開始使用電子文件探索 (標準版)
提示
新的 Microsoft Purview 入口網站現已提供電子檔探索 (預覽) 。 若要深入瞭解如何使用新的電子檔探索體驗，請參閱 瞭解電子檔探索 (預覽) 。
Microsoft Purview 中的 Microsoft Purview 電子文件探索 (Standard) 提供基本電子檔探索工具，組織可用來在 Microsoft 365 和 Office 365 中搜尋和導出內容。 您也可以使用電子檔探索 (Standard) 在內容位置放置電子檔探索保留，例如 Exchange 信箱、SharePoint 網站、OneDrive 帳戶和 Microsoft Teams。 不需要部署電子檔探索 (Standard) ，但IT系統管理員和電子檔探索管理員必須先完成一些必要工作，您的組織才能開始使用電子檔探索 (Standard) 來搜尋、導出和保留內容。
本文討論設定電子檔探索 (Standard) 所需的步驟。 這包括確保存取電子檔探索 (Standard) 所需的適當授權，並在內容位置放置電子檔探索保留，以及將許可權指派給您的IT、法律和調查小組，讓他們可以存取和管理案例。 本文也提供使用案例來搜尋和導出內容的高階概觀。
提示
如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。
步驟 1: 驗證並指派適當的授權
Microsoft Purview 電子文件探索 功能隨附於 Microsoft Purview。 視設定選項而定，授權需求即使在功能內也可能會有所不同。 如需授權需求、指引和選項，請 參閱 Microsoft 365 安全性 & 合規性指引。
如需如何指派授權的資訊，請參閱 指派授權給使用者。
步驟 2：確認已啟用必要的電子檔案探索應用程式
電子檔案探索 (Standard) 需要在您的 Microsoft 365 或 Office 365 組織中啟用下列企業應用程式。 如果未啟用這些應用程式，您將無法存取電子檔案探索 (Standard) 檢視、篩選和搜尋功能。
| 應用程式 | 應用程式識別碼 |
|---|---|
| ComplianceWorkbenchApp | 92876b03-76a3-4da8-ad6a-0511ffdf8647 |
| Microsoft Exchange Online 保護 | 00000007-0000-0ff1-ce00-0000000000000 |
| Office365Zoom | 0d38933a-0bbd-41ca-9ebd-28c4b5ba7cb7 |
如需如何檢視和啟用應用程式的詳細資訊，請參閱：
步驟 3：指派電子檔探索許可權
若要存取電子檔探索 (Standard) 或新增為電子檔探索 (Standard) 案例的成員，用戶必須獲指派適當的許可權。 具體而言，用戶必須新增為合規性入口網站中電子檔探索管理員角色群組的成員。 此角色群組的成員可以建立和管理電子檔探索 (Standard) 案例。 他們可以新增和移除成員、對使用者放置電子檔探索保留、建立和編輯搜尋，以及從電子檔探索 (導出內容 Standard) 案例。
如需設定電子檔探索許可權的逐步指引，請參閱 指派電子檔探索許可權。
步驟 4：建立電子檔探索 (Standard) 案例
注意事項
在有限的時間內，此傳統電子檔探索體驗也可在新的 Microsoft Purview 入口網站中使用。 在電子檔探索 (預覽) 體驗設定中啟用合規性入口網站傳統電子檔探索體驗，以在新的 Microsoft Purview 入口網站中顯示傳統體驗。
下一個步驟是建立案例，並開始使用電子文件探索 (標準版)。 完成下列步驟來建立案例並新增成員。 建立案例的使用者會自動新增為成員。
- 移至 合規性入口網站 ，並使用已獲指派適當電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。 組織管理角色群組的成員也可以建立電子文件探索 (標準版) 案例。
- 在合規性入口網站的左側瀏覽窗格中，選取 [全部顯示]，然後選取 [電子檔探索 (Standard) ]。
- 在電子檔探索 (Standard) 頁面上，選取 [建立案例]。
- 在 [ 新增案例 ] 飛出視窗頁面上，為案例命名 (必要) ，然後輸入選擇性描述。 案例名稱在組織中必須是唯一的。
- 選取 [儲存]以建立案例。
新案例會建立並顯示在 [電子文件探索 (標準版)] 頁面上。 您可能必須選取 [重新整理 ] 以顯示新案例。
步驟 5 (選擇性) ：將成員新增至電子檔探索 (Standard) 案例
注意事項
在有限的時間內，此傳統電子檔探索體驗也可在新的 Microsoft Purview 入口網站中使用。 在電子檔探索 (預覽) 體驗設定中啟用合規性入口網站傳統電子檔探索體驗，以在新的 Microsoft Purview 入口網站中顯示傳統體驗。
如果您在步驟 3 中建立案例，而且您是唯一會使用該案例的人，則不需要執行此步驟。 您可以開始使用案例，以建立電子文件探索保留、搜尋內容和匯出搜尋結果。 如果您想要讓其他使用者 (或角色群組) 存取案例，請執行此步驟。
在合規性入口網站的 [電子檔探索 (Standard) ] 頁面上，選取您要新增成員的案例名稱。
在案例首頁上，選取 [ 設定] 索引 標籤，然後選 取 [存取 & 許可權]。
在 [ 存取 & 許可權 ] 飛出視窗頁面的 [ 成員] 下，選取 [ 新增 ] 將成員新增至案例。
您也可以選擇將角色群組新增為案例的成員。 在 [角色群組] 底下，選取 [ 新增]。 您只能將屬於其成員的角色群組指派給案例。 這是因為角色群組會控制誰可以將成員指派給電子檔探索案例。
在可新增為案例成員的人員或角色群組清單中，選取您要新增的人員名稱 (或角色群組) 左側。 如果您有可新增為成員的人員或角色群組的大型清單，請使用 [搜尋] 方塊來搜尋清單中的特定人員或角色群組。
選取要新增為案例成員的人員或角色群組之後，請選取 [ 儲存 ] 以儲存新的成員或角色群組。
重要事項
如果從您新增為案例成員的角色群組中新增或移除角色，則角色群組會自動移除為案例的成員 (或角色群組是) 的成員。 這樣做的原因是要保護您的組織，避免不小心為案例成員提供額外的許可權。 同樣地，如果刪除角色群組，則會將之從其所屬的所有案例中移除。 如需詳細資訊，請參閱指派電子文件探索權限。
只有電子文件探索系統管理員可以從案例中移除成員。 身為電子文件探索管理員子群組成員的使用者，即使使用者已建立案例，也無法從案例中移除成員。
探索電子文件探索 (標準版) 工作流程
若要讓您開始使用電子檔探索 (Standard) ，以下是為感興趣的人員建立電子檔探索保留、搜尋與調查相關的內容，然後匯出該數據以供進一步檢閱的簡單工作流程。 在每個步驟中，我們也會反白顯示一些擴充的電子檔探索 (Standard 您可以探索的) 功能。
建立電子檔探索保留。 建立案例后的第一個步驟是將保留 (也稱為 電子檔探索保留) 在您調查相關人員的內容位置上。 內容位置包括 Exchange 信箱、SharePoint 網站、OneDrive 帳戶，以及與 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 群組相關聯的信箱和網站。 雖然此步驟是選用的，但建立電子文件探索保留會保留調查期間可能與案例相關的內容。 當您建立電子檔探索保留時，可以保留特定內容位置中的所有內容，也可以建立查詢式保留，只保留符合保留查詢的內容。 除了保留內容之外，另一個建立電子檔探索保留的好理由，是快速搜尋保留 (的內容位置，而不必在下一個步驟中建立並執行搜尋時，選取每個要搜尋) 的位置。 完成調查之後，您可以釋放您建立的任何保留。
搜尋內容。 建立電子檔探索保留之後，請使用內建的搜尋工具來搜尋保留的內容位置。 您也可以搜尋其他內容位置，以尋找可能與案例相關的數據。 您可以建立並執行與案例相關聯的不同搜尋。 您可以使用關鍵詞、屬性和條件來 建置搜尋查詢 ，以傳回最可能與案例相關之數據的搜尋結果。 您也可以：
- 檢視可協助您精簡搜尋查詢以縮小結果的搜尋統計數據。
- 預覽搜尋結果以快速驗證是否找到相關資料。
- 修改查詢，然後重新執行搜尋。
匯出和下載搜尋結果。 在您搜尋並尋找與調查相關的數據之後，您可以將它匯出 Office 365 供調查小組外部人員檢閱。 匯出資料為兩個步驟的程序。 第一個步驟是將案例中的搜尋結果導出 Office 365。 這可藉由將搜尋結果複製到Microsoft提供的 Azure 記憶體位置來完成。 下一個步驟是使用電子檔探索導出工具，將內容下載到本機計算機。 除了匯出的資料檔案之外，匯出套件還包含匯出報告、摘要報告和錯誤報告。