共用方式為

將通訊組清單轉換成 Exchange Online 中的共用信箱

  • 發行項

使用 Exchange 系統管理中心 (EAC) 或 Exchange Online PowerShell，將現有的通訊組清單轉換成共用信箱。 共用信箱可讓您公司中的一群人員輕鬆地監視和傳送來自一般帳戶的電子郵件，例如 info@contoso.com 或 support@contoso.com。 當群組中的人員回復傳送至共用信箱的郵件時，電子郵件看起來就像是共用信箱所傳送，而不是由回復者所傳送。

使用 EAC 將通訊組清單群組轉換成共用信箱

重要事項

將現有的通訊組清單群組轉換成共用信箱之前，請將現有通訊組的位址取代為另一個位址，讓此通訊組清單群組可以自由轉換成共用信箱。 用於通訊組清單群組的位址無法轉換成共用信箱。

從要用於共用信箱的電子郵件地址釋放現有的通訊組清單群組之後，請執行下列步驟：

  1. 建立共用信箱。
  2. 將使用者新增至共用信箱。
  3. 將完整存取權和傳送身分許可權指派給共用信箱的成員

建立共用信箱

  1. 移至收件者>信箱>新增共用信箱新增圖示。

  2. 填入必要的欄位：

    • 顯示名稱：根據您自行決定的顯示名稱

    • 電子郵件位址：特別是從通訊組清單群組釋放的電子郵件位址。

  3. 按兩下 [建立 ] 以儲存變更並建立共用信箱。

將使用者新增至共用信箱

  1. 按兩下 [組 名 ] 資料行旁空白區域中按鈕選項以外的任何位置，選取新建立的共用信箱。

  2. 在開啟的通訊組清單群組飛出視窗中，單擊 [ 檢視全部並管理成員]。

  3. 按兩下 [新增成員] [新增圖示]。

  4. 在 [ 搜尋成員清單 ] 文字框中，輸入您已釋放電子郵件地址之通訊組成員的名稱。

  5. 一旦其名稱出現在 [成員] 下方，請核取對應至您要新增為共用信箱成員之人員名稱的複選框。

  6. 選取 [儲存]。

將完整存取權和傳送身分許可權指派給共用信箱的成員

  1. 移至 [收件者>] 信箱。

  2. 選取信箱，然後按兩下 [信箱委派]

  3. 在開啟的 [ 管理信箱委派 ] 飛出視窗中，按兩下 [編輯編輯] 圖示。

  4. 若要授 與 [完整存取權 ] 和 [傳送身分] 許可權，請按兩下 [ 新增成員] [新增] 圖示， 然後選取您要授與許可權的使用者。

    注意事項

    [完整存取權] 許可權可讓用戶開啟信箱，以及在其中建立和修改專案。 [ 傳送身 分] 許可權可讓信箱擁有者以外的任何人從這個共用信箱傳送電子郵件。 這兩者是成功共用信箱作業的必要權限。

  5. 按一下[儲存] 以儲存變更。

使用 Exchange Online PowerShell 將通訊組清單群組轉換成共用信箱

沒有任何自動化方法可將通訊群組轉換成共用信箱。 本節說明使用與 Exchange Online PowerShell 中的群組相同的成員、電子郵件地址和類似屬性來建立共用信箱的手動步驟。

注意

此程式需要您先刪除通訊群組， 再 建立取代共用信箱。 盡可能記錄有關群組的資訊，如程式早期步驟中所述。 您也可以使用 Microsoft 365 系統管理中心和新的 Exchange 系統管理中心 (新的 EAC) 來記錄群組的相關信息。

  1. 下列命令有兩個用途：

    • 查看通訊群組是否為其他群組的成員。 將群組取代為共用信箱之後，您必須將共用信箱新增為這些群組的成員。
    • 記錄您要轉換的群組成員。
    $dgs = Get-DistributionGroup -ResultSize unlimited

$dgs | foreach {Write-Output -InputObject `r`n,($_.Name),"Group Members",("-"*25); Get-DistributionGroupMember -Identity $_ -ResultSize unlimited}

    如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Get-DistributionGroup 和 Get-DistributionGroupMember。

  2. 若要記錄要轉換之通訊群組的所有屬性，請使用下列語法：

    Get-DistributionGroup -Identity <GroupIdentity> | Format-List

    其中 <GroupIdentity> 是群組的名稱、別名或電子郵件位址。

    例如：

    Get-DistributionGroup -Identity Marketing | Format-List

    若要顯示截斷屬性的完整值，請將 PropertyName> 取代<為屬性名稱，然後執行下列命令：

    Get-DistributionGroup -Identity Marketing | Select-Object -ExpandProperty <PropertyName>

    如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Get-DistributionGroup。

  3. 使用下列語法移除通訊群組：

    Remove-DistributionGroup -Identity <GroupIdentity>

    例如：

    Remove-DistributionGroup -Identity marketing@contoso.com

    如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Remove-DistributionGroup。

  4. 使用下列語法和已刪除通訊群組中的屬性值，建立取代共用信箱。

    • 請至少將新共用信箱的 PrimarySMTPAddress 和 DisplayName 值設定為已刪除通訊群組中的值。
    • 當您 建立 共用信箱時，也可以設定下列屬性以符合已刪除的通訊群組：
      • 名稱
      • 別名
      • ModerationEnabled (預設值為 $false)
      • ModeratedBy (預設值為空白)
      • SendModerationNotifications (預設值為 Always)

    建立共用信箱 之後 ，PowerShell 中可用來設定的其他屬性會列在步驟 8 中。

    此範例會建立新的共用信箱，其中包含已刪除通訊群組的名稱、別名、顯示名稱和主要電子郵件位址。

    New-Mailbox -Shared -Name Marketing -Alias marketing -DisplayName "Marketing Group" -PrimarySMTPAddress marketing@contoso.com

    如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-Mailbox。

  5. 使用包含步驟 1 中已刪除群組的群組清單，使用下列語法，將共用信箱新增為任何必要通訊群組或擁有郵件功能的安全組的成員：

    $m = "<GroupEmailAddress1>","<GroupEmailAddress2>",..."<GroupEmailAddressN>"

$m | foreach {Add-DistributionGroupMember -Identity $_ -Member <SharedMailboxIdentity}

    例如：

    $m = "allemployees@contoso.com","announcements@contoso.com"

$m | foreach {Add-DistributionGroupMember -Identity $_ -Member marketing@contoso.com}

    如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Add-DistributionGroupMember。

  6. 使用您在步驟 1 中記錄之已刪除群組的成員清單，以使用下列語法，將啟 用郵件功能的安全性主體 (信箱、郵件使用者或擁有郵件功能的安全組) 共用信箱的 FullAccess 許可權：

    $u = "<UserOrGroupEmailAddress1>","<UserOrGroupEmailAddress2>",..."UserOrGroupEmailAddressN"

$u | foreach {Add-MailboxPermission -Identity <SharedMailboxIdentity> -AccessRights FullAccess -User $_}

    例如：

    $u = "julia@contoso.com","laura@contoso.com"

$u | foreach {Add-MailboxPermission -Identity Marketing -AccessRights FullAccess -User $_}

    如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Add-MailboxPermission。

  7. 使用您在步驟 1 中記錄之已刪除群組的成員清單，在共用信箱中 (信箱、郵件使用者或擁有郵件功能的安全組提供有效的信箱 安全性主體 ，) 共用信箱中的 [傳送身分] 許可權：

    提示

    上一個步驟$u變數應該已經識別在共用信箱上需要傳送為許可權的先前群組成員，因此您可以在此步驟中重複使用該變數。 否則，請使用與上一個步驟相同的語法來識別新使用者： $u = "<UserOrGroupEmailAddress1>","<UserOrGroupEmailAddress2>",..."UserOrGroupEmailAddressN"

    $u | foreach {Add-RecipientPermission -Identity <SharedMailboxIdentity> -AccessRights SendAs -Trustee $_}

    例如：

    $u | foreach {Add-RecipientPermission -Identity Marketing -AccessRights SendAs -Trustee $_}

    如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Add-RecipientPermission。

  8. 使用 Set-Mailbox Cmdlet 或新的 EAC，從您在步驟 4 中建立共用信箱時無法使用的已刪除群組設定 其他屬性 。

    例如， Set-Mailbox Cmdlet 上提供下列參數：

    • AcceptMessagesOnlyFrom
    • AcceptMessagesOnlyFromDLMembers
    • AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers
    • BypassModerationFromSendersOrMembers
    • CustomAttribute1 至 CustomAttribute10
    • EmailAddresses
    • ExtensionCustomAttribute1 至 ExtensionCustomAttribute5
    • GrantSendOnBehalfTo
    • HiddenFromAddressListsEnabled
    • 郵件提示
    • MailTipTranslations
    • RejectMessagesFrom
    • RejectMessagesFromDLMembers
    • RejectMessagesFromSendersOrMembers
    • SendModerationNotifications

    在 New-Mailbox Cmdlet 上的步驟 4 中提及的參數也可在 Set-Mailbox Cmdlet 上取得。

    如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Set-Mailbox。

  9. 根據預設，具有「傳送身分」許可權的用戶從共用信箱傳送的郵件不會複製到寄件者。 若要變更行為以將訊息複製到寄件者，請使用下列語法：

    Set-Mailbox -Identity <SharedMailboxIdentity> -MessageCopyForSentAsEnabled $true

    例如：

    Set-Mailbox -Identity Marketing -MessageCopyForSentAsEnabled $true

    如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Set-Mailbox。

  10. 告知使用者從 Outlook 的自動完成清單中移除已刪除的群組專案。 即使新的共用信箱和已刪除的群組具有相同的資訊，AutoComplete 清單中的目前專案仍會系結至已刪除的群組，因此必須移除目前的專案。 如需指示，請參閱一 次移除一個自動完成清單專案。