SharePoint Server 2013 數位資產管理的概觀

適用於：Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

本文說明數字資產 (也稱為豐富媒體) ，並定義與管理 SharePoint Server 2013 中數位資產相關的重要詞彙。 它也會說明在 SharePoint Server 2013 中使用資產庫管理數位資產的層面、描述資產庫的主要使用者，並概述在 SharePoint Server 2013 中使用資產庫的常見案例。

如需如何規劃管理數位資產解決方案的詳細資訊，請參閱 在 SharePoint Server 2013 中規劃數位資產庫。

增加的辦公室員工數目會建立或重複使用影像和其他豐富的媒體資產，作為其日常工作的一部分。 不過，通常不會在針對儲存這些資產進行優化的部門或企業層級上存在集中式存放庫。 集中式存放庫可讓用戶輕鬆探索並重複使用其他人已建立的豐富媒體資產。 SharePoint Server 2013 中的資產庫可藉由提供用於儲存和管理數字資產的特殊存放庫，來節省組織時間和其他資源。 使用者不再需要透過網路在多個位置尋找資產，或從頭重新建立資產。 藉由使用集中式存放庫來管理數位資產，組織也會對品牌敏感性內容進行更緊密的控制，並可確保只有產品核准的資產可供適當的使用者使用。

關於管理數字資產

數字資產是影像、音訊或視訊檔案，或組織在整個企業應用程式中使用的其他可重複使用的豐富內容片段。 SharePoint Server 2013 中的資產庫可讓用戶輕鬆地建立、探索及重複使用組織內現有的數字資產。

在 SharePoint Server 2013 中，您會使用資產庫來儲存數位資產並與用戶共用。 資產庫是 SharePoint Server 2013 連結庫範本，自定義為使用專為儲存和編目豐富媒體資產而設計的內容類型。

管理數字資產的有效解決方案會指定下列專案：

• 要為每種資產類型提供的元數據。

• 資產所需的儲存空間量，以及將資產提供給使用者時要考慮的效能問題。

• 在資產生命週期的每個階段儲存資產的位置。

• 如何在其生命週期的每個階段控制資產的存取權。

• 如何在組織內以小組成員身分移動資產，以參與資產的建立、檢閱、核准、發行和處置。

• 要套用至資產以稽核資產相關動作的原則、正確地保留或處置資產，以及對組織很重要的資產都會受到保護。

• 如何將資產視為公司記錄，這些記錄必須根據需求和公司指導方針來保留。

如需如何使用 SharePoint Server 2013 規劃數位資產解決方案的資訊，請參閱 在 SharePoint Server 2013 中規劃數位資產庫。

資產庫的使用者

SharePoint Server 2013 中資產庫的使用者通常屬於下列三個類別之一：

• 資產建立者。 這包括建立個人資產的人員，例如圖形藝術師、影片製作人或營銷複製者，以及將資產提交至資產庫的人員。 例如，圖形師可能會以多種解析度和大小建立產品標誌，並同時使用色彩和黑白，然後將所有版本的標誌上傳至資產庫，供產品行銷小組的其他成員使用。

• 資產管理員。 這包括管理連結庫中資產的人員。 從資產第一次提交到發行集，到資產到期的時間，這些工作流程都負責端對端工作流程。 他們也負責管理和組織連結庫中的資產。 例如，資產管理員可能會採用多個版本的產品標誌，並在文檔庫中適當地分類它們、新增重要元數據，例如關鍵詞，以及設定無法使用資產的日期。

• 資產取用者。 這包括必須從文檔庫尋找並使用資產來建立其他工作產品的人員。 例如，當 Web 設計師建立產品網站的行銷頁面時，可以使用資產庫的產品標誌。

視案例而定，這些用戶之間可能會有交互。 例如，有權將資產上傳至文檔庫的使用者，也可以對其提交至封存的資產進行分類和管理許可權。 資產建立者也可以是資產取用者，如果他們尋找並使用新增至其他工作產品的資產，這些資產接著會以個別資產的形式上傳。 例如，影片製作者可能會在製作產品的行銷影片時使用產品標誌，然後將影片以個別資產的形式上傳至文檔庫。

在 SharePoint Server 2013 中管理數字資產

SharePoint Server 2013 提供名為 Asset Library 的連結庫範本，自定義為使用專為儲存和編目豐富媒體資產而設計的新影像、音訊和視訊內容類型。 這些新的內容類型會使用新的數據行類型，例如預覽、圖片大小、拍攝日期圖片和長度 (秒) ，這些類型會產生特定資產的元數據。 資產庫也有預覽模式，當您將指標停留在資產上時，會顯示縮圖和部分元數據。 企業關鍵詞可以指派給資產，以便透過搜尋更輕鬆地加以探索。 上傳新資產時，資產建立者可以指派關鍵詞，或資產管理員稍後可以新增關鍵詞。 使用者可以為資產評分，這項功能可提供資產的其他元數據。 然後，當資產顯示在網頁元件中時，就可以使用元數據。 例如，如果您有使用者已檢視和評等的訓練影片連結庫，您可以使用網頁元件在網頁上顯示最高評等的影片。

資產建立者和資產管理員直接在資產庫中工作，以上傳、分類及管理資產。 資產取用者可以瀏覽連結庫，以尋找要插入其他應用程式中項目的資產。 資產取用者可以從 Office 應用程式瀏覽資產庫，並將資產插入開啟的應用程式，例如 Word 或 PowerPoint。

您可以透過下列方式向 SharePoint Server 2013 中的使用者顯示數字資產：

• 允許使用者瀏覽資產庫。

• 將網頁元件插入小組網站上的網頁。

• 在發佈網站上的發佈頁面上使用影片欄位控制件。

• 使用內容查詢網頁元件。

您用來向資產庫用戶顯示資產的特定方法，會因使用者是誰、他們必須如何使用文檔庫中的資產，以及哪些顯示資產的方法最適合案例而有所不同。

除了屬於資產庫的功能之外，您還可以利用 SharePoint Server 2013 功能，例如工作流程、路由、規則和原則。 這些功能有助於在資產進入資產庫時管理資產、追蹤資產的進度、在核准時自動發行資產，以及設定資產的到期日。

使用資產庫的案例

具有編輯許可權的使用者可以將資產庫新增至任何 SharePoint Server 2013 網站集合或網站。 下表描述您可能使用數位資產庫的可能案例。

案例	描述
公司品牌連結庫	資產庫會儲存品牌的公司資產，例如標誌、插圖和其他數字資產，以及工作流程和原則可協助管理內容。 創意團隊可以將數字資產提交至資產庫，以供檢閱和發佈。 內容管理者會管理和編輯數字資產，以確保其已正確標記和組織。 想要公司標誌或品牌資產的資訊工作者和外部網路合作夥伴會使用連結庫來尋找所需的內容。
部門入口網站	資產庫是單一入口網站影像和豐富媒體檔案的存放庫。 在此案例中，任何參與者或設計師都可以將標誌和影像上傳至連結庫，讓其他人檢視和使用。 內容通常由參與者管理，而且與新增和管理內容相關聯的工作流程或原則最少。 例如，部門入口網站連結庫可能有多個參與者，但只有少數核准者。 網站的作者和 Web 設計師會藉由檢視、下載及插入其工作產品，例如檔或簡報，來使用文檔庫中的內容。
小組網站	類似於部門入口網站，但較小。 資產庫是單一小組網站影像和豐富媒體的存放庫。 在此案例中，任何小組成員都可以將資產上傳至連結庫，以供其他小組成員檢視和使用。 內容會視需要由參與者管理，而且工作流程或原則最少。 小組成員藉由檢視、下載內容，並將內容插入其工作產品，例如檔或簡報，來使用文檔庫中的內容。
公司封存	資產庫會儲存具有組織歷史價值的圖片、影片、檔和其他資產。 使用者可以提交目前和過去的專案，這些專案是由管理文檔庫的編者所收集、掃描、整理及標記，讓其他使用者可以流覽、搜尋及檢視封存的內容。
部門媒體共享網站	資產庫會儲存音訊和視訊檔案。 在此案例中，任何人都可以參與連結庫，而且連結庫中的專案管理最少或沒有。 系統會為連結庫啟用分級，並結合資產的社交標記，以推動連結庫內資產的結構和呈現。