你所沒注意到的，商務用 OneDrive 管理功能怎麼用？
現在每個人應該多少都擁有一兩個以上的雲端硬碟，當然對於 OneDrive 也不陌生。不過，「商務用 OneDrive」你可能就不是那麼熟悉了。「商務用 OneDrive」顧名思義當然是針對企業用戶所推出的服務，包含在 Office 365 商務版的服務之下。
不過，為什麼企業需要商務用雲端硬碟空間？商務用 OneDrive 又跟個人用 OneDrive 有什麼不同呢？
首先讓我們來回想一下，現代企業的檔案管理方式有多不方便。如果你將公司的檔案儲存在公司的內網伺服器裡面，那麼當你在外面臨時需要檔案的時候，只能夠拜託同事幫你從公司網路上把檔案抓出來，再用 Email 郵寄給你。
你所沒注意到的，商務用 OneDrive 管理功能怎麼用？
當然，上面說的狀況現在已經不再是問題了，很多人都習慣把需要的檔案放在自己的雲端空間上，需要的時候隨時存取，不需要為了不在辦公室而煩惱。
OneDrive 雲端空間是什麼？
OneDrive 應該大家都很熟悉了，不管你有沒有 Office 365，OneDrive 現在已經內建在 Windows 10 的各種版本裡，或是就算你沒有新版的 Windows，甚至你只有 Android 手機，你也可以免費申請 OneDrive 雲端空間。你可以將檔案放在雲端，然後與其它人分享、或是只供自己在外面的時候隨時存取檔案。而且不限於 Windows 系統，在行動裝置上也有對應的 App 可以使用。
OneDrive 有很多的競爭對手，像是 Google Drive、Dropbox，大家在雲端空間提供的服務基本上差不多。你可以在上面儲存各種類型的檔案，然後隨時隨地都可以繼續作業。舉例來說，你今天到客戶的公司提案，你可以在客戶所在地利用 Word、PowerPoint 進行溝通，並且隨時把要點記錄下來，選擇儲存在 OneDrive 上。之後你回到公司，只要從公司的電腦打開 OneDrive 這個檔案就可以繼續工作，而不需要在筆電端尋找檔案傳輸到公司的電腦上。
OneDrive 已經很好用，為什麼需要「商務用 OneDrive」？
雲端空間對於行動工作者來說，實在是一個很棒的發明，它讓工作者不用被公司的內部網路綁死，就算在外頭行動也隨時可以找到自己需要的重要檔案。但是這些功能僅是針對個人所設計，對於公司的團隊協同工作來說，OneDrive 的功能還是不夠，此外，從公司的角度來看，公司的文件流落在私人雲端空間上，其實會是文件管理的一大死角。
因此，除了與 OneDrive 的跨平台、跨裝置可以隨時存取雲端空間檔案的功能一樣之外，商務用 OneDrive 主要的特色有以下三點：
- 團隊可即時進行協同工作、確保檔案版本最新：如果檔案需要團隊多人協助的話，那麼你隨時可以拉進同事，大家一起在上面修改檔案。更重要的是，由於修改的是同一份檔案，你不用擔心會有檔案因為傳來傳去，導致有文件內容版本不一的困擾。
- 支援Office眾多功能，不用另外轉換檔案：你可以即時利用 Office Word、PowerPoint 或是其它編輯器來編輯檔案，除此之外，你也可以在 Office Online 網頁上與同事進行討論，或是在 Office 365 Delve 上看到更多他人分享的內容。
- 內建安全以及稽核機制，管理者可確保檔案安全：管理者可以透過安全規則來控制企業內部員工可以分享的權限，也可以追蹤使用者進行過檔案的哪些動作，還會有稽核報告。
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在我的電腦端如何設定商務用 OneDrive？
對於一般員工來說，或許會想，我本來就已經在我的電腦裡安裝了 OneDrive，那現在又跑出來一個商務用 OneDrive，這樣我個人與公司之間的檔案管理會不會很混亂？或是在使用上反而造成更多困擾？
為了解答這個問題，我們就實際來操作一下： 「假設你已經在電腦中安裝好 OneDrive，該如何新增公司的商務用 OneDrive」 。其實實際操作起來並不複雜，也不會造成你的混淆。
1. 在商務用 OneDrive 的圖示上按下滑鼠右鍵，選擇設定。
2. 在開啟的視窗中選擇「帳戶」頁籤，然後點選「新增帳戶」。
3. 接下來輸入你的商務用 OneDrive 帳號，之後會繼續要你輸入帳號以及密碼來進行認證。
4. 認證通過之後，會在你的本機端新建立一個同步資料夾（與原本的個人用 OneDrive 同步資料夾位置不同）。
5. 而你也可以看到在常駐列上，會有兩個 OneDrive 的雲端圖示，公司用的會以「OneDrive - (公司名稱)」來當資料夾名稱，如範例中的 OneDrive - Techbang 資料夾。
在我的手機端怎麼設定商務用 OneDrive？
在手機端設定商務用 OneDrive 的步驟其實也大同小異，在這裡我們以 Android 系統為例，簡單的示範一下。
1. 在行動版的個人資訊頁面，選擇「新增商務用 OneDrive」。
2. 一樣輸入商務用 OneDrive 的帳號密碼。
3. 通過認證後，在列表最下方會多出一個商務用 OneDrive 的帳號。
4. 點選了商務用 OneDrive 的帳號後，會切換成如下圖這樣，你可以在上面檢視自己最近在企業的雲端空間進行的活動。
5. 點選「最近」這個選項之後就會出現以下這個介面。為了方便你辨識現在所檢視的空間是私人的還是公司的，在介面最上方會顯示你雲端的來源。
把檔案儲存在商務用 OneDrive，跟儲存在 Office 365 SharePoint 小組網站有什麼不同？
如果你是比較熟悉商務用 Office 的使用者，或許你會產生像標題這樣的疑問，Office 365 提供了不同的儲存方式，那使用者要在什麼情況下？選擇什麼樣的方法？將檔案儲存在什麼地方呢？
Office 365 SharePoint 小組網站，主要是用來處理那些經常需要與他人共用檔案、共同作業的使用者、專案群組或部門。SharePoint 網站適合用來儲存具分享所有權的檔案，方便數名人員或整支小組取得檔案並進行共同作業。至於 OneDrive 則是針對偶爾需要共用檔案的人所設計，主要的功能還是用來儲存你個人工作用的檔案。
（圖片來源：Office 365 官網）
免安裝應用程式，只要有瀏覽器就能用 OneDrive 與同事協同工作！
不同的人對於工作有不同需求，有些人喜歡在 PC 上工作，有些人想透過手機或平板快速處理掉一些工作事項。不過，為了讓使用者在不同的環境、不同的狀況下都能夠無障礙的溝通、協同工作，OneDrive 本身就有提供 Web 版的介面讓使用者無論處在什麼環境下都可以操作。而到了商務用 OneDrive，原本的功能一樣保有，但針對團隊工作則提供更多協同工作的優勢。
透過商務用 OneDrive 與團隊進行協同工作，也可以利用瀏覽器開啟預覽文件，有必要時也可以直接在線上編輯文件，或是選擇用 Office 2016 來編輯都可以，視工作者的使用習慣以及公司購買的 Office 365 商務版本而定。
團隊工作者可以在商務用 OneDrive 上針對同一份文件進行協同編輯的工作、並且可以在裡頭進行溝通對話，藉此知曉團隊成員目前正在編輯哪一個段落。上述這些動作都只需透過瀏覽器即可完成。以下我們就簡單示範團隊協作編輯文件的流程。
1. 現在假設員工「張大明」要開啟自己放在商務用 OneDrive 的一個文件檔案，直接在這個檔案上面點兩下就可以開啟。
2. 開啟檔案之後，顯示的頁面只是讓你可以快速預覽文件內容，如果是要編輯的話，必須點選上方的「編輯文件」功能，你可以選擇使用 Word（實際的應用程式）來編輯，或透過瀏覽器開啟 Word Online 進行線上編輯。
3. 進入編輯之後，接下來在視窗右上角有一個名為「共用」的選項，點選之後會跳出共用的視窗，在空格處可以直接輸入要進行共同編輯的同事姓名，即可開始與對方一起編輯。當然，前提是輸入的名字有登記在公司的 Office 365 帳號中。
4. 在下面的範例中，我們輸入了同事的名字，下方就會自動搜尋其公司帳號，找到這位同事，點選之後按下「共用」就可以與他共用編輯這份文件了。
5. 這個時候，對方的 Outlook 就會收到如下方這封郵件，點選之後就可以開始共同編輯該份文件。
6. 與之前一樣，對方點選了郵件上的文件連結之後，會先開啟瀏覽器進行預覽，同樣必須要點選「編輯文件」才能進行共同編輯。
7. 在 Word Online 上會清楚標示出不同顏色的標籤，不但讓你知道有多少人在編輯這份文件，還可以看到他們目前正在編輯哪一個段落。
8. 在進行協同編輯時，最重要的當然是溝通的過程，而 Word Online 在這一點做的也不錯，你不需要跳出瀏覽器去開啟其它的即時通訊工具，可以直接在瀏覽器裡啟動「聊天」的功能，就能夠與其它一同編輯這份文件的人員即時交流溝通。
9. 如下圖，你可以在右側的聊天視窗中，輸入要跟團隊其他成員溝通的事項。
10. 當收到來自團隊成員的訊息時，右上角會跳出一個通知視窗，除了顯示訊息內容外，也提醒你打開聊天功能進行回覆。
海量文件管理，透過關鍵字就可找到
除了在協同工作上很方便之外，當我們把所有的檔案都放到商務用 OneDrive 之後，無論是管理效率，或是檔案的版本控管都顯得更為便利。
商務用 OneDrive 內建有良好的檔案搜尋管理功能，因此當你需要尋找特定的檔案時，可以直接利用搜尋的方式，輸入關鍵字來查找檔案，不需要土法煉鋼逐個資料夾進行尋找。而且，如果你找的是文件的話，透過關鍵字可以搜尋的不僅只有檔案名稱，包括文件的內容也可以一併搜尋。
1. 在左上角的搜尋欄位輸入關鍵字即可搜尋檔案。
2. 你可以注意到，雖然我們輸入「美國」為關鍵字，不過搜尋結果的檔名不一定含有「美國」，原因是系統會做全文檢索，如同網際網路的搜尋引擎般，一併搜尋內容中包含該關鍵字的文件。
檔案版本隨時監控、復原，對付勒索軟體的好方案
除了上述這些便利性之外，此外檔案儲存在商務用 OneDrive 上還有一個好處，就是他會記錄你該檔案每一次的修改時間，變成檔案的不同版本。舉例來說，你有一份寫了很久的報告，不斷的修修改改，結果昨天這份報告修改方向錯誤，之後寫的東西全部都不能用，這時你不需要重頭改起，而可以透過檢視版本的功能，將檔案恢復到修改之前的狀態。
檢視版本功能還有一額外的好處，那就是如果你不幸遇到勒索軟體，把你一些重要檔案都加密的話，你也可以透過這種方式把檔案恢復到加密之前的版本。不過因為勒索軟體百百種，商務用 OneDrive 也不能保證百分之百有用，但多了一項救援檔案的方式也是多一分保障。
1. 開啟商務用 OneDrive 之後，可以看到檔案清單右側都有標註「修改時間」。
2. 點選修改時間，就會出現「版本歷程記錄」的選項。
3. 從這裡選擇欲恢復的版本時間，把檔案恢復回來。
連結不外流，兼顧資料不落地的安全性
近年來企業雲端應用越來越頻繁，很多應用程式以及檔案都儲存在雲端，因此企業也開始考慮到「資料不落地」的相關問題，不管是雲端的程式、資料的控管以及安全性，都該考慮到如何因應雲端的變化，達到跟以往相同的安全性。
比方說，現在將資料放到商務用 OneDrive 空間，如果任何人都可以透過分享的方式，來分享公司內部的雲端檔案，這勢必對公司文件安全控管造成很大的問題。
因此，在商務用 OneDrive 上其實是將這些檔案連結預設為無法分享給公司外部人員。不過，因為不同的公司對於資安當然有不同的政策，因此管理者當然可以依照自家公司政策來控管這些資料的安全性。
1. 管理者可以在登入系統管理員之後，點選左側的「管理中心」，選擇底下的「SharePoint」，關於商務用 OneDrive 的共用權限要在此處進行設定。
2. 接下來點選視窗左方的「共用」選項，右方就能看到與共用相關的所有設定。包括允不允許組織外部共用檔案，或是如果允許外部人員共用的話，在什麼情況下才可以共用的規則，管理員都可以在這裡設定。
3. 我們勾選設定為「不允許與組織外部共用」。
4. 當組織內部員工在邀請人員共用時，輸入了一個非公司網域郵件的信箱，下方就會出現「貴組織的原則不允許你與這些使用者共用...」的警示訊息，禁止與非公司成員共用。
自動產生報表，輕鬆管理公司的商務用 OneDrive 使用量
對於公司的管理人員來說，還須考量到管理雲端空間使用量的問題。雖然依照商務版方案的不同，每個員工可能擁有 1TB 或是 5TB 的空間，照理來說應該很夠用了，不過站在企業的角度，還是應該要進行管理與檢視。
透過系統管理員裡的「報告」/「使用情況」選項，可以讓我們針對企業對 Office 365 個別服務的使用狀況。我們可以在這裡檢視公司裡頭所有 商務用 OneDrive 帳戶已使用的儲存空間，也可以進行深入分析，瞭解不同帳戶使用商務用 OneDrive 的趨勢、使用者與多少個檔案進行互動，以及他已經使用的儲存空間，做為管理員的參考。
1. 進入系統管理員的「報告」/「使用情況」。
2. 可以看到各個不同產品的使用報表。
3. 這是選擇商務用 OneDrive 活動報表的檢視狀況，可以依照時間來了解前 7 天、前 30 天、前 90 天或是前 180 天的趨勢。每份報告具有報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算)
4. 在「檔案」檢視模式下會顯示所有網站上的檔案總數，以及使用中檔案的數量。
5. 在下方的「詳細資料」欄位中可以檢視的資訊很多，你也可以自行篩選要顯示的資訊，以下是管理者應該最會常用到的：
- [使用者名稱] 商務用OneDrive 帳戶。
- [上次活動日期 (UTC)] 是使用者最近一次對商務用OneDrive 帳戶執行檔案活動的日期。沒有檔案活動的商務用OneDrive 帳戶會以空白值顯示。
- [已檢視或編輯的檔案] 使用者檢視或編輯過的檔案數量。
- [已同步處理過的檔案] 使用者同步處理過的檔案數量。
- [內部共用的檔案] 使用者內部共用的檔案數量。
- [外部共用的檔案] 使用者外部共用的檔案數量。
除此之外，如果你需要跟其它人報告或是進一步用其它工具分析商務用 OneDrive 的使用狀況，也可以把數據匯出成 CSV 的格式，再用相對應的軟體來開啟。
當雲端取代了 C 槽或公司內部硬碟，你更該「公」、「私」分明
邁入 BYOD 的時代，我們不再只是單純坐在辦公室裡接電話處理業務，而是拿著手機跨區域到處穿梭。因此將資料放在雲端上，隨時可以取用，已經是必然的工作趨勢。問題是要用哪一種「雲」，各家公司都有不同的考量。
現階段免費的雲端空間到處都是，其實就算是免費版的 OneDrive，空間大小可能也夠用了。因此很多公司為了省錢或是方便行事，就讓員工使用自己的雲端硬碟來替代付費版本。當然這樣的作法也不能夠說不對，依照每間公司的性質以及特性不同，或許老闆會覺得這樣做也沒什麼關係。
不過，企業的資料安全性還是必須慎重看待。假如企業要建立公、私分明的雲端方案，有足夠人力及預算的，可以透過自建的方式來達成。如果不想要為了這件事去雇用專業的 IT 人員，或是公司規模較小，也無力負擔人力以及建置成本的話，那麼採用商務用 OneDrive，不但使用上簡單直覺，更重要的是公司機密資料也不會那麼輕易被有心人士端走，通盤考量下確實是不錯的選擇。