インスタンスが競合する定期的な会議への出席依頼 2: 代理人の権限
原文の記事の投稿日: 2012 年 1 月 24 日 (火曜日)
このトピックに関する自身の最新の投稿で取り上げた重要な内容は、リソース予約アシスタントで、定期的な会議への出席依頼の結果として会議室リソースのカレンダーの重複予約が許可されないというものでした (「Automatic Processing of Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances (英語)」を参照してください)。
管理者が重複予約を許可する必要が生じることがあるため、2 つの解決策について、ここでもう少し詳しく説明します。また、以前に紹介されたことのない 3 つ目の解決策についても説明します。
1) 重複予約にフォローアップの非定期的な会議出席依頼を送る
定期的な会議の予定が承諾されると、その定期的な予定についての承諾メールに加えて、それぞれの競合通知が開催者に対して電子メールで送信されることを思い出してください。開催者は、これらの拒否されたインスタンスの電子メールをリファレンスとして使用して、最初の解決策に従うことができます。この解決策は、拒否された各インスタンスに対して目的の会議室リソースを重複予約するために、追加の非定期な会議出席依頼を送信するというものです。
この方法は手間がかかりますが、リソースが重複予約される場合とされない場合を細かく制御できます。
一方、管理者が 2 つ目の解決策に従って、権限を、リソース予約アシスタントではなく信頼できる代理人に渡したらどうなるでしょうか。代理人は自らの裁量により、すべての定期的な会議の競合が重複予約されるのを、定期的な会議の予定全体を承諾することによって許可します。また、代理人は、会議の予定を承諾する一方で、一部の競合するインスタンスを選択的に拒否できます。アシスタントではこれを行うことができません。どうやったらこれを実現できるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
2) 代理人にリソースの重複予約を許可する
リソース メールボックスでの要求ポリシーは、定期的な会議出席依頼のインスタンス競合の解決に対して、代理人の権限が必要なように構成できます。しかし、その管理権はどの程度効力があるでしょうか。プロセスはどのようなものになり、それを実現するためにどのツールを使用できるでしょうか。これを実現するのに最もよい機能は、Outlook 2010 です。
例を見てみましょう。"Green Room" と呼ばれる、Howard という名前の代理人が管理する会議室リソースがあるとしましょう。Green Room での会議依頼が入ってくると、Howard は会議室カレンダーのそれらの依頼を承諾します。現在、水曜日の午後 2 時にスケジュールされた会議があり、次の日の木曜日、午後 3 時に別の会議があります。
ここで、会議室リソースが Green Room である新しい定期的な会議出席依頼が何人かの受信者に送信されます。会議室の要求ポリシーにより、Howard はすべての会議出席依頼を承認することが要求されているため、この新しい要求は Howard に転送されます。定期的な会議出席依頼に、火曜日から木曜日、それぞれの日の午後 2:30 ～ 3:30 に 4 つのインスタンスがあることがわかっています。Outlook では、4 つのインスタンスのうちの 2 つが既存の予約と競合していることが表示されます (以下の予定表プレビューで、黄色で強調表示した部分)。
Howard は会議の予定全体を承諾し、重複予約を許可する必要がある場合、単にすべてを許可するだけで済みますが、1 つの競合を拒否し、それ以外を許可したい場合はどうなるでしょうか。Howard は [競合: 2 (Conflicts: 2)] の隣にある矢印をクリックして、競合が既存の予約と重なっているカレンダーの各領域をプレビューできます。
Howard はこれを行い、最初の競合が水曜日の午後 2 時のカタログ レビュー (Catalog Review) 会議であることを確認します。
2 つ目の競合は、木曜日の販売プレゼンテーション (Sales Presentation) 会議です。
Howard は木曜日の重複予約は拒否したいが、水曜日の競合は予約したい場合どうなるでしょうか。木曜日のインスタンスを拒否するために、Howard は転送された会議出席依頼の [予定表レビュー] セクションのアイテムをダブルクリックします。
この操作により、Green Room のカレンダーから対象の時刻のビューが開きます。Howard は、拒否するインスタンスを右クリックして、[辞退 (Decline)] メニュー アイテムに移動し、この予定のみを辞退するオプションを選択します。
Howard は拒否および許可するインスタンスを決めたら、転送された元の会議出席依頼に戻って、会議の予定を受け入れることができます。これにより、手動で拒否されたインスタンスを保持した状態で、残りのすべてのインスタンスが許可されます。
この領域での代理人の権限をまとめとしては、代理人は Outlook 2010 に用意されている競合通知を使用して、迅速に定期的な会議出席依頼の各予定を拒否 (または承諾) できます。
3) 詳細を変更せずに一連の更新を送信する
定期的な会議への出席依頼が原因で、リソース予約アシスタントが会議室の重複予約を拒否する問題を回避するための 3 つ目の既知の方法を紹介します。同僚の Patriciu Seliceanu から引き継いだお客様からのフィードバックのおかげで、会議の開催者は詳細を変更することなく、定期的な会議についての更新を簡単に送信できることがわかりました。その結果、いったん出席を断った競合インスタンスに参加の承諾をもらうことができました。この解決策では、もちろん、競合が 1 つのインスタンスの会議出席依頼に対して許可されている必要があります。既定では、これは、カレンダー処理設定が "True" に設定された AllowConflicts 属性によって、有効になっています。
定期的な会議への更新が効果的なのは、各受信者が別の定期的な会議出席依頼を受け取るのではなく、各個別インスタンスについての更新された会議出席依頼 (実質的な変更はなし) を受け取るからです。Exchange の表示は、上記の解決策 1 で使用した単一インスタンスの会議出席依頼とほぼ同じになるため、更新された各インスタンスに対して重複予約ができます。このため、この一覧のアイテム 1 で必要な手順 (競合の数が多くなるのはいつか、各競合を重複予約する必要があるかどうかなど) より手間がかからない可能性があります。
結論として、定期的な会議への出席依頼により、リソース メールボックスが重複予約されないようにするリソース予約アシスタントでの安全機構を回避するには 数多くの方法があります。その中で最も検討かつ強力な手段は、よく知っている Outlook 2010 での強い権限を持つ委任と、すぐに使える Exchange 2010 です。
Tom Kern の助力および助言に感謝し、3 つ目の方法に関して Patriciu Seliceanu の助言に感謝します。
Jesse Tedoff
これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates」をご覧ください。