預算編制概觀

幾乎每個在 365 Finance 中使用 Microsoft Dynamics 財務功能的公司都必須能夠創建預算與實際報告。 本文介紹在財務和營運中創建預算或從第三方程式載入預算所需的最低配置。

概觀

法律實體的核定預算保存在稱為 預算登記分錄的文件中。 預算登記分錄文件中的明細稱為 預算科目 分錄，包含財務維度資訊、日期和已核定預算的金額。 預算登記分錄文件與基本財務報表和查詢頁面整合，其中將比較分類帳實際金額與預算金額。

可透過多種方法建立預算登記分錄：

• 在 預算登記分錄 頁面上手動輸入文件資訊。
• Microsoft Excel 使用可以通過單擊「 預算登記分錄 」頁面上的「 在 Excel 中打開」按鈕打開的範本。
• 使用資料管理中的預算科目分錄 資料實體導入預算登記分錄。 當您必須導入許多預算科目分錄時，應考慮使用此方法並打開基於 設置的處理 參數。
• 如果公司使用預算計劃功能準備預算數據，您可以使用 生成預算登記分錄 定期流程。

更新預算餘額後，預算登記分錄將視為已完成。 在「預算登記分錄 」頁上，按下 「更新所選預算登記分錄或多個分錄的預算餘額 」。 更新預算餘額後，預算登記分錄的狀態將更改為 已完成。 已完成的預算登記分錄無法重新打開進行編輯。 因此，如果必須調整預算資料，您必須建立新的預算登記分錄，而不是更正已完成的預算登記分錄中的資料。

組態

配置預算時，請從「 預算參數 」頁開始。 在此頁面上，您必須定義預算日記帳、預算登記分錄的編號規則以及工作區中的預設行為。

在「預算參數 」頁上，可以使用以下欄位：

• 分配參數 –此欄位確定如何在現金流量預測中分配預算科目分錄的金額。
• 使用預算轉移 規則–選擇此選項可啟用預算轉移。
• 顯示舊預算分析查詢 –選擇此選項以顯示舊預算分析查詢。
• 預設科目結構 –選取此複選框可根據主科目自動填充預算登記簿中的科目結構。 如果在 功能管理中啟用了預設預算登記分錄 中的科目結構功能，則此複選框可用。
• 預算日記帳 –選擇預算撥款的日記帳名稱。 如果在參數頁面上選擇了 啟用 預算撥款 欄位總帳 則此欄位可用。

接下來，如果存在根據預算類型 (例如，轉移或修訂) 管理預算登記分錄審批的策略，則必須在 預算編製工作流程頁面上創建預算登記分 錄工作流程。 如果存在允許轉移而無需工作流程審核的方案，您可以定義預算轉移規則以支持這些方案。

在預算編製維度 頁上，您必須根據會計科目表中使用的維度選擇用於預算編製的財務維度。 您可以選擇所有財務維度或其中的一個子集進行預算編制。

定義 與全部或部分預算相對應的預算模型 。 您可以對所有預算登記分錄使用單一預算模型。 或者，您可以建立根據預算類型、地理位置或其他預算分類方式來建立單獨的模型。

附註

如果使用預算控制，您只能將一個預算模型與特定的預算週期時間跨度相關聯。

建立 預算代碼 ，用於標識要記錄的預算交易類型和任何相關工作流。 預算代碼可以支援以下預算類型：

• 原始預算
• 轉移
• 修訂
• 保留款
• 預留款
• 結轉預算

預算代碼可讓您在整個預算週期中對已核准的預算修改進行稽核追蹤。 如果工作流與預算編號關聯，則將為使用該預算編號的所有預算登記分錄啟用該工作流程，並且必須先完成工作流程步驟，然後預算登記分錄才能到達 已完成 階段。

您還可以選擇設定 預算轉移規則。 若要使用預算轉移規則，請在「 預算參數 」頁上選擇「 使用預算轉移 規則」。 使用預算轉移規則時，如果使用者使用轉移 類型的預算代碼創建文件，則在違反預算轉移規則時不會更新預算餘額。 例如，您可以允許預算轉移文件 (其中，費用預算在銷售和市場行銷部門的主科目之間轉移)，但可以禁止在該部門轉入或轉出預算，除非已允許針對該類型的預算科目分錄的工作流程核准。

365 Finance 版本 10.0.7 (2020 年 1 月) 中 Microsoft Dynamics 引入的功能為預算登記分錄增加了功能和靈活性。 若要啟用這些增強功能，請轉到 功能管理 工作區，然後選擇 僅 數量的預算登記分錄和/或 預設金額類型的預算登記分錄。

僅 數量的 預算登記分錄功能允許您過帳僅數量金額的預算登記分錄。 例如，您可以過帳數量為 32 且價格為零的預算分錄，其金額為零。 然後，您可以在財務報表的內容中使用此數量來確定每個數量的價格。 請注意，此功能沒有更新任何查詢或報表；該功能僅可您過帳零金額。

預設 金額類型的 預算登記分錄功能允許預算登記分錄中的預設金額類型為費用以外的金額類型。 當主科目類型為費用時，預算登記分錄行將預設為費用；當主帳戶類型為收益時，預設為收益；對於所有其他科目類型，將預設為費用。

使用工作區和查詢頁面來追蹤預算與實際值

預算經理可以在分類帳預算和預測 工作區中 查看預算的當前狀態。 “ 超出預算 的費用”和 “預算 ”選項卡下的“收入”可快速查看未達到預算目標或接近閾值的財務維度組合。 可以通過單擊 「配置我的工作區」來個人化這些選項卡上使用的預算閾值百分比和財務維度集。 您可以按下 「單位經理 」以查看負責在這些選項卡上選擇的特定財務維度組合的工作人員。 例如，如果您看到營業部門的費用預算超過預算閾值，您可以輕鬆找到並聯絡營業部門經理討論此問題。

附註

“組織單位 ” 頁面上的 “部門經理 ”字段確定哪些經理支援特定的財務維度組合。 點擊 標籤底部的查看更多 ，打開 預算與實際 查詢頁面，瞭解有關預算金額與實際金額的更多詳細資訊。

通過 實際與預算 查詢頁面，您可以切入預算與實際金額的詳細資訊。 在查詢頁面上選擇一行，然後按下「 期間餘額 」以查看跨會計期間的預算和實際金額。 “ 預算科目分錄 ”頁提供對預算登記分錄中預算金額詳細資訊的鑽取。 一般 日記帳分錄 頁面將打開包含在計算 的實際 金額中的分類帳交易。

使用預算規劃功能的公司可以在分類帳預算和預測工作區中 創建和使用 預算預測 。