管理資源

重要

Dynamics 365 Project Service Automation 已演變成 Dynamics 365 Project Operations。 如需詳細資訊，請參閱 Project Service Automation 轉換。

適用於 Project Service 應用程式 3.x 版

Dynamics 365 Project Service Automation 包含資源管理員儀表板，提供整個組織之資源索求與使用率的視覺化概觀。 您可以使用此儀表板上的圖表，以視覺化方式呈現下列資訊：

• 資源索求 – 使用中資源要求圖表顯示已送出的資源索求。 資源是依據角色或專案來彙總。

• 未送出資源索求 – 未指派的資源索求圖表顯示所有尚未送出的資源需求。 它可協助資源管理員檢視未確定但可能會透過資源要求送出的索求。

• 上週應收費使用率 – 依角色的使用率圖表顯示組織的實際依角色應收費使用率對照其目標依角色應收費使用率的百分比。

  注意

  若要讓依角色使用率圖表可供使用，請建立執行 UpdateRoleUtilization 工作流程的工作。 此週期性工作每隔七天執行一次，以計算前七天的應收費使用率。 結果是依角色彙總。

管理專案團隊成員

專案經理可以使用資源管理員儀表板來管理專案的資源。 例如，他們可以直接將團隊成員新增至專案，以及預約團隊成員來履行一般資源已擷取的資源需求。

將團隊成員直接新增至專案

若要直接將團隊成員新增至專案，請在專案頁面的團隊索引標籤上選取新增。 快速建立：專案團隊成員對話方塊隨即出現。 在此對話方塊中，您可以執行下列工作：

• 預約具名資源 – 在可預約資源欄位中，選取資源的名稱。 然後選取角色、設定期間，並選取配置方法。 您選取的具名資源是使用選取的配置方法和資源行事曆來新增至專案。
• 新增一般資源 – 讓可預約資源欄位保留空白、選取角色、設定期間，然後選取偏好的配置方法。 一般資源會新增至團隊做為預留位置，以保存用於預約團隊上具名資源的索求模式。 需求是根據專案行事曆所建立。
• 將具名資源新增至團隊而不耗用資源產能 – 在可預約資源欄位中，選取資源。 然後選取期間，並選取無做為配置方法。 資源會新增至團隊，但是無法透過預約來耗用資源產能。

預約團隊成員以履行一般資源的資源需求

在 PSA 中，您可以在專案團隊上預約一般資源，也可以指定角色、所需產能，以及該產能的發佈方式。 在資源需求上，您可以指定與一般資源相關聯的屬性。 這些屬性包括必要技能、偏好的組織單位以及偏好的資源。

請依照下列步驟，對開發人員的一般資源指定必要的技能。

1. 在 專案頁面的團隊索引標籤中，選取新增以預約一般資源。

   

2. 在所有團隊成員檢視表的資源需求欄中，選取可新增一般資源所需技能的連結。

   

3. 在出現的資源需求頁面上，選取技能 網格中的省略符號 (...)，然後選取新增需求特性以新增開發人員所需的技能。

   

4. 在出現的快速建立：需求特性對話方塊上，於特性欄位中選取所需的技能。 然後在評等級值欄位中，選取該技能的熟練程度。 最後在資源需求欄位中，將需求設定為組織單位中的來源資源或甚至設為具名資源。 完成之後，選取儲存。

   

5. 在資源需求頁面上，選取預約以履行資源需求。

   

   您也可以選取所有團隊成員網格中的一般資源，然後選取預約。

   

   注意

   在此範例中，需要的時間是 40 小時，但沒有任何實際預約時數，因為一般資源沒有預約。 此外，也沒有指派的時數，因為一般資源已直接新增至團隊。 這不是使用工作指派所新增的。

   在排程小幫手頁面上，您可以依據資源需求所指定的需求來篩選可用資源。 資源是根據在排程面板所指定的排序參數來排序。

   

   以下是一些經常使用的篩選：

   • 特性與評等 – 依據技能、認證和其他資源品質以及熟練程度進行篩選。
   • 角色 – 依據指派給可預約資源的預設角色進行篩選。
   • 組織單位 – 依據將可預約資源指派至的組織單位篩選可預約資源。

6. 如果您不滿意初始需求搜尋的結果，可以變更篩選準則。 展開左側的篩選檢視表窗格，然後選取搜尋來尋找其他資源。

   

7. 若要變更結果的排序方式，請選取排序。

   

8. 根據需求上指定的索求 (如網格頂端所示) 選取資源。 您可以清除網格中的儲存格選取，並讓資源產能保持開啟。 一次只能將一項資源選取為已預約。

9. 選取預約以預約所選取資源，同時讓排程面板保持開啟，以便您再選取其他資源。 或者，選取預約並結束以預約所選資源並關閉排程面板。

   

   您會收到有關已預約時數的通知。 索求指示器顯示已滿足多少預約需求以及還剩多少未滿足。 您還可以查看已耗用多少所選資源的產能。 選取展開以查看資源預約的詳細資訊。

10. 返回所有團隊成員檢視表。 請注意，在網格中，一般資源已由具名資源取代，並且列出已預約該資源 40 小時。

    

    注意

    沒有顯示指派的時數，因為是直接在團隊中預約的。 這些資源並非使用工作指派所預約。

指派一般資源給工作，並產生資源需求

在 PSA 中，您可以建立工作，然後將一般資源指派給這些工作。 如此一來，當您估計排程和財務數字時，就能以預留位置來表示資源索求。 您可以接著為一般資源產生資源需求並履行這些需求。

1. 在專案頁面的排程索引標籤上，選取新增以建立工作。

   

2. 在資源欄位中，選取資源選擇器符號。 資源選擇器隨即出現，並顯示專案的現有團隊成員。

   

3. 輸入新的一般資源的名稱，然後選取建立。

   

4. 在出現的快速建立：專案團隊成員對話方塊上，於角色欄位中選取一般資源的角色。 在資源分配單位欄位中，選取一般資源的組織單位。 然後選取儲存。

   

   一般團隊成員現在已指派給工作。

   

   在團隊索引標籤上，您會看到新的一般團隊成員。 請注意，其中只有指派的時數。 這些時數是所有指派至一般團隊成員之工作的總和。 一般團隊成員還沒有所需時數或資源需求。

   

5. 您現在可以使用資源選擇器，將一般團隊成員指派給其他工作。

   

   完成指派一般資源給工作的動作後，您可以為一般資源產生資源需求。

6. 在團隊索引標籤上，選取一般資源，然後選取產生需求。

   

   產生需要後，一般團隊成員就會有資源需求的所需時數和連結。

   

   預約具名資源之後，便會從團隊移除一般資源，並以具名資源取代該資源。

   

   在排程索引標籤上，一般資源指派已移除，並且已由具名資源取代。

   

   注意

   只有在針對一般資源需求完整預約具名資源時，才會發生此行為。 具名資源部分取代一般資源需求，或是多個具名資源取代一般資源需求時，一般資源仍會保留已指派至工作的狀態。

   在下圖中，一項 80 小時工作已規畫給一段五天期間 (五天內每日 16 小時)，並且已指派給名為職能的一般資源。

   

   當您產生需求時，所需的即是五天內的 80 小時。

   

   由於可用資源每天只工作八小時，因此需要兩項資源來履行此一需求。

   

   在團隊索引標籤上，現在可以看到一般資源沒有需要的時數，但是指派的時數仍然與兩個共同履行需求的具名資源一起顯示。

   

   在排程索引標籤上，一般資源仍保留已指派至工作的狀態。

   

PSA 不會將這兩種資源指派給工作，因為這種行為產生的排程較難以預測。 在此簡單範例中，可以很輕鬆地在兩個資源之間均等劃分時數。 不過，在涉及多個工作和多項資源的複雜案例中，PSA 必須對如何在多個工作之間配置所獲多項資源的預約進行假設。

因此，在這些案例中，專案經理要負責剖析多個預約並視需要進行指派。 為了配置預約，專案經理會將一般資源的工作指派給具名資源，然後使用協調檢視表來確保該配置對預約有效。

編輯資源需求

建立資源需求之後，專案經理或資源管理員可能需要編輯詳細資料，以便在使用排程面板時縮小搜尋準則範圍。 若要編輯資源需求，請依照下列步驟進行。

1. 在專案頁面的團隊索引標籤中，選取一般資源上任何需求的連結。

2. 在出現的資源需求頁面上，您可以更新數個屬性。 以下列出一些範例：

   • 名字
   • 開始日期
   • 結束日期
   • 期間
   • 資源類型

在資源需求頁面上，專案經理或資源管理員還可以定義下列資訊：

• 技能
• Roles
• 資源喜好設定
• 偏好的組織單位

在專案上預約資源之後更新的資源預約

將一般或具名資源新增至專案團隊之後，您可以變更資源的預約。

1. 在專案頁面的團隊索引標籤上，選取團隊成員，然後選取維護預約。

   

   排程面板隨即出現，並顯示專案團隊成員的預約。 展開團隊成員的記錄，以檢視對此專案所預約的時數，以及其他耗用團隊成員產能的專案。

2. 選取預約並拖曳以延長或縮短。 建立資源預約對話方塊隨即顯示，讓您調整預約。

   

3. 以滑鼠右鍵按一下預約。 您可以使用捷徑功能表來完成下列動作：

   • 變更預約狀態。
   • 編輯預約。
   • 替代專案團隊上的資源。

變更預約狀態

您可以變更任何預設或自訂預約狀態。

下列狀態已納入 PSA：

• 已取消 – 此狀態會取消資源的預約並釋放資源的產能。
• 已確認預約 – 此狀態會耗用資源的產能。 當您從專案頁面的所有團隊成員網格中開啟維護預約時，預約通常會有此狀態。
• 未確定預約 – 此狀態會將資源新增至團隊，但是不耗用資源的產能。 這表示資源已保留給可能的工作，但其他工作有需要時，仍然會有產能。 從整體資源可用性看來，未確定預約的狀態與確定預約的狀態不同。
• 已提案 – 此狀態表示資源管理員或專案經理對資源的提案。 提案不會耗用資源的產能，而且資源不會新增至專案團隊。 若要以已確認預約方式在團隊上預約資源，專案經理必須接受提案。

送出資源要求

資源要求會用來執行必須由資源管理員來滿足的索求 (資源需求)。 對於已經在團隊上的一般資源，您可以直接送出資源要求。 資源要求可以用兩種方式來履行：

• 資源管理員直接履行要求。 在此情況下，一般資源會由含有具名資源的已確認預約所取代。
• 資源管理員向專案經理提案建議資源，而專案經理核准或拒絕建議的資源。

直接履行資源要求

產生資源需求後，專案經理可以選取資源，然後選取送出要求，送出對一般資料的資源要求。

您可以將資源的相關註解提供給正在履行要求的資源管理員。 送出要求後，團隊成員的狀態欄位會變更為已送出。

資源管理員履行要求時，一般團隊成員會以所有團隊成員網格中的具名資源來取代。

針對資源要求使用資源提案

與直接根據資源要求預約資源相反，資源管理員可以提案將資源建議給專案經理。 當無法做到完全符合需求時，資源管理員可能會使用此選項。 當資源管理員提案建議資源時，專案經理會看到一般團隊成員的狀態欄位已變更為需要檢閱。

若要檢視提議的資源以及提案預約所產生影響的視覺效果，請按兩下狀態為需要檢閱的團隊成員。 然後選取提案的資源索引標籤。

選取接受所有提案以接受所有提議的資源，或選取拒絕所有提案加以拒絕。 如果您接受提議的資源，則這些資源已確定在專案上預約為團隊成員，並取代一般資源。

注意

您必須接受或拒絕所有提議的資源。 您無法部分接受或拒絕。

以專案團隊上的資源來替代

專案經理有時必須以專案上的已預約團隊成員來替代。

1. 在專案頁面的團隊索引標籤上，選取需要替代資源的資源，然後選取維護預約。

2. 展開資源以檢視其所指派至的專案。

   

3. 以滑鼠右鍵按一下專案，然後選取替代資源。

4. 如果您知道要替代目前資源的資源，請選取或輸入名稱，然後選取重新指派。

   

   或者，依照下列步驟搜尋資源：

   1. 選取尋找替代資源。

      

      排程小幫手會傳回可用的替代資源清單。 在排程小幫手中，您可以進一步篩選可用的資源，以尋找適當的替代資源。

      

   2. 若要替代資源，請選取您想要的資源，然後選取替代。

      

   預約和指派會以新資源來替代。

   

協調團隊成員預約與指派

在團隊成員中，預約與指派的聯繫鬆散。 換言之，資源可以有指派但沒有預約，或者可以有預約但沒有指派。 預約與指派最好要一致，讓資源有已認可產能來執行工作指派。 不過，預約可能會根據可用性，而工作計時可能會隨著專案持續而改變。 因此，鬆散聯繫的預約和指派提供了彈性。

PSA 有一個協調索引標籤，可讓專案經理協調團隊成員的預約及其對專案團隊的指派。

協調索引標籤會顯示下至每個團隊成員個別工作指派層級的預約及指派。 它會在儲存格中顯示表示從月數下至天數時段期間的時數。

此索引標籤也會顯示專案的整體淨總數以及總計欄。

對於每項資源中，此索引標籤會計算團隊成員預約與團隊成員工作指派彙總之間的差異。 此差異最好是 0 (零)。 換句話說，預約與指派之間應該要沒有差異。 差異會著色並有明暗層次，以吸引對兩種狀況的注意：

• 預約不足 – 當資源的指派數超過預約數時，就會發生預約短缺。 因為尚未保留此產能，專案經理可能需要延長資源的預約以彌補短缺來更正此情況。
• 超額預約 – 當資源已預約給專案，但尚未指派給工作時，會發生超額預約。 在資源已在進行工作指派之前預約給專案的情況下，此狀況可能會是可接受的。 不過，在其他情況下，資源並未規劃要指派給工作。 在這些情況下，專案經理應考慮取消資源的預約，讓該產能可以用於其他專案。

在某些情況下中，當您以高於日的層級來檢視時間 (例如，月層級) 時，您可能會看到資源的淨差異為零 (換句話說，預約 = 指派)。 不過，如果您以週層級檢視時間，您可能會在第一週看到零小時的指派以及 40 小時的預約，但在第二週看到 40 小時的指派以及零小時的預約。 總而言之，預約和指派已協調，但它們在一週與下一週中不相同。

以較高層級檢視時間時，調解索引標籤中的儲存格會有指示器，通知您較低層級上有差異。 在儲存格中按兩下，可以放大來檢視差異。 您可以接著按一下滑鼠右鍵來縮小。您可以選取資源，然後使用網格工具列的下一個差異控制項，移至該資源的預約與指派之間的下一個差異。 然後可以使用上一個差異控制項返回。 您也可以在設定底下關閉差異指示器和導覽行為。

如果您資源有工作指派但沒有預約，請在專案頁面的協調索引標籤上，選取 [預訂不足]，然後選取延長預約。 延長預約對話方塊隨即出現，並顯示解決資源不足狀況所需的預約。 其中也會顯示資源在所有專案或其他可排程實體中的現有預約。 如果您選取確定建立資源的預約，不論該資源的可用性如何，都可能會造成過量預約。

專案經理或資源管理員可以接著使用排程面板，管理任何過量預約資源超過其產能的狀況。