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在 Outlook 2010 設定代理人案例之建議

  • 發行項

英文原文已於 2012 年 12 月 18 日星期二發佈

本文作者為 Scott Bradley，擔任 Microsoft 客戶支援服務小組的 Office 首席升級工程師。

代理人存取是 Outlook 其中一項功能，可讓您代表另一位 Outlook 使用者。此功能結合了共用資料夾存取與會議邀請特殊處理，一般用於經理/助理職務，例如代表經理安排會議時間及發送會議通知的助理，或是檢查經理電子郵件的助理。  

當代理人使用數個大量信箱進行工作時，我們稱之為超級代理人案例。

假設有一位超級代理人 Jane，擔任公司高層的代理人。她每天都埋首於 Outlook 2010，致力於找尋電子郵件、處理會議資訊等工作。她以高超的效率在 Outlook 2010 中、按著滑鼠並使用各種 Outlook 2010 功能，其目標是能夠在每一項職務上皆保持良好的表現。

通常 Jane 的 Outlook 設定檔會包含：

  • 除了自己的信箱外，還有兩個其他信箱 (高階主管及高階主管的助理)。
  • 內含數千項目的行事曆資料夾。高階主管的行事曆會有至少相同數量的項目。
  • 25 至 40 GB 的離線存放區檔案 (OST)。
  • 具大量項目計數 (超過 20,000) 的通用資料夾 (已刪除的項目、已傳送的項目)。

超級代理人常常必須遵守您在組織中實施的資料管理限制。例如，假設您已設定這樣的環境：

  • 環境中不能有 PST 檔案 – 由於各種原因，個人存放區檔案 (PST) 可能會允許 Jane 使用用戶端封存工具將其未經許可之 OST 減小。
  • 不執行 Microsoft 記錄管理 – 這可提供伺服器端功能集以控制資料檔案的大小。
  • Jane 的公司信箱是 Office365 信箱 – 所有信箱的連線皆使用 Http 通訊協定來完成。網路考量會妨礙線上體驗提供良好效能。

聽起來很複雜嗎？我們會在這裡提供協助。多年來，Microsoft 已針對設定超級代理人案例開發一套最佳作法。在此部落格文章中，會包含以下建議：

  • 設定 Outlook 2010 的超級代理人案例，包括行事曆考量及代理人數量限制。
  • OST 大小
  • 主動式監控
  • 訓練超級代理人
  • 規則數上限

設定 Outlook 2010 超級代理人之建議

設定超級代理人有兩項基本選擇，二者皆各有利弊。這些設定的驅動因素是控制 OST 檔案的大小。關於這些建議，我們不會考慮資料夾在何處進行線上存取，因為通常與線上存取相關聯的線上存取，其問題會比有關 OST 大小的效能考量還要大。

選項 A：新增經理的帳戶，做為次要 Exchange 帳戶 (multi-ex)

優點

  • 當帳戶新增為 multi-ex 帳戶，便會建立其 OST，且該帳戶的資料會快取至新的 OST。在此項設定中，代理人 OST 大小不會增加。
  • 可使用相同功能集將 multi-ex 帳戶設為「主要」信箱帳戶，例如，您可選擇「不」快取相同資料夾，或在相同資料夾上設定同步處理篩選以快取少數資料。
  • 這只是快取設定，不會影響代理人 OST 的大小。

缺點

  • 就正式的意義上而言，使用者並不是真正的代理人，他們的角色「彷彿」是經理。郵件來自於經理的帳戶，並非來自於代表經理的代理人；會議邀請只送達經理的收件匣。
  • 代理人必須知道經理的密碼或以信箱完整權限採取額外步驟，才能正確設定 multi-ex。
  • 具體而言，不支援在 multi-ex 設定中將 Jane 設定為正式代理人。請參閱 https://support.microsoft.com/kb/981245/zh-tw 以取得詳細資訊。   

文章最後的說明和螢幕擷取畫面會示範如何建立 multi-ex 帳戶，以及如何新增其他信箱。

選項 B：使用資料夾層級共用

優點

  • 提供傳統代理人功能集 – 郵件為「代表」經理寄出、會議邀請只會送達代理人的收件匣等等。
  • 無須知道經理的密碼即可存取資料夾。
  • 可選擇哪些資料夾要共用與不要共用，以便控制 OST 大小的功能。

缺點

  • 透過同步處理篩選資料夾層級控制會有設定上的限制。
  • 所有共用資料夾會快取至代理人 OST。
  • 完整的信箱存取權有一些事項需要注意。

若您決定資料夾層級共用設定 (選項 B) 是超級代理人的最佳案例，那麼就必須了解三種不同的共用資料夾設定方法，以及每一種方法的實作應用。具體而言，了解 Exchange/Outlook「自動對應」功能及其是否適合這些資料夾共用方法是相當重要的。

方法 1： 標準代理人/資料夾共用 – 要採取這個方法，您只需從 Outlook 2010 使用代理人功能指派代理人。做為代理人設定的一部分，存取控制清單 (ACL) 會指派至代理人資料夾，之後可透過各種 UI 選擇 ([開啟其他使用者資料夾]、[開啟共用行事曆]、[共用要求] 等) 從代理人電腦存取這些資料夾。此方法「不」需要整個信箱的權限。

方法 2： 新增其他信箱 – 此帳戶內容之進階索引標籤的「傳統」功能，可讓使用者將經理信箱「儲存區」新增至其設定檔。這與上述選項 A 所說明的 multi-ex 功能不同。此共用方法需要的是信箱儲存區根目錄之至少「可看到資料夾」的權限。

方法 3： 完整信箱權限/自動對應 – 當您將使用者的完整信箱權限指派至經理信箱時，Exchange 會向下傳送自動探索資料的資訊，告訴 Outlook 將共用信箱自動新增至設定檔。如此，會發生一系列獨特且深具挑戰性的事實：

  • 使用者無須進行選擇或互動，便可將經理信箱自動新增至代理人使用者的設定檔
  • 所有的經理存放區資料夾可在使用者的 OST 檔案中進行快取
  • 若經理具有封存信箱，則該存放區亦會顯示於使用者的資料夾清單中；同時，經理封存資料也會快取至使用者的 OST

由於自動對應目前的副作用，建議您不要將其用於這些超級代理人案例。Exchange Server 2010 SP2 提供 PowerShell Cmdlet，可停用自動對應功能，可在設定共用資料夾存取權時加以使用。

資料夾共用的慣用方式會由資料夾集的存取需求所驅動。若代理人使用者需要存取經理存放區中的所有資料夾，那麼，建議的作法為：

  1. 指派適當的權限層級至所需的信箱及資料夾。
  2. 若在步驟 1 已將「完整存取權」指派至信箱，則請停用經理信箱的自動對應。
  3. 使用方法 2「新增其他信箱」將經理的存放區新增至代理人使用者的資料夾樹狀目錄。

此設定可完成下列作業：

  • 快取共用資料夾 (整體效能所需)
  • 保留傳統「代理人」功能集 (以代表身分傳送、會議邀請處理)
  • 可讓使用者在同步處理篩選方面進行常用 UI 控制 (提供部分將資料大小快取至代理人 OST 的控制功能)
  • 不會產生自動對應功能的非必要行為

其他代理人建議作法

選擇新增 Outlook 代理人或新增 Exchange 代理人

Outlook 與 Exchange 對「代理人」(delegate) 這個詞彙的定義各不相同。對 Exchange 而言，「代理人」僅表示具有某個帳戶之代表傳送權限的某個對象；對 Outlook 2010 而言，「代理人」的是指由諸多元素組成的整個功能集：代表傳送權限、代理人資料夾權限、轉寄會議邀請給代理人的轉寄規則、以及各種追蹤，如經理發佈幾個月的空閒/忙碌資訊等「額外」訊息的屬性和代碼等等。因此，有關如何新增代理人的問題，建議您若需要 Outlook 代理人的完整功能集，則必須使用 Outlook 新增代理人。若您只要使用代表傳送功能，或只要具有共用資料夾的權限等，則接下來建議使用 Exchange 工具新增代理人。

行事曆考量

在其他工具方面，需要考慮的具體問題，是 Exchange 及 Outlook 在處理行事曆資料夾上的權限皆有其特殊性。根目錄上有一個特殊的資料夾，信箱將其命名為「空閒/忙碌資料」，這是用為代理人功能集的一部分。此資料夾的權限必須與行事曆資料夾的權限相同。當您使用 Outlook 或 Exchange 設定行事曆資料夾上的權限時，該權限亦會暗中套用至此特殊資料夾。若您使用會影響權限和代理人的協力廠商工具，則無法保證特殊 [空閒/忙碌資料] 資料夾會套用正確的權限。

代理人數量限制

可指派至信箱的代理人沒有具體上的數量限制。在某些低於此功能的層 (MAPI 層、用於新增代表傳送之權限的名稱服務提供者介面 (NSPI) 呼叫等)，您可能最終會觸及將防止新增 nth 代理人的部分限制，但該數量超過所建議的實際限制。

經過 Outlook 產品團隊歷來的測試，建議的信箱代理人數量上限為四 (4) 人。此項建議是根據行事曆的實際可用性勝過任何效能或大小限制。具有四個以上的代理人也許能建立複雜的案例 (尤其在現今這個行動裝置的時代)、OWA、Outlook 增益集等等，這樣的複雜性讓管理行事曆變得困難重重。也建議您遵循發佈的最佳作法來處理會議邀請。例如，務必回覆會議邀請；進行設定，只有代理人能夠收到會議邀請的完整複本等等。

遵循 IHV 及 ISV 最佳作法

在您的環境中，您應該選擇性地衡量最佳作法與來自所有第三方行事曆廠商的文件。例如，若您使用Android、Apple 或 RIM Blackberry 裝置，那麼您應透過這些廠商保留目前的問題清單及疑難排解方法。

與內部部署或 Office 365 信箱之代理人的 Outlook 2010 OST 大小調整建議

與 Exchange 內部部署或 Office 365 信箱搭配運作之代理人的 OST 及項目大小建議必須從 Office 365 案例中的幾個觀點來考慮。從雲端進行 OST 同步處理所花費的時間較從 Exchange 信箱內部部署來得多。為了享受更好的體驗，建議針對 Office365 上已委派信箱之案例使用較小的資料大小。

針對超級代理人考量這些建議：

Outlook 2010 效能的 Exchange 內部部署信箱建議 (上限)
OST 大小：25 GB
一般資料夾項目數量：50,000
行事曆項目數量：5000

Outlook 2010 效能的 Office 365 信箱建議 (上限)
OST 大小：5 GB
一般資料夾項目數量：20,000
行事曆項目數量：5000

由於在效能方程式中預測變數有幾項難題 (硬碟速度、使用模式、增益集等)，我們對大小調整的建議分成三組數值。第一組為「您應該幾乎不會有任何與 OST 相關的效能問題」，其建議值為 5 GB。第二組為「應該一定程度的效能問題，但使用者認為能夠加以管理」，其建議值為 5 至 25 GB。最後，第三組為「您可能會發現足以影響使用者體驗的效能問題」，其建議值為 25 GB。

從 Outlook 的觀點，既有的大小調整建議通常也同樣適用於 Office 365 帳戶。Outlook 建議適用於 OST 檔案格式的效能 (當其與「離線」作業相關)。也就是說，您在本機資料夾之間移動項目、建立具有大量項目的資料夾檢視等作業時所獲得的效能。其建議值為 OST 大小 25 GB、行事曆資料夾為 5000 個項目、非行事曆資料夾為 20,000 個項目。行事曆資料夾有特定的額外負荷 (計算週期模式)，用以建立必要之較小的資料夾。再次提醒，此建議適用於使用者一般視為可管理之效能，並非確保高效能之值。

Office 365 OST 大小的建議目的也是要讓網路效能符合適合的等級。若您具有大型的 OST，則初次進行同步處理會花費較長的時間。例如，如果您有 Microsoft 記錄管理變更之類的作業需要一定程度同步處理所有項目，那麼，當資料大小在 25 GB 範圍內時，產生的效能和網路使用率通常不合適。此外，共用資料夾案例中涉及幾項因素，其中資料必須從伺服器擷取。此外，有一定程度的潛在額外效能符合這些共用資料夾案例。也因此，Office 365 大小調整建議通常更適用於共用資料夾正在使用中的情況。最後，Office 365 建議的 5 GB 一般是為了確保 OST 作業的高效能，不受網路影響。

因此，建議的大小可能會根據您的 OST 效能的目標而有所不同。Outlook 大小調整建議將會是一般用戶端效能建議的上限。但是適用於較小 OST 的 Office365 建議可舒緩網路相關的效能問題，並持續提供更好的效能。
關於 Office 365 上的超級代理人設定，如果選擇使用共用資料夾而非 multi-ex 帳戶設定，則建議如下：
OST 大小：介於 5 GB 和 25 GB 之間 (依想要的效能而定)
行事曆項目計數：5000
一般資料夾項目計數：20000

這些大小調整的程度可確保 OST 本身具有普遍良好的效能，以及當行事曆資料夾與行事曆資料和一般資料夾搭配運作時，具有舒緩潛在延遲的作用 (包括在大部分使用案例中充分執行之具有項目數的共用資料夾)。值得注意的是，Outlook 2010 是用途廣泛、功能豐富的用戶端，並有永遠可行的使用模式或工作流程，這將會影響這些建議。例如，Outlook 提供從 OST 清除所有資料夾離線資料的功能 (可從資料夾屬性為話方塊使用)。若您工作流程包含定期從資料夾清除離線項目，則在該資料夾向下進行同步時，會降低效能。如果您使用 Outlook 必須套用至資料夾資料的篩選或複雜檢視定義，那麼在這些作業期間，可能會出現效能延遲。這些建議的目的在於為超級經理人提供最佳的「典型」使用模式。

如需詳細資訊，請參閱：

主動式監控的建議

我們的最佳用戶端監視工具是 Outlook 設定分析器工具 (OCAT)。OCAT 使用與 Exchange Server Best Practices Analyzer 相同的技術，提供好用的 UI，讓使用者可用以檢查用戶端健康狀況，亦提供命令列版本，供 IT 系統管理員可撰寫指令碼來執行健康狀況檢查以及收集結果報告。以下參考資料在功能集、如何從 IT 系統管理員觀點加以使用，以及其他資訊等方面皆有詳細文字著墨。

伺服器端，您可使用 PowerShell 指令碼及命令功能集擷取有關信箱和資料夾大小的資訊。

如需詳細資訊，請參閱：

訓練超級代理人的建議

Microsoft 提供數份參考文件作為代理人案例的「最佳作法」。這些指南的範疇包括初級至中級程度的委派功能處理。Microsoft Premier Field Engineering 團隊也會視情況主動舉辦行事曆講習，講習包括與疑難排解行事曆問題相關的主題及最佳作法建議。

以下是其他訓練及疑難排解資源：

Outlook 超級代理人設定之規則數量上限的建議

Exchange 的規則數目上限受到儲存所有規則之「屬性」儲存區配置的限制。歷來該屬性限制為 32 K，而儲存典型規則所需要的空間介於 600 至 800 位元組的資料。因此，40 至 50 項的規則便可能造成「空間不足」。在 Exchange 2010 中，您可為規則儲存區指定大於 32 K 的值。若為 Exchange Online 帳戶，您最高可將該值設定為 64 K。如此可允許您儲存近 100 項規則。建議的規則數目上限取決於使用者管理規則集的能力，尤其在數項規則可能影響相同訊息，以及使用者必須處理所有涉及觸發規則之邏輯的案例中。

如需詳細資訊，請參閱增加 Exchange Online 的規則限制。

一般建議

Outlook 與 Exchange 團隊持續合作，致力於提升 Exchange Online 體驗，不僅是在我們「累計更新」循環期間找到並修正的特定錯誤，還有累計更新中用於增進穩定性和效能的其他程式碼變更。因此，當處理 Outlook 用戶端問題時，我們的建議必定會經過測試，並且使用最新可用的累計更新資訊。Outlook 用戶端的必要條件是必須擁有自即日起算的一年內建置的 Outlook。例如，現於 2012 年 10 月使用，則當使用 Exchange Online 時，必須將 2011 年 10 月的累計更新套用於 Outlook。

在效能和穩定性方面，最後一個要考量的因素，就是了解行事曆生態系統的重要性。如果同時使用多種用戶端 (Outlook、OWA、Windows Phone、IPhone、Blackberry)，會為行事曆的穩定性帶來風險，那些個別領域皆需要注意。同樣地，若您的 Outlook 增益集擴充了行事曆功能集，那麼您還需要考量另一個潛在因素，方能保持行事曆順暢執行。這些不一定是造成問題的原因，但其帶來的複雜性，讓團隊必須攜手合作，以深入了解並疑難排解所有問題。

如需最新的 Outlook 更新，請參閱 (永久網址) https://technet.microsoft.com/zh-tw/office/ee748587.aspx。

multi-ex 定義與新增其他信箱

multi-ex 是您將完整的「次要」帳戶新增至 Outlook 設定檔的案例一般名稱。您可將次要帳戶新增至 Outlook 2010 設定檔，方法是，前往 Outlook [檔案]、[帳戶設定]並選取 [新增]。

若要新增其他信箱，請前往 Outlook [帳戶設定] 並選取 [變更] 按鈕、[更多設定]，然後選取現有 Exchange 帳戶的 [進階] 索引標籤。

 

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Recommendations for configuring delegate scenarios in Outlook 2010