共用方式為

設定廠商帳戶

  • 發行項

本文說明您在建立新廠商帳戶時必須指定的資訊類型。

建立廠商帳戶時，輸入有關廠商的資訊。 此資訊用於在文件中自動輸入資料並追蹤涉及廠商的活動。 例如，您可以為廠商設定以下資訊：

  • 指派廠商群組。 每個廠商都必須指派到廠商群組。 廠商群組中的廠商具有他們共用的參數。 例如，他們可能具有相同的付款條件。
  • 設定目錄匯入的廠商。 廠商可以提供包含其品項和服務目錄的檔案。 可以上傳此檔案，以便您的工作人員可以從廠商處訂購。
  • 將廠商指派到採購類別。
  • 允許現有廠商與您組織中的另一個法律實體開展業務。
  • 針對特定類型將廠商處於暫停狀態。
  • 設定廠商的銀行資訊，以便您可以通過電子方式發送付款。
  • 設定廠商設定的稅金、交貨、發票和付款資訊。 根據預設，這些設定會複製到您為廠商建立的新文件中。
  • 設定用於自動將與廠商的交易過帳到財務帳戶的預設財務維度。

為了加速建立廠商帳戶的流程，您可以建立範本。 若要建立範本，請在廠商頁面的動作窗格上，選取選項 > 記錄資訊。 然後選取公司帳戶範本。 公司帳戶範本與其他使用者共用。

您還可以建立一個使用者範本供您自己使用。 您不能刪除與其他記錄 (例如連絡人或產品) 關聯的廠商。

廠商帳戶號碼

帳戶號碼是廠商的唯一識別碼。 您可以設定帳戶，以便在建立廠商時自動產生帳戶。 您還可以設定號碼序列，以便手動輸入帳戶號碼。 例如，您可能希望使用廠商的電話號碼作為識別碼。

廠商組織和個別廠商

建立新的廠商帳戶時，您必須選擇廠商是組織還是個人員。 您的選擇會影響必須為該廠商填入的資訊。 對於人員，此資訊包括名字、姓氏和頭銜。 對於組織，此資訊包括組織編號和員工數。

地址

對於每個廠商，您可以定義多個地址，每個地址用於不同的目的。 例如，您可以建立具有發票目的地的地址。 或者，如果您使用支票向廠商付款，則可以設定具有匯款至目的地的地址。 如果您必須指定用於向外國銀行匯款的地址，則目的將是 SWIFT。

廠商連絡人

您可以儲存廠商的連絡人。 這些連絡人隨後可用於訂購單或詢價 (RFQ) 等文件。

若要為廠商新增連絡人，請在所有廠商頁面中廠商索引標籤的設定群組中，選取連絡人 > 新增連絡人。

您可以從頭開始建立廠商連絡人。 或者，您可以複製已在 Supply Chain Management 中註冊的其他人的詳細資料，並根據需要編輯資訊。

附註

新增廠商的連絡人，與新增該廠商的連絡資訊不同。 儘管您可能會新增廠商的一般連絡資訊，但您也可能有幾個特定人員是該公司的連絡人，並且他們都有自己的連絡資訊。

如果文件中引用了連絡人，則無法刪除連絡人記錄。 相反，您可以停用該連絡人。

如果廠商僅為您組織中的一個法律實體註冊，而其他法律實體必須註冊同一廠商，您可以使用將廠商新增到另一個法律實體頁面來設定廠商與另一個法律實體開展業務。 您必須在所選法律實體中選擇廠商群組、貨幣和廠商的保留狀態。

如果您組織中的多個法律實體與同一廠商有業務往來，並且每個法律實體為該廠商維護單獨的廠商帳戶，您可以合併廠商帳戶的當事方識別碼。 這樣就可以共用地址和員工數等資訊，而您只需要在一個位置更新這些資訊。

若要合併當事方識別碼，請執行以下步驟。

  1. 在全球通訊錄頁面，選擇代表應包含在對應中的每個法律實體中代表廠商的通訊錄記錄。
  2. 在動作窗格中，選取合併記錄。

合約

設定廠商帳戶時，可能還需要登記與廠商簽訂的合約。 您可以使用廠商記錄上的動作來設定價格和折扣合約。 您還可以在採購合約頁面上設定採購合約。

將廠商處於暫停狀態

您可以針對各種交易類型將廠商處於暫停狀態。 可以使用以下選項：

  • 無 – 沒有將廠商置於暫停狀態。
  • 發票 – 無法過帳廠商的發票。
  • 全部 – 廠商暫停所有交易類型。 這些交易類型包括採購申請、發票和付款。
  • 付款 – 無法為廠商產生任何付款。
  • 申請 – 無法為廠商建立採購申請，並且在將廠商設定為暫停狀態之前已建立的申請行無法轉換為訂購單。 如果您的原則設定為自動建立訂購單，則會取消廠商的申請行。
  • 永不 – 廠商永遠不會因為非使用中狀態而暫停。
  • 訂購單 – 無法為廠商建立訂購單，但您仍可繼續向廠商開立任何未結帳發票或付款。 只有在開啟暫停廠商的訂購單功能時，才有此選項可用。 從 Supply Chain Management 10.0.32 開始，此項功能是強制性的，不能關閉。 如需此功能的詳細資訊，請參閱 Dynamics 365 Supply Chain Management 10.0.29 (2022 年 10 月) 新增功能或變更。

當您暫停廠商時，還可以指定暫停狀態結束的原因和日期。 如果未輸入結束日期，廠商的暫停狀態將無限期持續。

你可以根據在廠商無效頁面上所選的條件為廠商將暫停狀態大量更新到全部，並指派廠商處於暫停狀態的原因。

以下標準用於包括在一段時間內處於非活動狀態的廠商，包括或排除作為員工的廠商，以及排除在下一次暫停之前處於寬限期的廠商。

  • 根據您在廠商停用頁面的活動期間內欄位輸入的天數，應用程式計算廠商可以將任何活動視為不活動的最晚日期。 也就是目前日期減去您輸入的天數。 如果廠商的一張或多張發票的日期晚於計算的最晚日期，則廠商將排除在停用之外。 如果廠商具有晚於該日期的付款、未結採購申請、未結訂購單、詢價或回覆，也能對此進行驗證。
  • 下次暫停前的寬限時間欄位中的天數用於計算最新的寬限日期。 也就是目前日期減去您輸入的天數。 這僅適用於已停用的廠商。 如果先前已停用，應用程式驗證該廠商發送其他停用的歷史，並檢查最新停用是否發生在最新寬限期之前。 如果是這種情況，廠商將包括在停用流程中。
  • 包括員工參數是指與員工關聯的廠商。 您可以設定是否要包括這些員工。

此流程將一律排除廠商暫停欄位為永不的廠商。

通過驗證的廠商將被暫停，其中廠商暫停欄位值設定為全部和原因設定為已選擇的內容。 在暫停歷史記錄中為廠商建立記錄。

廠商發票帳戶

如果多個廠商包含相同結帳地址，或者如果廠商透過第三方開立發票，您可以在廠商記錄中指定發票帳戶。 發票帳戶是您從訂購單建立廠商發票時將發票金額貸記到的帳戶。 如果您沒有在廠商記錄中輸入發票帳戶，則廠商帳戶將作為發票帳戶。

廠商銀行帳戶

如果您必須向廠商銀行帳戶付款，可以在廠商銀行帳戶頁面輸入有關廠商銀行和銀行帳戶的資訊。 您還可以輸入有關銀行帳戶驗證和付款的資訊。 例如，可以將預驗證新增到廠商銀行帳戶。 這些預驗證可用於驗證帳戶資料的正確性，例如途程號碼和帳戶號碼。 您必須指定向廠商付款的預設帳戶。 但是，在進行實際付款時，可將此帳戶變更為廠商的其他帳戶之一。

分類帳科目

您可以指定自動出現在指定廠商的廠商發票日記帳中的預設帳戶。 如果您通常隨著時間的推移從相同的廠商處購買相同類型的品項或服務，此功能會很實用。 當您指定預設帳戶時，您可以快速有效地在發票日記帳中輸入日記帳分錄。 您指定的預設帳戶不用於訂購單或在廠商發票頁面中輸入的廠商發票。

您在預設帳戶設定頁面選擇預設帳戶，您可以從廠商記錄的發票索引標籤打開此頁面。 當您輸入日記帳分錄時，您在此處選擇的帳戶將顯示在廠商帳戶的已篩選帳戶清單中。 您可以將其中一個帳戶設定為預設帳戶。