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使用 Power Automate 和 Dataverse 建立核准迴圈

  • 發行項

Dataverse 可供建置流程，將資訊儲存在雲端流程之外的資料庫中。 最好的範例就是核准。 若您將核准狀態儲存在表格中，您的流程就可以在其上運作。

在此範例中，您將建立核准程序，而此程序會在使用者將檔案新增到 Dropbox 時開始執行。 當檔案新增之後，檔案的相關資訊會出現在應用程式中，讓審查者可以在其中核准或拒絕該項變更。 當審查者核准或拒絕變更之後，會傳送電子郵件通知，而被拒絕的檔案將會從 Dropbox 中刪除。

執行本節所述的步驟，您可以建置︰

  • 自訂資料表，其中包含新增到 Dropbox 之各個檔案的相關資訊，以及檔案的狀態為已核准、已拒絕或待決。
  • 流程，可在檔案新增到 Dropbox 時，將資訊新增到自訂資料表；在檔案核准或被拒時傳送電子郵件；以及刪除被拒的檔案。 下列步驟示範如何從頭建置這類雲端流程；您也可以從範本建立類似的流程。
  • 應用程式，審查者可在其中核准或拒絕新增到 Dropbox 的檔案。 您將使用 Power Apps 依據自訂資料表中的資料欄，自動產生此應用程式。

先決條件

組建資料表

  1. 登入 Power Apps。

  2. 在左側瀏覽列中，選取資料表。

  3. 選取新資料表，然後選取新資料表。

  4. 指定新資料表的顯示名稱與複數名稱。 在此範例中，兩個名稱均為 ReviewDropboxFiles。 您可以選擇是否新增說明。

    新表格對話方塊的螢幕截圖。

  5. 選取儲存以儲存表格。

新增欄至資料表

  1. 在表格頁面中選取 ReviewDropboxFiles表格，然後選取新>資料欄。

    新資料欄選項的螢幕截圖。

  2. 使用下列屬性建立名為核准者的新資料欄：

    • 將顯示名稱設定為核准者。
    • 將資料類型設定為單行文字。
    • 將格式設定為 電子郵件。
    • 將需求設定為業務需求。

  3. 使用下列屬性建立名為狀態的新資料欄：

    • 將顯示名稱設定為狀態。
    • 將資料類型設定為單行文字。
    • 將格式設定為文字。
    • 將需求設定為業務需求。

  4. 使用下列屬性建立名為檔案識別碼的新資料欄：

    • 將顯示名稱設定為檔案識別碼。
    • 將資料類型設定為單行文字。
    • 將格式設定為文字。
    • 將需求設定為業務需求。

登入並建立雲端流程

  1. 登入 Power Automate。

  2. 在右上角的功能表中，選取您已在其中建立資料庫的環境。 若您未選取相同的環境，就看不到您的表格。

  3. 移至我的流程並選取新流程>自動化雲端流程。

新增檔案時啟動

  1. 在建立自動化雲端流程對話方塊中，輸入流程的名稱，並搜尋何時建立檔案 Dropbox 觸發程序。

  2. 在資料夾底下，選取資料夾圖示，然後瀏覽至檔案的新增位置。

新增資料至資料表

  1. 在設計工具中，選取新步驟並搜尋 新增新的列 Dataverse 動作。

  2. 如以下螢幕截圖所示，設定動作：

    1. 在表格名稱下拉式功能表中，選取 ReviewDropboxFiles 表格。

    2. 在核准者欄位中，輸入檔案審查者的電子郵件地址。

    3. 在欄位識別碼欄位中，從動態內容清單，選取欄位識別碼。

    4. 在名稱欄位中，從動態內容清單選取檔案名稱。

    5. 在狀態欄位中，輸入 等待中。

    設定好的新增新的列 Dataverse 動作螢幕截圖。

檢查檔案是否已經過審查

  1. 在新增新的列動作底下，選取新步驟並搜尋一直做直到動作。

  2. 如以下螢幕截圖所示，設定一直做直到動作：

    1. 在動作中選取左側方塊，然後從動態內容清單中選取狀態。

    2. 在中間下拉式功能表中，選取不等於。

    3. 在右側方塊中，輸入等待中。

  3. 在一直做直到動作中，選取 新增動作，並搜尋依照識別碼取得列 Dataverse 動作。

  4. 如以下螢幕截圖所示，設定依識別碼取得列動作：

    1. 在表格名稱下拉式功能表中，選取 ReviewDropboxFiles 表格。

    2. 在列識別碼欄位中，從動態內容清單，選取欄位識別碼。

查看項目是否已核准

  1. 在一直做直到動作底下，選取新步驟並搜尋條件動作。

  2. 如以下螢幕截圖所示，設定條件動作：

    1. 在動作中選取左側方塊，然後從動態內容清單中選取狀態。

    2. 在中間下拉式功能表中，選取不等於

    3. 在右側的方塊中，輸入已核准。

傳送通知電子郵件

  1. 在如果是動作底下，選取 新增動作 ，並搜尋 傳送電子郵件 (V2) Office 365 Outlook 動作。

  2. 如以下螢幕截圖所示，設定傳送電子郵件 (V2) 動作：

    1. 在收件者欄位中，輸入您要在項目被接受時通知的人員地電子郵件地址。

      提示

      指定您自己的地址可讓流程測試更加順利。 您可以在流程準備就緒可供實際使用時，再進行變更。

    2. 在主題欄位中，從動態內容清單選取檔案名稱。

    3. 在內文欄位中，輸入 此項目已被核准。

  3. 在如果否動作底下，重複執行此程序的步驟 2，但將電子郵件訊息內文指定位此項目已被拒絕。

刪除被拒絕的檔案

  1. 在拒絕郵件的傳送電子郵件 (V2) 動作中，選取新增動作並搜尋 刪除檔案 Dropbox 動作。

  2. 在檔案欄位中，從動態內容清單，選取欄位識別碼。

儲存流程

  1. 在畫面頂端，輸入已建立之雲段流程的名稱，然後選取儲存。

  2. 在 Dropbox 中，將至少兩個檔案新增至您指定的資料夾中：一個用於測試核准，另一個用於測試拒絕。

建置應用程式

  1. 登入 Power Apps。

  2. 移至建立頁面，然後選取 Dataverse。

  3. 選取您的 Dataverse 連接，然後按一下 ReviewDropboxFiles 表格。

    如果這是您第一次使用，系統會提示您建立與 Dataverse 的連線。

  4. 如果出現歡迎使用 Power Apps Studio 對話方塊，您可以照著做或跳過。

自訂應用程式

在此步驟，應用程式應分別包含瀏覽、查看詳細資料和編輯項目三個畫面。

若要從畫面新增或移除欄位：

  1. 在樹狀檢視圖中，選取想要的畫面。

  2. 選取畫面的根元素。

  3. 選取右側窗格中的編輯。

    編輯欄位選項的螢幕截圖。

目前的範例包含每個畫面的下列欄位：

  • 在瀏覽畫面中， 有 Dataverse 表格的名稱和狀態資料欄。
  • 在詳細資料畫面中， 有 Dataverse 表格的名稱、狀態、檔案識別碼和核准者資料欄。
  • 在編輯畫面中，有名稱資料欄的欄位，以及 Dataverse 表格的狀態 資料欄的編輯文字欄位。

測試整體解決方案

  1. 在 Power Apps 中，選取工具列上的播放按鈕，打開預覽模式。

    預覽應用程式按鈕的螢幕截圖。

  2. 選取清單中第一個檔案旁的箭號，以查看該檔案的詳細資料。

  3. 選取鉛筆圖示以變更檔案的詳細資料。

  4. 在狀態方塊中輸入已核准，並選取核取方塊圖示來儲存您的變更。 幾分鐘後，您將會收到指出檔案已核准的電子郵件。

  5. 重複先前的步驟，但是在狀態欄位輸入已拒絕 (或除了已核准的之外所有)。 幾分鐘後，您將會收到電子郵件，指出檔案已被拒絕，且檔案將會從 Dropbox 刪除。