收帳流程自動化

本文介紹設置收款流程策略的過程，這些策略可自動識別需要電子郵件提醒、收款活動 (如電話聯絡) 或要發送給客戶的催款單的客戶發票。

組織經常花費大量時間研究帳齡餘額報表、客戶帳戶和未結發票，以了解應就未結發票或帳戶餘額聯繫哪些客戶。 這項研究減少了收帳代理人與客戶溝通以收取逾期餘額或解決發票糾紛的時間。 收帳流程自動化可讓您為收帳流程設定策略式方法。 這可以透過提供自訂的電子郵件提醒或發送催款單的編程流程，來幫助您一致地套用收帳活動。

收帳流程設定

您可以使用 收款流程設置 頁面 (信用額度和收款 > 設置 > 收款流程設置) 創建自動化收款流程，該流程將安排活動、發送電子郵件以及創建和過帳客戶催款單。 流程步驟是根據最前發票的或最早的未結發票。 每個步驟都使用此發票來確定應與特定客戶進行哪種通訊或活動。

收帳團隊通常會提前發出與每張未結發票相關的通知，以便在發票即將到期時通知客戶。 可以將預催款 選項設置為允許在發票時間到達每個發票時對每個發票執行一個步驟。

流程階層

每個客戶群只能分配給一個流程階層。 如果客戶包含在多個分配了流程階層的客戶群中，則此步驟的階層等級確定哪個流程優先。 客戶群識別碼確定把哪些客戶分配給流程。 設定的每個階層只能分配給一個流程自動化。

無干擾日用於確保自動化流程不會過於頻繁地聯繫客戶。 例如，如果將無干擾日設定為兩天，那麼即使原始最前發票已全額結算，自動化流程也至少在兩天內不會聯繫客戶。

要在客戶帳齡餘額或發票金額小於定義值時將客戶排除在流程自動化之外， 請在從流程 中排除欄位中選擇 客戶帳齡餘額小於 或 發票金額小於 並輸入金額值。

標記 使用預測 以使用客戶付款預測創建收款活動。 創建的活動將使用應收帳款參數頁面 ( 收款流程自動化 ) 選項卡上的 付款預測中的活動範本 。

流程詳細資料

按兩下 「新建 」將新的流程詳細資訊添加到層次結構中。 描述 用於標識層次結構中步驟的用途或名稱。 選擇「 操作」類型 以定義將創建活動、發送電子郵件或創建催款單的步驟。

• 業務文件 定義用於建立操作類型的範本。 該文件可以是發送給每個客戶的活動範本、電子郵件範本或催款單。 收帳流程自動化只按每個客戶建立催款單，而不管其他收帳參數是如何設定的。
• When 定義將在主要 (最舊) 發票到期日之前或之後發生的處理步驟，並與“ 與發票到期日期 相關的天數”列中顯示的數位一起使用。
• 標記預催款 選項，在流程層次結構中的一個步驟中為每個發票創建一個操作。 催款前提醒動作通常是與未結發票相關的提前通知，讓客戶可以在發票即將到期時收到通知。 只能為每個階層的一項活動標記催款前提醒。 當您選擇電子郵件動作類型時，收件者將用於定義是否將電子郵件訊息發送給客戶、銷售群組或收帳代理人連絡人。
• 然後，「業務目的聯繫人 」欄位中的 值將確定該客戶帳戶中的哪個聯繫人將接收通信。

商業文件詳細資料

商業文件詳細資料會根據流程詳細資料中選擇的動作類型而有所不同。 當動作類型為活動時，將顯示活動範本詳細資料。 這些詳細資料包括活動範本名稱、將建立的活動類型、活動目的、計劃完成活動的天數以及活動的詳細資料。 然後，此活動將連結到最前發票，該發票告訴收件者完成活動所需的動作。

如果動作類型是流程詳細資料中的電子郵件，則此部分將包含兩個 FastTab。 第一個用於定義範本識別碼、電子郵件描述、預設語言、將分配給自動發送的電子郵件的使用者名稱以及關聯的寄件者電子郵件地址。 第二個將允許在通過選擇“編輯 ”保存“ 語言 ”和 “主題” 字段中的值後創建電子郵件正文。 這將打開一個允許上傳 HTML 內容的視窗。

附註

您可以儲存包含 HTML 格式的通訊本文的 Outlook 電子郵件。 然後可以上傳訊息內容以執行範本。

如果選擇催款單的動作類型，則設定頁面上將不會有商業文件詳細資料區段。

使用「 收集流程歷史記錄 」按鈕可以查看所選流程層次結構的最近歷史記錄。

單擊收款流程分配 操作以查看指派到收款流程的客戶。 使用 預覽版客戶分配 以查看為特定客戶分配的層次結構。 使用 預覽版流程指派 來預覽版在層次結構運行時將指派到層次結構的客戶。 單擊 「手動分配 」以查看已手動分配到流程的客戶，或選擇要分配流程的客戶。

單擊流程 類比 操作以預覽版在此時運行所選流程自動化時將創建的操作。