資料行。 例如 PDF、DOCX 或 PPTX。 您可以選擇指定編頁報表的參數。 若要尋找參數的詳細描述，請參閱 Power BI REST API 的連接器參考。

    顯示 [編頁報表匯出至檔案] 對話方塊的螢幕擷取畫面。

  11. 匯出之後，在 [值] 方塊中輸入編頁報表的名稱。 請務必輸入副檔名。 您可以靜態設定，例如 .pdf、.docx 或 .pptx。 或是，透過選取 Excel 資料表中對應到所需匯出格式的資料行以動態設定。

    顯示選取報表的名稱與副檔名的螢幕擷取畫面。

  12. 在 [切換] 動作中，將 Excel 網頁版資料表中對應到所需傳遞方法的資料行填入 [開啟] 方塊：OneDrive、SharePoint 或 Email。

    顯示 [切換] 區段的螢幕擷取畫面，其中您在 Excel Online 資料表中填入 [開啟] 方塊中的資料行。

  13. 在 [案例]、[案例 2] 與 [案例 3] 節中，輸入在上一個步驟中所選 Excel 網頁版資料表資料行中出現的值。

    此螢幕擷取畫面顯示輸入案例、案例 2 和案例 3 值的位置。

  14. 若您要將編頁報表儲存至 OneDrive，請選取要儲存的資料夾路徑。

    螢幕擷取畫面顯示要儲存到 OneDrive 的案例。

  15. 若您要將編頁報表儲存至 SharePoint Online，請輸入網站位址，以及儲存該報表的資料夾路徑。

    此螢幕擷取畫面顯示將編頁報表儲存至 SharePoint Online。

  16. 若您要透過 Outlook 以電子郵件傳送編頁報表，請填入 [收件人]、[主旨]，以及 [本文] 方塊。 這些方塊可能會包含靜態內容，或是包含 Excel 網頁版資料表或 SharePoint Online 清單中的動態內容。 Power Automate 會自動將您的編頁報表附加到此電子郵件。

    此螢幕擷取畫面顯示透過 Outlook 以電子郵件傳送編頁報表。

  17. 當您完成時，請選取 [新的一步] 或 [儲存]。 Power Automate 會建立及評估流程，並讓您知道是否找到錯誤。

  18. 若發生錯誤，請選取 [編輯流程] 加以修正。 否則，請選取 [上一步] 箭頭以檢視流程詳細資料，並執行新流程。

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