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通訊錄常見問題

  • 發行項

如何檢查重複記錄？

您可以直接從全球通訊錄清單頁面檢查重複記錄。 在動作窗格上，在派對索引標籤，在維護分組中，選取檢查重複項。 然後選取要包含在檢查重複項中的值。

我可以從通訊簿中批次新增或刪除參與方記錄嗎？

是的，您可以將多方記錄新增到通訊錄，也可以刪除多方記錄。

  • 若要將多方記錄新增到通訊錄，在全球通訊錄清單頁面，選取清單中的各參與方。 然後在動作窗格上，在參與方索引標籤，在維護分組中，選取指派參與方。 選取要新增所選參與方記錄的通訊錄，然後選取確定。 所有選定的參與方記錄都將新增到您選取的通訊錄中。
  • 若要從通訊錄中刪除多方記錄，請在全球通訊錄清單頁面上，選取清單中的各參與方。 然後在動作窗格上，在參與方索引標籤，在維護分組中，選取移除參與方。 選取要從中移除相關參與方的通訊錄，然後選取確定。 從您選取的通訊錄中移除所有選定的參與方記錄。

我可以刪除歷史地址嗎？

從 Microsoft Dynamics 365 Finance 10.0.32 版開始，管理員可以透過以下程序開啟進階地址維護功能，以便刪除歷史地址。

  1. 前往功能管理 > 檢查更新。
  2. 搜尋進階地址維護。 預設情況下停用進階地址維護。
  3. 選取啟用。

管理員啟用進階地址維護功能後，請依照下列步驟刪除歷史地址。

  1. 開啟全球通訊錄清單頁面。
  2. 選擇要刪除其歷史地址的參與方記錄。
  3. 在地址索引標籤上，選擇更多選項 > 進階。
  4. 在歷史記錄索引標籤上，選擇一個或多個地址。
  5. 點選刪除刪除所選地址。

如果您嘗試刪除的地址連結到另一筆記錄，您將收到錯誤訊息。

或者，您可以設定 SysOperation 框架批次作業來刪除多個歷史地址。

  1. 前往組織管理 > 定期 > 刪除停用的地址。
  2. 請選取確定。

您會收到批次作業成功還是失敗的通知。

您也可以透過 Microsoft Office 增益集刪除非使用中的郵政地址。

  1. 開啟全球通訊錄清單頁面。
  2. 選擇要刪除其歷史地址的參與方記錄。
  3. 在地址索引標籤上，選擇更多選項 > 進階。
  4. 選擇右上角的 Microsoft Office 標誌。
  5. 選取非使用中物流郵寄地址。
  6. 使用您的認證登入增益集。 您可以使用該增益集僅刪除非使用中的地址。

附註

您不能使用此程序來更新記錄或插入新記錄。 例如，如果您嘗試更新 ValidFrom 日期，該記錄將刪除。

我可以更改記錄的參與方類型，還是必須刪除舊記錄並建立新記錄？

有時，您可能必須將記錄的參與方類型從個人更改為組織或從組織更改為個人。 例如，Nancy 是 Fabrikam UK 銷售團隊的成員。在倫敦的一次貿易展上，Nancy 遇到了六名新的潛在客戶，並為每個潛在客戶創造了潛在客戶聚會記錄。 Nancy 儲存記錄時，還會在全球通訊錄中建立每條記錄。 Fabrikam 已將預設參與方類型設定為組織，但其中兩個新潛在客戶應具有人員記錄類型。 因此，當 Nancy 從展會回來後，她必須更改兩個潛在客戶記錄的參與方類型。 若要將參與方記錄從一種參與方類型更改為另一種參與方類型，您必須先在全球通訊錄中建立正確類型的新參與方記錄。 然後，您將舊的參與方記錄與此新記錄相關聯。 建立新的參與方關聯後，刪除記錄類型錯誤的原始參與方記錄。

如何更改參與方記錄的名稱或地址？

您可以隨時更新參與方記錄的名稱以及與該記錄關聯的地址。

  • 若要更新參與方記錄的名稱，請打開參與方記錄，然後在動作窗格上選取編輯。 在一般 FastTab 上，輸入參與方的新名稱，然後儲存記錄。
  • 若要更新參與方記錄的地址，請開啟參與方記錄，然後在地址 FastTab 上，選取要更新的地址。 選取編輯，然後，在編輯地址頁，對地址或地址參數進行必要的更改。

我可以將兩個或多個參與方記錄合併為一個記錄嗎？

有時，您可能希望將兩個或多個參與方記錄合併為一個記錄。 如果您有意或無意地建立一個或多個重複方記錄，則可能會發生這種情況。 當您合併參與方記錄時，您選取要保留的一條記錄。 然後將來自其他記錄的資訊合併到該記錄中。 例如，您發現關於 Fabrikam 的資訊被儲存在三個參與方記錄中。您決定保留參與方記錄 A。因此，儲存在參與方記錄 B 和 C 中的資訊將被合併到參與方記錄 A 中。

  • 您不能在同一法律實體中合併與同一方角色 (例如客戶或廠商) 關聯的相關參與方記錄。 例如，A 方與法律實體 123 中的客戶相關聯，B 方與法律實體 123 中的不同客戶相關聯。 這些參與方記錄無法合併，因為如果合併，合併後的參與方記錄將與同一法律實體中的多個客戶相關聯，這是不允許的。 但是，如果 B 方與法律實體 123 中的廠商或與不同法律實體中的客戶相關聯，則可以合併記錄。
  • 您不能合併同一法律實體、團隊或營運單位中的內部參與方組織記錄。

我應該在全球通訊錄中還是在其他地方 (例如客戶或廠商頁面) 建立參與方記錄？

您可以在全球通訊錄或相應的實體頁面中輸入參與方記錄。 當您在一個位置新增記錄時，相同的記錄總是會新增到另一個位置。 例如，如果您在全球通訊錄中為客戶新增一方記錄，該記錄也會新增到客戶頁。 同樣，如果您在客戶頁面上為客戶新增一方記錄，該記錄也會新增到全球通訊錄中。 使用以下指南來決定您應該在哪裡輸入新的參與方記錄：

  • 在不知道實體類型 時創建當事方記錄–如果您必須創建當事方記錄但不知道實體類型 (例如，您不知道實體是客戶還是商機)，請在全球通訊簿中創建記錄。 您可以稍後選取實體類型。
  • 當您知道實體類型 時創建當事方記錄–如果您知道當事方的實體類型，則可以在該類型的適用頁面上創建記錄。 例如，在客戶頁面上為客戶建立記錄。 當您使用相應的實體頁面建立和儲存記錄時，該記錄會自動在全球通訊錄中建立。

我可以翻譯參與方記錄的地址資訊嗎？

您可以設定地址資訊的翻譯，以便資訊以您的使用者語言 (系統語言) 顯示在您的程式中，但以另一種語言顯示在文件 (例如銷售訂單) 中。 您可以輸入國家/地區名稱、地址用途和名稱序列的翻譯。 例如，您的系統語言是丹麥語，您為法國的客戶建立了銷售訂單。 在這種情況下，您可以在程式中查看丹麥語的客戶記錄，但在列印的銷售訂單上顯示法語的地址資訊。 設定翻譯時，您應該為清單中的每個項目輸入翻譯。 您未輸入翻譯的任何項目都將以系統語言顯示。 例如，您的系統語言是丹麥語，您將文件發送給西班牙的客戶。 如果您沒有為地址資訊輸入西班牙語 (ESP) 翻譯，則該資訊將在程式和列印文件中以丹麥語顯示。

匯入地址後，為什麼不能編輯記錄？

匯入地址時，有一個名為 IsLocationOwner 的欄位。 該欄位指示與位置 (地址) 關聯的一方是否是地址的擁有者。 如果該方是地址的擁有者，則可以在該方在全球通訊錄中或從主記錄頁面 (例如客戶、廠商或工人) 中使用該方時編輯該地址。 如果該方不是地址的擁有者，則無法編輯該記錄。

匯入地址時，如果您希望使用關聯方可編輯地址，則應將 IsLocationOwner 欄位設定為是。 如果此欄位輸入錯誤，則可以在全球通訊錄中更新位置擁有者。

如需如何更改匯入地址的位置擁有者的相關資訊，請參閱管理位置擁有者。

否，全球通訊錄不會同步處理客戶。 因為客戶的 V3 對應僅支援連絡人的人員參與方類型和帳戶的 組織參與方類型，記錄未到達 Dataverse，且不會顯示任何錯誤。 必須建立人員或組織類型的單獨參與方記錄。