Exchange Online 監視中信箱使用率的服務建議
Exchange Online 服務諮詢會通知您信箱是否處於保留狀態，且有達到或超過其配額的風險。 這些服務諮詢可讓您了解組織中可能需要系統管理員介入的信箱數目。
這些服務諮詢會顯示在 Microsoft 365 系統管理中心 中。 若要檢視這些服務建議，您可以移至 [健康>情況 服務健康情況>Exchange Online]，然後在 [組織案例] 底下尋找 [信箱儲存限制]，或者您可以移至 [健康>情況 服務健康情況>Exchange Online 並選取 [作用中問題]選項 卡。以下是作用中問題下的信箱使用率服務諮詢範例。
當您存取服務諮詢時，您會在 [ 用戶影響] 下看到連結。 選取該鏈接會開啟飛出視窗，其中列出您租使用者受影響的信箱 GUID。 此清單限制為不超過 155 個信箱。
如果您的租用戶超過 155 個信箱，或接近其儲存配額，請造訪您的系統管理入口網站並存取您的信箱使用量報告。 或者，信箱使用量報告的直接 URL 是 https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsage。
注意事項
信箱使用量報告資訊可能會比信箱使用率服務諮詢警示后 24 小時。
這些服務諮詢代表什麼？
信箱使用率的服務諮詢會通知系統管理員有關信箱已保留且接近信箱儲存配額的資訊。 可放在信箱的保留類型包括訴訟保留、電子檔探索保留，以及設定為保留數據) 的 Microsoft 365 保留原則 (。 當信箱處於保留狀態時，使用者 (或自動化進程) 無法從其信箱中永久移除數據。 相反地，系統管理員應該在 Exchange Online (中設定通訊記錄管理 (MRM) 保留原則，以符合其組織與數據保留) 相關的合規性原則，將數據從使用者的主要信箱移至其封存信箱。
如果保留的信箱沒有封存，且達到重大或警告狀態，系統管理員應該 啟用封存信箱 ，並 啟用自動展開封存。 請確定指派給信箱的封存原則保留期間 (這會將電子郵件從主要信箱移至封存信箱) 視需要只保留主要信箱中的數據。 如果未完成任何動作來解決信箱使用率服務諮詢所識別的配額問題，使用者可能無法傳送或接收電子郵件訊息或會議邀請。
保留信箱但未封存
如果信箱處於保留狀態，且已接近或已達到其配額，而且沒有封存，系統管理員可以啟用封存 信箱 (，並可能 啟用自動展開 封存) ，同時確保 MRM 封存原則會套用至信箱。 (MRM 封存原則是 Exchange Online 中的保留原則，可將專案移至封存信箱。) 如需保留如何與主要信箱和可復原專案資料夾的配額和建議配額大小互動的詳細資訊，請參閱增加信箱保留的可復原專案配額。
具有封存的信箱保留
如果信箱處於保留狀態、具有封存，且已接近或已達到其可復原的專案配額，系統管理員可以增加 [可復原的專案] 資料夾的配額。 如需詳細資訊，請參閱增加信箱保留的 可復原專案配額。
如果系統管理員增加可復原的專案配額，他們也應該確定將專案移至封存信箱的 MRM 封存原則已套用至信箱。 封存原則的保留期間必須夠短，專案在移至封存之前，不會在主要信箱中保留太長的時間。
注意事項
MRM 封存原則也會將專案從主要信箱中的 [可復原的專案] 資料夾移至對應封存信箱中的 [可復原的專案] 資料夾。 這項功能有助於防止信箱超過可復原專案配額的配額。
您組織中的 MRM 保留原則
您可以根據組織的需求，以各種方式設定封存保留原則。 如需保留原則的詳細資訊，請參閱 Exchange Online 中的保留標記和保留原則。 系統管理員可以執行下列命令來檢視現有的保留原則：
Get-RetentionPolicy | FL
保留原則可以套用至信箱，並在具有或不含封存的信箱上採取不同的動作。 以下是一般封存保留原則動作的簡短概觀：
- MovePrimaryToArchive 和 MoveDumpsterToArchive 指示保留原則在符合原則條件後，分別將主要信箱或可復原的專案資料夾的內容移至信箱的封存。 這些標籤是由系統管理員所設定，不論使用者的個別設定為何，都會套用。
- 套用至移動可復原項目內容的保留原則應該相對較短，以確保使用者的主要信箱不會達到其可復原的專案配額。
- 個人封存卷標表示使用者可以將此原則套用至其個人資料夾，以依照指定的排程封存內容。
MRM 保留原則未如預期般運作
系統管理員擁有必要的工具來評估非功能性保留原則的原因，並解決任何錯誤。 一些常見的失敗案例包括未正確套用原則或無法處理信箱。
如需針對保留原則進行疑難解答的詳細資訊，請參閱針對 Exchange Online 中的保留原則進行疑難解答。
我多久會看到這些服務諮詢？
如果您未解決配額問題，您可以預期每七天會看到這種類型的服務諮詢。 後續的服務諮詢可能包含接近其配額之其他信箱的較高信箱計數。 如果您解決配額問題，此服務諮詢只會在識別出有配額問題的另一個信箱時發生。
其他相關資訊
- 如需疑難解答和解決封存信箱問題的資訊，請參閱 Microsoft Purview 疑難解答。
- 如需識別信箱上所放置保留的指引，請參閱 如何識別信箱上的保留類型。