建立和部署 Word 範本
Microsoft Word 提供強大的方式,讓您以標準化且格式正確的文件呈現 Dynamics 365 資料。 使用 Word 範本就可輕鬆建立您的範本並與其他人共用,因此所有對客戶呈現的文件都具備符合組織品牌的一致外觀。
準備好範本後,使用者就可產生標準化的文件,只要按一下就會自動填入 Dynamics 365 資料。
步驟 1:建立 Word 範本
以具有系統管理員角色的使用者身分登入 Dynamics 365。
開啟頁面頂端的設定功能表 ,並選取進階設定。
進階設定區域會在新的瀏覽器索引標籤中開啟。請注意,此區域使用頁面頂端的水平導覽器,而不使用側邊導覽器。 瀏覽到設定>業務>範本。
在下一個畫面上,選取文件範本,然後在頂端功能區中選擇 + 新增。
選擇 Word 範本,然後選擇範本適用的實體。 範本將使用此實體中的資料。
若要選取您要納入 Word 範本中的欄位,請選取選取實體。
選取實體對話方塊隨即開啟。 您在此畫面上選取的關聯會決定之後您定義 Word 範本時,可用的實體和欄位。 僅選取您將 Dynamics 365 資料新增至 Word 範本所需的關聯。 以下是帳戶實體的一些範例關聯:
- 1:N 關聯。 帳戶可以有多個連絡人。
- N:1 關聯。 潛在客戶、帳戶或連絡人可以有多個帳戶。
- N:N 關聯。 帳戶可以有多份行銷名單。 行銷名單可以包含多個帳戶。
當您完成選擇關聯時,選取下載範本。 這樣會在您的本機電腦上建立 Word 檔案,匯出的實體會以 XML 資料的形式包含在內。
Note
為確保能夠即時下載文件,每一項關聯最多只可傳回 100 筆相關記錄。 例如,如果您要匯出帳戶的範本,並且想要包含其連絡人的名單,則文件將會傳回最多 100 個帳戶的連絡人。
若要在自訂資料之後上傳該範本,請移至範本清單,然後選取上傳範本。 其他資訊:步驟 4:將 Word 範本上傳至 Dynamics 365
步驟 2:啟用 [開發人員] 索引標籤
開啟 Word 範本檔案。 此時文件會是空白。
若要查看並新增 Dynamics 365 XML 資料,您需要啟用 Word 開發人員索引標籤。
移至檔案>選項>自訂功能區,然後選取開發人員核取方塊。
選取確定。
開發人員索引標籤現在會出現在 Word 功能區中。
步驟 3:定義 Word 範本
使用 XML 對應窗格藉由 Dynamics 365 實體欄位定義 Word 範本。
在 Word 範本中,選取開發人員>XML 對應窗格。
XML 對應窗格隨即開啟,其中預設 XML 結構描述為選取狀態。
選取 Dynamics 365 XML 結構描述。 它的開頭會是 "urn:microsoft-crm/document-template/"。
重要
如果您經常意外編輯而造成 Word 凍結或效能降低,請關閉自動校正選項。
展開實體以查看所有可用的欄位,以滑鼠右鍵按一下您要新增的欄位,然後選取插入內容控制項>純文字。
Dynamics 365 中的欄位會新增至 Word 範本。
新增其他實體欄位、新增描述標籤和文字,並格式化文件。 完成的範本可能看起來像這樣:
您輸入的某些內容控制項欄位可能會有多行資料。 例如,帳戶會有多個連絡人。 若要將所有資料包含在 Word 範本中,請設定讓內容控制項欄位重複,如下所示:
將具有重複資料的欄位放入表格列中。
選取範本中的整個表格列。
在 XML 對應窗格中,使用滑鼠右鍵按一下包含內容控制項欄位的關聯,然後選取重複。
當您使用 Word 範本在 Dynamics 365 中建立文件時,表格中將會填入多列資料。
若範本內有您要的欄位和格式設定,請將它儲存並上傳至 Dynamics 365。
步驟 4:將 Word 範本上傳至 Dynamics 365
依您想要的方式建立 Word 範本後,請將它儲存,以便上傳至 Dynamics 365。
系統管理員可以使用設定頁面將 Word 範本上傳至 Dynamics 365。
Note
您組織的使用者可以在記錄清單的命令列上選取 Word 範本,查看可用的範本。
開啟頁面頂端的設定功能表 ,並選取進階設定。
瀏覽到設定>業務>範本。
在下一個畫面上,選擇文件範本,然後在頂端功能區中選擇上傳範本。
尋找並上傳檔案。
選取上傳。 您會看到正在上傳的檔案摘要。
選擇頂端功能區右上角的 X 圖示以關閉資訊畫面。