具有多個客戶或廠商記錄的單一憑單
本文概述當您過帳具有多個客戶或廠商記錄的單一憑單時會發生什麼情況。 此功能將在未來版本中停止使用，因此，我們不建議使用這種過帳方法，因為對結算處理有會計影響。
一張憑單用於多個客戶或廠商的一些常見示例包括客戶之間的餘額轉移，以及同一組織中客戶和廠商之間的淨餘額。
可以使用下列其中一種方法輸入包含多個客戶或廠商的憑單:
- 使用選擇只有一個憑單編號選項的日記帳，則日記帳的每一行都會包含在同一張憑單中。
- 使用多行憑單，其中沒有沖銷總帳帳戶，具有多個客戶或廠商。
- 輸入憑單，其帳戶和沖銷帳戶為廠商/廠商、客戶/客戶、廠商/客戶或客戶/廠商。
本文說明過帳一張包含多個客戶或廠商記錄的憑單時，如何處理結算。 此外，本文提供折衷解決辦法，以協助您了解如何避免使用一張具有多個客戶或廠商的憑單。 特別是，有一些示例說明了對多個客戶或廠商使用一張憑單會影響的兩種常見結算場景:
- 現金折扣會計
- 重估會計
結算如何影響單張憑單的使用方式
過帳包含多個客戶或廠商記錄的憑單時，將建立一個包含多個應收帳款或應付帳款餘額的會計憑單。 在結算過程中，原始會計分錄會用於建立現金折扣、未實現損益、已實現損益和原始單據彙總帳戶減免的會計分錄。 例如，如果在將廠商付款結算到發票時採用現金折扣，則現金折扣會計必須從原始發票過帳到應付帳款分類帳科目。 如果原始發票在包含多個廠商記錄的憑單中過帳，則彙總原始會計。 在這種情況下，由於無法取得單個憑單中每個廠商交易的詳細會計分錄，因此無法確定使用者打算如何計算現金折扣。
具多個廠商的一張憑單以及對現金折扣會計的影響
在以下示例中，多個廠商發票會記錄在總帳中的一般日記帳頁面的單一憑單上。 這些發票分佈在多個帳戶維度。
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | 廠商 | 1001 | INV1 | 100.00 | |
| GNJL001 | 廠商 | 1001 | INV2 | 200.00 | |
| GNJL001 | 廠商 | 1001 | INV3 | 300.00 | |
| GNJL001 | 分類帳 | 606300-001-- | INV1 | 50.00 | |
| GNJL001 | 分類帳 | 606300-002-- | INV1 | 50.00 | |
| GNJL001 | 分類帳 | 606300-003-- | INV2 | 200.00 | |
| GNJL001 | 分類帳 | 606300-004-- | INV3 | 300.00 |
過帳後，將建立一張憑單。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 以交易貨幣計價的金額 |
|---|---|---|---|
| GNJL001 | 606300-001-- | 分類帳日記帳 | 50.00 |
| GNJL001 | 606300-002-- | 分類帳日記帳 | 50.00 |
| GNJL001 | 606300-003-- | 分類帳日記帳 | 200.00 |
| GNJL001 | 606300-004-- | 分類帳日記帳 | 300.00 |
| GNJL001 | 200110-001- | 廠商餘額 | -100.00 |
| GNJL001 | 200110-001- | 廠商餘額 | -200.00 |
| GNJL001 | 200110-001- | 廠商餘額 | -300.00 |
請注意，憑單包含三個項目，用於單一憑單中廠商餘額的過帳類型。 無法表明 606300-001 的 50.00 借項和 606300-002 的 50.00 借項旨在沖銷 200110-001 的廠商餘額項目。 這是因為使用者在一個憑單中輸入多個廠商記錄。
透過這個例子，我們可以分析使用一張憑單對下游結算會計的影響。 假設您支付 200.00 發票中的 197.00，獲得 3.00 的現金折扣。 請注意，現金折扣帳戶值是在發票憑單費用帳戶中的所有維度上分配的。 這是因為一張憑單用於過帳上述發票，沒有表明使用者希望費用分配如何與單一憑單中的廠商餘額相關聯。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | 廠商餘額 | 197.00 | |
| APPAYM001 | 110110-001- | 銀行 | 197.00 | |
| 14000056 | 520200-001-- | 廠商現金折扣 | 0.25 | |
| 14000056 | 520200-002-- | 廠商現金折扣 | 0.25 | |
| 14000056 | 520200-003-- | 廠商現金折扣 | 1.00 | |
| 14000056 | 520200-004-- | 廠商現金折扣 | 1.50 | |
| 14000056 | 200110-001- | 廠商餘額 | 3.00 |
如果使用者對從原始發票分配到所有費用分配的現金折扣不滿意，則應使用多張憑單來記錄發票，而非一張憑單。 這是一個示例，說明如何在總帳中輸入多個憑單，而非如本示例開頭所示使用一個憑單。
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 | 沖銷類型 | 沖銷帳戶 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | 廠商 | 1001 | INV1 | 100.00 | 分類帳 | <blank> | |
| GNJL001 | 分類帳 | 606300-001-- | INV1 | 50.00 | 分類帳 | <blank> | |
| GNJL001 | 分類帳 | 606300-002-- | INV1 | 50.00 | 分類帳 | <blank> | |
| GNJL002 | 廠商 | 1001 | INV2 | 200.00 | 分類帳 | 606300-003-- | |
| GNJL003 | 廠商 | 1001 | INV3 | 300.00 | 分類帳 | 606300-004-- |
現在，當支付 INV2 時，將進行以下項目。 請注意，現金折扣的財務維度會遵循相關費用的財務維度。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | 廠商餘額 | 197.00 | |
| APPAYM001 | 110110-001- | 銀行 | 197.00 | |
| 14000056 | 520200-003-- | 廠商現金折扣 | 3.00 | |
| 14000056 | 200110-001- | 廠商餘額 | 3.00 |
具多個廠商的一張憑單以及對已實現損益會計的影響
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 | 科目類型 | 客戶 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | 廠商 | 1001 | INV1 | 100.00 | 分類帳 | 606300-001-- | |
| GNJL001 | 廠商 | 1001 | INV2 | 200.00 | 分類帳 | 606300-002-- |
在以下示例中，多個廠商發票會記錄在總帳中的一般日記帳頁面的單一憑單上。 這些發票分佈在多個帳戶維度。 過帳後，將建立一張憑單。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 以交易貨幣計價的金額 (歐元) | 會計貨幣金額 (美元) |
|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | 606300-001-- | 分類帳日記帳 | 100.00 | 114.00 |
| GNJL001 | 606300-002-- | 分類帳日記帳 | 200.00 | 228.00 |
| GNJL001 | 200110-001- | 廠商餘額 | -100.00 | -114.00 |
| GNJL001 | 200110-001- | 廠商餘額 | -200.00 | -228.00 |
請注意，憑單包含兩個項目，用於單一憑單中廠商餘額的過帳類型。 無法表明 606300-001 的借方旨在沖銷廠商餘額項目 100.00 到 200110-001。 這是因為使用者在一個憑單中輸入多個廠商記錄。
透過這個例子，我們可以分析使用一張憑單對下游結算會計的影響。 假設您的會計貨幣單位為美元，上述交易以歐元的交易貨幣過帳。 假設您全額支付 200.00 歐元的發票，但由於過帳發票和付款時間之間的匯率差異，您遇到已實現損失。 請注意，該已實現損失帳戶值是在發票憑單費用帳戶中的所有維度上分配的。 在這種情況下，維度 001 和 002 都已分配，即使使用者可能認為正在結算的發票中只有 002 屬於費用帳戶。 這是因為一張憑單用於過帳上述發票，無法表明使用者希望費用分配如何與單一憑單中的廠商餘額相關聯。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 以交易貨幣計價的金額 (歐元) | 會計貨幣金額 (美元) |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | 廠商餘額 | 200.00 | 230.00 |
| APPAYM001 | 110110-001- | 銀行 | -200.00 | -230.00 |
| 14000056 | 801300-001- | 匯率損失 | 0.00 | 0.67 |
| 14000056 | 801300-002- | 匯率損失 | 0.00 | 1.33 |
| 14000056 | 200110-001- | 廠商餘額 | -2.00 |
如果使用者對從原始發票分配到所有費用分配的匯率損失不滿意，則應使用多張憑單來記錄發票，而非一張憑單。 這是一個示例，說明如何在總帳中輸入多個憑單，而非如本示例開頭所示使用一個憑單。
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 | 沖銷類型 | 沖銷帳戶 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GNJL002 | 廠商 | 1001 | INV1 | 100.00 | 分類帳 | 606300-001-- | |
| GNJL003 | 廠商 | 1001 | INV2 | 200.00 | 分類帳 | 606300-002-- |
現在，當支付 INV2 時，將進行以下項目。 請注意，匯率損失的財務維度會遵循相關費用的財務維度。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 以交易貨幣計價的金額 (歐元) | 會計貨幣金額 (美元) |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | 廠商餘額 | 200.00 | 230.00 |
| APPAYM001 | 110110-001- | 銀行 | -200.00 | -230.00 |
| 14000056 | 801300-002- | 匯率損失 | 0.00 | 2.00 |
| 14000056 | 200110-001- | 廠商餘額 | -2.00 |
一張用於餘額轉移和淨額結算案例的憑單
使用包含多個客戶或廠商的一張憑單的兩種常用案例包括從一個客戶/廠商到另一客戶/廠商的餘額轉移，以及同一組織的客戶和廠商的淨額結算。 以下兩個示例說明了輸入這些案例的首選方法，作為在一張憑單中輸入它們的替代方法。
餘額轉移是具有多個客戶的憑單，輸入目的是為了將餘額從一個客戶轉移到另一個客戶 (對於廠商也是如此)。 當支付發票的責任轉移至另一方時，可能會發生這種情況，例如子公司將責任轉移給母公司。
此示例假設客戶在 10 天內付款有資格獲得現金折扣的銷售。 此示例中的客戶使用將負責支付帳單的保險公司。 該保險公司被設為系統中的第二個客戶。 原客戶餘額轉給保險公司，保險公司支付帳單，在折扣期內支付可享有 2% 的現金折扣。
為了說明，假設以下銷售是針對客戶 ACME。 以下會計分錄代表銷售。
| 分類帳科目 | 過帳類型 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|
| 401100-002-023- | 收入 | 100 | |
| 130100-002- | 客戶餘額 | 100 |
接下來，使用者在應收帳款付款日記帳中的一張憑單中將應付餘額從 ACME 轉至保險公司。 保險公司設立為客戶保險。
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 | 沖銷類型 | 沖銷帳戶 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ARPAYM001 | 客戶 | ACME | 轉移 | 100.00 | 客戶 | 保險 |
請注意，上述項目包含在一張憑單中。 此憑單包含兩個客戶記錄。 過帳上述總帳分錄時會建立以下憑單。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 以交易貨幣計價的金額 |
|---|---|---|---|
| ARPAYM001 | 130100-002- | 客戶餘額 | 100.00 |
| ARPAYM001 | 130100-002- | 客戶餘額 | -100.00 |
接下來，假設您收到保險客戶 98.00 的付款，您選擇使用餘額轉移建立的發票結算付款。 這將導致發布以下憑單。 可能期望結算使用原始發票中的財務維度，但這不可能，因為沒有針對保險客戶的發票文件。 請注意，在預設情況下，現金折扣上的分配維度是來自透過轉移而建立的客戶交易，而非來自原始發票的收入帳戶。 該預設是使用一張憑單轉移餘額的結果。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|---|
| ARPAYM002 | 110110-002- | 銀行 | 98.00 | |
| ARPAYM002 | 130100-002- | 客戶餘額 | 98.00 |
在現金折扣的相關憑單上，財務維度的預設值是來自轉移建立的客戶交易，因為轉移有多個客戶。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|---|
| ARP-00001 | 403300-002- | 客戶現金折扣 | 2.00 | |
| ARP-00001 | 130100-002- | 客戶餘額 | 2.00 |
如果使用者對現金折扣的財務維度預設不滿意，應使用多張憑單來記錄餘額轉移，而非一張憑單。 應透過為餘額從其轉移的客戶建立貸項憑單，並為餘額從其轉移到的客戶建立借項憑單或發票來完成此案例。 以下示例顯示如何在應收帳款付款日記帳中輸入多張憑單來轉移餘額，而非如本示例前面所示使用一張憑單。
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 | 沖銷類型 | 沖銷帳戶 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ARPAYM001 | 客戶 | ACME | 100.00 | 分類帳 | 401100-002-023- | ||
| ARPAYM002 | 客戶 | 保險 | 100.00 | 分類帳 | 401100-002-023- |
這表示當保險客戶使用憑單 ARPAYM02 支付 98.00 時，將使用憑單 ARPAYM002 的分類帳科目項目中的正確財務維度。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|---|
| ARPAYM003 | 110110-002- | 銀行 | 98.00 | |
| ARPAYM003 | 130100-002 | 客戶餘額 | 98.00 |
在現金折扣的相關憑單上，將使用顯示在 ARPAYM002 憑單上沖銷收入帳戶的財務維度。
| 憑單 | 客戶 | 過帳類型 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|---|
| ARP-00001 | 403300-002-023- | 客戶現金折扣 | 2.00 | |
| ARP-00001 | 130100-002- | 客戶餘額 | 2.00 |
一張為多個客戶和廠商提供淨額結算的憑單
當組織購買和銷售給同一家公司時，淨額結算可能很有用。 並非支付廠商發票並等待接收客戶發票的付款，而是對廠商和客戶發票進行淨額結算。 淨額結算交易是根據未清餘額結算。
舉例來說，假設廠商 1001 和客戶 US-008 是同一個實體，因此您的組織希望在支付/接收餘額之前將應付帳款和應收帳款餘額進行淨額結算。 假設客戶記錄欠 75.00 歐元，而廠商記錄欠 100.00 歐元，這表示您更願意將餘額進行淨額結算並僅向廠商支付 25.00 歐元。 進一步假設會計貨幣為美元。 在這種情況下，淨額結算交易記錄在應付帳款付款日記帳的一張憑單中。
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 | 沖銷類型 | 沖銷帳戶 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 廠商 | 1001 | 淨額結算 | 75.00 | 客戶 | US-008 |
為避免此交易的未來結算出現不必要的問題，應在日記帳中輸入多張憑單、而非使用一張憑單以記錄淨額結算交易。 請注意，客戶和廠商餘額使用單個結算帳戶進行沖銷，以避免使用包含多個客戶和廠商餘額的憑單。
| 憑單 | 科目類型 | 客戶 | 描述 | 借方 | 貸方 | 沖銷類型 | 沖銷帳戶 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 客戶 | US-008 | 75.00 | 分類帳 | 999999--- | ||
| 002 | 廠商 | 1001 | 75.00 | 分類帳 | 999999--- |