在 Dynamics 365 for Outlook 中使用精靈新增和追蹤多個 Outlook 連絡人

您可以在 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 中追蹤 Office Outlook 連絡人。 當您追蹤連絡人時，該連絡人的複本會儲存在 Dynamics 365 for Outlook 中，並且與 Outlook 記錄同步處理。 追蹤連絡人之後，您會看到所有與這些連絡人相關聯的 Customer Engagement 電子郵件、工作或約會活動。 如果您在行動裝置上同步 Outlook，也可以存取您在該裝置上的連絡人記錄。

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤連絡人是手動程序。 同時最多可以追蹤 20 個連絡人，透過選擇 Dynamics 365 for Outlook 中的 追蹤 按鈕或 設定上層 按鈕。 如果要同時新增超過 20 個連絡人，或者要將您所有的 Outlook 連絡人新增至 Customer Engagement，則可使用新增連絡人精靈。 精靈也可以幫助您設定一些選項。 例如，您可以指定未來與追蹤的連絡人的通訊是否應該與 Dynamics 365 for Outlook 同步處理。

重要

若要在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤連絡人，Outlook 電子郵件地址必須與 Customer Engagement 電子郵件地址相符。 您無法在多個電子郵件地址之間進行同步處理。

步驟 1：準備就緒

新增 Outlook 連絡人之前：

• 為獲得最佳結果，請確認您的 Outlook 連絡人資料盡可能完整且正確。 填寫所有遺失資訊，並確認各人的姓名拼字正確。

• 由於您有可能會將 Outlook 連絡人清單中的公司名稱「對應」至 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的客戶名稱，請確認客戶在兩個應用程式中的拼法相同。

步驟 2：執行精靈

1. 選擇檔案>Dynamics 365 應用程式>匯入連絡人>新增連絡人。

2. 選擇下一步。

3. 確認儲存 Outlook 連絡人的資料夾，然後選擇下一步。

   Note

   • 精靈會決定資料夾，通常稱為 連絡人。 您可以選取或清除 連絡人 資料夾中的子資料夾。
     • 如果您允許他人管理您的電子郵件 (稱為「代理人」)，您無法在該人員的連絡人資料夾中新增連絡人。

4. 選取如何群組連絡人。 這些群組為：

   • 公司名稱。 依據 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的相符客戶名稱，將連絡人組成群組。 精靈會列出與每個客戶相關聯的連絡人數目。 選擇連結以確認每個客戶的名稱清單。

   • 電子郵件網域。 依據電子郵件網域將連絡人分組。 電子郵件網域是地址中 @ 符號後面的部分。 例如，在電子郵件地址 someone@contoso.com 中，「contoso.com」是網域。 選擇連結以確認每個網域的名稱清單。

   • 類別。 依據您在 Outlook 中用來組織連絡人的類別，將連絡人組成群組 (如果適用)。 選擇連結以確認每個類別的名稱清單。

     如果您不想要新增所有的群組，請清除您不想要的任何群組左邊的核取方塊。

   Note

   連絡人數目欄會顯示色彩，指出有多少連絡人已連結至 Dynamics 365 for Customer Engagement：

   • 綠色。 所有的連絡人都已經在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中。
     • 黃色。 50% 以上的連絡人已經在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中。
     • 紅色。 至少一個連絡人已經在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中。

   小費

   如果公司名稱不完全一致，您可能發現群組會有很多變化。 如果是這樣，最好先取消精靈、更正 Outlook 中的公司名稱，然後重新執行精靈。

5. 確認已選取 使用公司名稱作為帳戶 (建議)。 否則，如果您稍後想要將客戶名稱與 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的每個連絡人產生關聯，請清除此核取方塊。

6. 選取追蹤新增連絡人的所有通訊，以在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中追蹤與這些 Outlook 連絡人相關聯的訊息、約會及工作。

7. 若要手動選取客戶來與連絡人產生關聯，請選擇 進階。 在 設定帳戶 欄中，選擇連絡人的列。 從下拉式清單選取下列其中一項：

   • 保持欄位空白 (未設定)，稍後再將連絡人與 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的客戶產生關聯。

   • 選取使用公司名稱，使用公司名稱將連絡人與 Dynamics 365 for Customer Engagement 客戶產生關聯。

   • 選取 選取現有的帳戶，選取客戶或連絡人，然後選擇 確定。

8. 在包含通訊欄中，清除您不想要在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中追蹤電子郵件訊息、約會或工作的任何群組的核取方塊。

9. 選擇 新增連絡人。

10. 檢閱 [摘要] 頁面並檢視任何錯誤 (如果適用)。 然後選擇 關閉。

請參閱

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄概觀
有關同步處理 Microsoft Dynamics 365 應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集