使用 Microsoft 365 解決方案管理合約

本文說明如何使用 Microsoft 365 的 Microsoft Syntex 和元件，為您的組織建立合約管理解決方案。 它提供架構，協助您規劃及建立符合您獨特商務需求的解決方案。 即使此解決方案討論合約管理，您還是可以調整它來建立其他檔管理解決方案，例如工作聲明或發票。

識別商務問題

規劃合約管理系統的第一個步驟是瞭解您嘗試解決的問題。 針對此解決方案，需要解決四個主要問題：

• 識別合約。 您的組織會使用許多檔，例如發票、合約、工作聲明等等。 有些是透過電子郵件傳送的數字資產，有些則是透過傳統郵件傳送的紙張資產。 您需要一種方式來識別所有其他檔中的所有客戶合約，然後依此類分類。

• 追蹤合約核准的歷程記錄。 您的組織需要可靠的方式來找出合約是否已核准或拒絕，以及是否已處理付款。

• 用來管理合約核准的網站。 您的組織必須設定共同作業網站，讓所有必要的項目關係人都能輕鬆地檢閱合約。 項目關係人應該能夠視需要檢視整個合約，但大多在意查看每個合約 (中的幾個關鍵欄位，例如客戶名稱、PO 編號和總成本) 。 項目關係人應該能夠輕鬆地核准或拒絕傳入合約。

• 路由檢閱過的合約。 核准和拒絕的合約必須透過特定工作流程來路由傳送。 核准的合約必須路由傳送至合作夥伴應用程式以進行付款處理。 必須路由傳送已拒絕的合約，才能進行其他檢閱。

解決方案概觀

此合約管理解決方案指引包含 Microsoft 365 的四個元件：

• Microsoft Syntex：建立模型來識別並分類您的合約檔案，然後從中擷取適當的數據。

• Microsoft SharePoint 清單：使用新式 SharePoint 清單中可用的格式設定，以商業適用的格式呈現合約。

• Microsoft Teams：使用 Teams 頻道和相關聯索引標籤的功能，讓專案關係人檢閱和管理合約。

• Power Automate：使用流程來引導合約完成核准程式，然後引導至第三方應用程式進行付款。

一切的運作方式

1. 檔會上傳至 SharePoint 文件庫。 Microsoft Syntex 非結構化文件處理模型已套用至文檔庫。 它會檢查每個檔案，以查看是否有任何符合已定型以尋找的「合約」內容類型。 如果找到相符專案，則會將檔案分類為「合約」，並更新檔的內容類型。

2. 此模型也會從項目關係人有興趣查看的每個合約檔案中提取特定數據，例如 客戶端、 承包商和 費用金額。

   下列頁面是模型已定型以識別的合約範例。

   

3. 在 Microsoft Teams 中，所有項目關係人都是安全 Teams 頻道的成員，文檔庫中的所有合約都會顯示為核准或拒絕。 使用 Teams 功能，當需要檢閱新合約時，所有專案關係人都會收到通知。

4. 藉由使用Power Automate，合約會在Teams頻道的核准程序中移動。 當成員核准合約時，合約狀態會變更為已核准、所有成員都會透過Teams文章收到通知，並建立明細專案以顯示合約已準備好支付。 此程式可以擴充，以直接寫入第三方財務應用程式以進行付款。

5. 當成員拒絕合約時，狀態會變更為已拒絕，且會透過Teams文章通知所有成員。

6. 此解決方案的最終結果是組織的自動化商務程式。 員工可以輕鬆地使用Teams中的自定義磚檢視來起始和監視檔的核准工作流程。

   

授權需求

此解決方案依賴下列功能，全部都可作為 Microsoft 365 企業版 (E1、E3、E5、F3) 或 Business (Basic、Standard 或 Premium) 授權的一部分：

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

瞭解如何使用 Microsoft Syntex

不熟悉 Microsoft Syntex？ 瞭解如何使用 Microsoft Syntex 來管理使用 AI 的內容。

Microsoft Syntex 學習路徑簡介會教導您如何使用非結構化、手繪多邊形和非結構化文件處理模型來分類檔、擷取文字，以及標記您的檔，以便快速且輕鬆地管理知識。

建立解決方案

下一節將詳細說明如何設定合約管理解決方案。 其分成三個步驟：

• 步驟 1. 使用 Microsoft Syntex 來識別合約檔案並擷取數據
• 步驟 2. 使用 Microsoft Teams 建立合約管理頻道
• 步驟 3. 使用Power Automate 建立流程來處理您的合約