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在工作流程中設定手動工作

  • 發行項

本文說明如何設定手動工作的屬性。

若要在工作流編輯器中設定手動工作，請按右鍵點選該工作，然後點選特性打開特性頁面。 然後使用以下程序設定手動工作的屬性。

命名該工作

按照以下步驟輸入手動工作的名稱。

  1. 在左側窗格中，點選基本設定。
  2. 在名稱欄位中，輸入工作的唯一名稱。

輸入主題行列和指示

您必須向指派給該工作的使用者提供主題列和說明。 例如，如果您正在為採購申請設定工作，則指派給該工作的使用者會看到主題列和採購申請頁上的說明。 主題列顯示在頁面上的訊息欄中。 然後，使用者可以點選訊息欄中的圖標來查看說明。 按照以下步驟輸入主題列和說明。

  1. 在左側窗格中，點選基本設定。

  2. 在工作項目主題欄位中，輸入主題列。

  3. 若要個人化主題列，您可以插入預留位置。 向使用者顯示主題列時，預留位置將替換為適當的資料。 按照以下步驟插入預留位置：

    1. 在文字方塊中，點選應出現預留位置的位置。
    2. 點選插入預留位置。
    3. 在出現的清單中，選取要插入的預留位置。
    4. 點選插入。

  4. 若要新增主題列的翻譯，請執行以下步驟：

    1. 點選翻譯。
    2. 在出現的頁面上，點選新增。
    3. 在出現的清單中，選取您輸入文字時使用的語言。
    4. 在翻譯的文字欄位中，輸入文字。
    5. 若要個人化文字，您可以按照步驟 3 中的說明插入預留位置。
    6. 點選關閉。

  5. 在工作項目指示欄位中，輸入指示。

  6. 若要個人化指示，您可以插入預留位置。 向使用者顯示指示時，預留位置將替換為適當的資料。 按照以下步驟插入預留位置：

    1. 在文字方塊中，點選應出現預留位置的位置。
    2. 點選插入預留位置。
    3. 在出現的清單中，選取要插入的預留位置。
    4. 點選插入。

  7. 若要新增指示的翻譯，請執行以下步驟：

    1. 點選翻譯。
    2. 在出現的頁面上，點選新增。
    3. 在出現的清單中，選取您輸入文字時使用的語言。
    4. 在翻譯的文字欄位中，輸入文字。
    5. 若要個人化文字，您可以按照步驟 6 中的說明插入預留位置。
    6. 點選關閉。

指派工作

按照以下步驟指定手動工作應指派給誰。

  1. 在左側窗格中，點選指派。

  2. 在指派類型索引標籤上，選取下表中的選項之一，然後按照該選項的附加步驟進行操作，然後轉到步驟 3。

    選項 指派到工作的使用者 附加步驟
    參與者 指派給特定組或角色的使用者
    1. 選取參與者後，在基於角色索引標籤上，在參與者類型清單中，選取要指派工作的組或角色的類型。
    2. 在參與者清單中，選取要將工作指派到的組或角色。
    階層 特定組織階層中的使用者
    1. 選取階層後，在階層選取索引標籤上，在階層類型清單中，選取要指派工作的階層類型。
    2. 系統必須從階層中取出一系列使用者名。 這些名稱代表可以指派工作的使用者。 按照以下步驟指定系統取出的使用者名範圍的起點和終點：
      1. 若要指定起點，請在開始自清單選取人員。
      2. 若要指定結束點，請點選新增條件。 然後輸入條件來確定系統在階層中停止取出名稱的位置。
    3. 在階層選項索引標籤上，指定應將工作指派給範圍內的哪些使用者：
      • 指派給擷取到的所有使用者 – 工作指派給範圍內的所有使用者。
      • 僅指派給擷取到的最後一個使用者 – 工作僅指派給範圍內的最後一個使用者。
      • 排除具有以下條件的使用者 – 工作不指派給範圍內滿足特定條件的使用者。 點選新增條件指定條件。
    工作流程使用者 現行工作流程中的使用者
    • 選取工作流程使用者後，在工作流程使用者索引標籤上，在工作流程使用者清單中，選取參與工作流程的使用者。
    使用者 特定使用者
    1. 選取使用者後，點選使用者索引標籤。
    2. 可用使用者清單包括所有使用者。 選取要指派工作的使用者，然後將這些使用者移動到選定的使用者清單。
    佇列 工作項目佇列
    1. 選取佇列後，點選基於佇列索引標籤。
    2. 若要將工作指派給特定佇列，請執行以下步驟：
      1. 在佇列類型清單中，選取工作項目佇列.
      2. 在佇列名稱清單中，選取佇列。
    3. 如果特定條件應確定工作指派到哪個佇列，請執行以下步驟：
      1. 在佇列類型清單中，選取條件式工作項目佇列。
      2. 在佇列名稱清單中，選取條件式佇列。
    注意： 此選項僅用於少數工作流，例如案例管理。

  3. 在時限索引標籤上，在期間欄位中，指定使用者完成工作的時間。 選取下列其中一個選項：

    • 小時– 輸入使用者完成工作的小時數。 然後選取您的組織使用的日曆，並輸入有關您組織的工作週的資訊。
    • 天– 輸入使用者完成工作的天數。 然後選取您的組織使用的日曆，並輸入有關您組織的工作週的資訊。
    • 周– 輸入使用者完成工作的周數。
    • 月 –選擇使用者必須完成工作的日期和星期。 例如，您可能希望使用者在當月第三週的星期五之前完成工作。
    • 年 –選擇使用者必須完成工作的日期、星期和月份。 例如，您可能希望使用者在 12 月第三週的星期五之前完成工作。

    如果使用者沒有在指派的時間內完成工作，工作則會過期。 可根據您在該頁面地升級的區域升級過期的工作。

指定工作過期時會發生的事

如果使用者沒有在指派的時間內完成手動工作，工作則會過期。 過期的工作可以升級或自動指派給其他使用者。 如果工作過期，請按照以下步驟上報工作。

  1. 在左側窗格中，點選升級。

  2. 選取使用升級路徑核取方塊以建立升級路徑。 系統會自動將工作指派給升級路徑中列出的使用者。 例如，下表表示升級路徑。

    順序 升級路徑
    1 指派給：Donna
    2 指派給：Erin
    3 最終行動：拒絕

    在此範例中，系統將過期工作指派給 Donna。 如果 Donna 沒有在指派的時間內完成工作，系統則會指派工作給 Erin。 如果 Erin 未在指派的時間內完成工作，系統將拒絕送出以供處理的文件。

  3. 若要將使用者新增到升級路徑，請點選新增升級。 在指派類型索引標籤上，選取下表中的選項之一，然後按照該選項的附加步驟進行操作，然後轉到步驟 4。

    選項 工作所升級的使用者 附加步驟
    階層 特定組織階層中的使用者
    1. 選取階層後，在階層選取索引標籤上，在階層類型清單中，選取要升級工作的階層類型。
    2. 系統必須從階層中取出一系列使用者名。 這些名稱代表可以升級工作的使用者。 按照以下步驟指定系統取出的使用者名範圍的起點和終點：
      1. 若要指定起點，請在開始自清單選取人員。
      2. 若要指定結束點，請點選新增條件。 然後輸入條件來確定系統在階層中停止取出名稱的位置。
    3. 在階層選項索引標籤上，指定應將工作升級給範圍內的哪些使用者：
      • 指派給擷取到的所有使用者 – 工作升級給範圍內的所有使用者。
      • 僅指派給擷取到的最後一個使用者 – 工作僅升級給範圍內的最後一個使用者。
      • 排除具有以下條件的使用者 – 此工作不升級給範圍內滿足特定條件的使用者。 點選新增條件指定條件。
    工作流程使用者 現行工作流程中的使用者
    • 選取工作流程使用者後，在工作流程使用者索引標籤上，在工作流程使用者清單中，選取參與工作流程的使用者。
    使用者 特定使用者
    1. 選取使用者後，點選使用者索引標籤。
    2. 可用使用者清單包括所有使用者。 選取要升級工作的使用者，然後將這些使用者移動到選定的使用者清單。

  4. 在時限索引標籤上，在期間欄位中，指定使用者完成工作的時間。 選取下列其中一個選項：

    • 小時– 輸入使用者完成工作的小時數。 然後選取您的組織使用的日曆，並輸入有關您組織的工作週的資訊。
    • 天– 輸入使用者完成工作的天數。 然後選取您的組織使用的日曆，並輸入有關您組織的工作週的資訊。
    • 周– 輸入使用者完成工作的周數。
    • 月 –選擇使用者必須完成工作的日期和星期。 例如，您可能希望使用者在當月第三週的星期五之前完成工作。
    • 年 –選擇使用者必須完成工作的日期、星期和月份。 例如，您可能希望使用者在 12 月第三週的星期五之前完成工作。

  5. 對應新增到升級路徑的每個使用者重複步驟 3 到 4。 您可以更改使用者的順序。

  6. 如果升級路徑中的使用者未在指派的時間內完成工作，系統將對該工作執行操作。 若要指定該系統採取的動作，請選取動作資料列，然後，在結束動作索引標籤，選取動作。

指定系統何時自動執行工作

如果滿足特定條件，您可以將系統設定為對手動工作執行操作。 例如，一項工作要求費用報告部門的成員審查與費用報告一起送出的收據。 根據公司政策，如果費用報告的總金額超過 100 美金，則必須執行此工作。 在這種情況下，您可以在總金額小於 100 時將系統設定為自動將工作標記為完成。 按照以下步驟指定係統何時對手動工作執行操作。

  1. 在左側窗格中，點選自動操作。

  2. 選取啟用自動操作核取方塊。

  3. 點選新增條件。

  4. 輸入條件。

  5. 輸入所需的任何附加條件。

  6. 若要驗證您輸入的條件是否設定正確，請執行以下步驟：

    1. 點選測試。
    2. 在測試工作流程條件頁上，在驗證條件區域中，選取記錄。
    3. 點選測試。 系統評估記錄以確定它是否滿足您定義的條件。
    4. 點選確定或取消返回至屬性頁。

  7. 在自動完成動作清單中，選取系統應對工作執行的操作。

指定何時發送通知

當手動工作被委派、升級、完成或拒絕時，或者要求更改時，您可以向人員傳送通知。 按照以下步驟指定通知的發送時間以及通知的發送對象。

  1. 在左側窗格中，點選通知。

  2. 選中應發送通知的事件旁邊的核取方塊：

    • 代理 –工作已分配給其他使用者。
    • 升級 –分配的使用者未在分配的時間內完成工作。
    • 完成 –分配的使用者已完成工作。
    • 拒絕 –分配的使用者已拒絕提交的文件。
    • 請求更改 –分配的使用者已請求更改提交的文件。

  3. 選取您在步驟 2 中選取的事件所在的行。

  4. 在通知文字索引標籤，在文字方塊中，輸入通知的文字。

  5. 若要個人化通知，您可以插入預留位置。 向使用者顯示通知時，預留位置將替換為適當的資訊。 按照以下步驟插入預留位置：

    1. 在文字方塊中，點選應出現預留位置的位置。
    2. 點選插入預留位置。
    3. 在出現的清單中，選取要插入的預留位置。
    4. 點選插入。

  6. 若要新增通知的翻譯，請執行以下步驟：

    1. 點選翻譯。
    2. 在出現的頁面上，點選新增。
    3. 在出現的清單中，選取您輸入文字時使用的語言。
    4. 在翻譯的文字欄位中，輸入文字。
    5. 若要個人化文字，您可以按照步驟 5 中的說明插入預留位置。
    6. 點選關閉。

  7. 在收件者索引標籤，指定通知發送給誰。 選擇下表中的選項之一，然後按照該選項的附加步驟進行操作，然後轉到步驟 8。

    選項 通知收件者 附加步驟
    參與者 指派給特定組或角色的使用者
    1. 選擇參與者後，在基於角色索引標籤上，在參與者類型清單中，選擇要發送通知的組或角色的類型。
    2. 在參與者清單中，選取要向其發送通知的組或角色。
    工作流程使用者 現行工作流程中的使用者
    • 選取工作流程使用者後，在工作流程使用者索引標籤上，在工作流程使用者清單中，選取參與工作流程的使用者。
    使用者 特定使用者
    1. 選取使用者後，點選使用者索引標籤。
    2. 可用使用者清單包括所有使用者。 選擇要發送通知的使用者，然後將這些使用者移動到選定的使用者清單。

  8. 對您在步驟 2 中選取的每個事件重複步驟 3 到 7。

設定時間限制

如果必須在特定時間完成手動工作，請按照以下步驟操作。

附註

您在這個程序中選擇的選項會覆寫您在頁面的指派和升級區域選擇的選項。

  1. 在左側窗格中，點選進階設定。

  2. 選擇為工作流程元素設定時間限制核取方塊。

  3. 在期間欄位中，指定必須完成工作的時間。 選取下列其中一個選項：

    • 小時– 輸入必須完成工作的小時數。 然後選取您的組織使用的日曆，並輸入有關您組織的工作週的資訊。
    • 天– 輸入必須完成工作的天數。 然後選取您的組織使用的日曆，並輸入有關您組織的工作週的資訊。
    • 周– 輸入必須完成工作的周數。
    • 月 –選擇必須完成工作的日期和星期。 例如，您可能希望工作在當月第三週的星期五之前完成。
    • 年 –選擇必須完成工作的日期、星期和月份。 例如，您可能希望工作在 12 月第三週的星期五之前完成。

  4. 如果超過時間限制，系統將對工作採取行動。 在動作清單中，選取系統應採取的操作。

指定使用者可以使用哪些操作

當手動工作指派給使用者時，使用者必須對工作執行操作。 按照這些步驟，指定使用者可以對工作採取哪些行動。

附註

可用的操作會有所不同，具體取決於工作的設計。

  1. 在左側窗格中，點選進階設定。
  2. 如果使用者應該能夠將工作標記為完成，則選取完成核取方塊。
  3. 如果使用者應該能夠拒絕送出的文件，則選取拒絕核取方塊。
  4. 如果使用者應該能夠要求更改送出的文件，則選取要求更改核取方塊。
  5. 如果使用者應該能夠將工作指派給另一位使用者，則選取代理人核取方塊。
  6. 如果使用者應該能夠將工作重新指派給工作項目佇列中的另一位使用者，則選取重新指派核取方塊。
  7. 如果使用者應該能夠將工作重新指派給工作項目佇列，則選取釋放核取方塊。 然後另一個使用者可以完成該工作。