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將保留原則套用至 Exchange Online 中的信箱

  • 發行項

注意事項

若要在 Microsoft 365 中主動保留或刪除數據生命週期管理的信箱內容，建議您使用 Microsoft Purview 合規性入口網站中的保留原則和保留卷標，而不是此頁面所述的訊息記錄管理。 不過，您應該繼續使用訊息記錄管理，將訊息移至封存信箱。

如果您目前使用傳訊記錄管理，這個較舊的功能會繼續與保留原則和保留標籤並存運作。 不過，建議您今後改為使用保留原則和保留標籤。 它們提供單一機制來集中管理 Microsoft 365 內容的保留與刪除。

您可以使用保留原則，將一個或多個保留標記分組，然後套用至信箱以強制執行郵件保留設定。 信箱不能有一個以上的保留原則。

注意

郵件會根據連結到原則的保留標記中所定義的設定而到期。 這些設定包含如移動郵件到封存或永久刪除它們等動作。 在套用保留原則到一個或多個信箱之前，我們建議您先測試原則，並檢查與它關聯的每個保留標記。

如需與通訊記錄管理 (MRM) 相關的其他管理工作，請參閱通訊記錄管理程序。

開始之前有哪些須知？

  • 預估完成時間：5 分鐘。

  • 您必須已獲指派權限，才能執行此程序或這些程序。 若要查看您需要的許可權，請參閱 Exchange Online 功能許可權主題中的專案。

提示

有問題嗎？ 在 Exchange 論壇中尋求協助。 請造訪論壇：Exchange Online 或 Exchange Online Protection。

使用新的EAC將保留原則套用至單一信箱

  1. 登入 新的 Exchange 系統管理中心 ，並流覽至 [收件者>信箱]。

  2. 在清單檢視中，選取您要套用保留原則的信箱。

  3. 在該信箱的詳細數據窗格中，選取 [ 信箱]，然後針對 [ 保留原則 ] 區段選取 [ 管理信箱原則]。

  4. 在 [ 信箱原則 ] 窗格中，使用 [保留 原則] 的下拉列表框來選取您要套用至信箱的原則，然後選取 [ 儲存]。

使用新的EAC將保留原則套用至多個信箱

  1. 登入 新的 Exchange 系統管理中心 ，並流覽至 [收件者>信箱]。

  2. 在清單檢視中，選取多個信箱以套用相同的保留原則。

  3. 在清單檢視上方，選取 [... ] 以取得更多選項，然後選取 [ 信箱原則]。

  4. 在 [ 信箱原則 ] 窗格中，使用 [保留 原則] 的下拉列表框來選取您要套用至多個信箱的原則，然後選取 [ 儲存]。

使用 Exchange Online PowerShell 將保留原則套用至單一信箱

下列範例會將保留原則 RP-Finance 套用至體信箱：

Set-Mailbox "Morris" -RetentionPolicy "RP-Finance"

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Set-Mailbox。

使用 Exchange Online PowerShell 將保留原則套用至多個信箱

下列範例會將新的保留原則 New-Retention-Policy 套用至具有舊原則 Old-Retention-Policy 的所有信箱：

$OldPolicy=(Get-RetentionPolicy "Old-Retention-Policy").distinguishedName
Get-Mailbox -Filter "RetentionPolicy -eq '$OldPolicy'" -Resultsize Unlimited | Set-Mailbox -RetentionPolicy "New-Retention-Policy"

下列範例會將保留原則 RetentionPolicy-Corp 套用至 Exchange 組織中的所有信箱：

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-Mailbox -RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"

下列範例會將保留原則 RetentionPolicy-Finance 套用至財務組織單位中的所有信箱：

Get-Mailbox -OrganizationalUnit "Finance" -ResultSize Unlimited | Set-Mailbox -RetentionPolicy "RetentionPolicy-Finance"

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Get-Mailbox 與 Set-Mailbox。

如何知道這是否正常運作？

若要驗證是否已套用保留原則，請執行 Get-Mailbox 指令程式以擷取該信箱或該組信箱的保留原則。

下列範例會擷取 Mail 信箱的保留原則：

Get-Mailbox Morris | Select RetentionPolicy

下列命令會擷取已套用保留原則 RP-Finance 的所有信箱：

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.RetentionPolicy -eq "RP-Finance"} | Format-Table Name,RetentionPolicy -Auto