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改善 Azure 通訊服務 電子郵件中的寄件人信譽

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本文說明企業對取用者通訊中電子郵件傳遞的最佳做法，以及如何使用 Azure 通訊服務 電子郵件記錄來協助電子郵件信譽。 本完整指南提供優化電子郵件投訴管理、促進更健康的電子郵件做法，以及最大化電子郵件傳遞成功的深入解析。

管理寄件人信譽和電子郵件投訴以增強電子郵件傳遞

Azure 通訊服務 提供可擴充客戶通訊的電子郵件功能。 不過，不保證您透過平臺傳送的電子郵件會登陸客戶收件匣。 若要主動識別並避免傳遞問題，您應該執行信譽檢查，例如：

  • 確保隨著時間過去，成功傳遞的電子郵件的百分比保持一致且良好。
  • 分析電子郵件傳遞失敗和退件的特定詳細資料。
  • 監視垃圾郵件和濫用報告。
  • 維護狀況良好的連絡人清單。
  • 了解使用者參與和收件匣位置。
  • 瞭解客戶投訴，並提供退出宣告或取消訂閱的簡單程式。

若要啟用電子郵件記錄並監視您的電子郵件傳遞，請遵循 Azure 通訊服務 電子郵件記錄中的步驟。

電子郵件退回：傳遞狀態和類型

電子郵件彈跳表示成功傳遞電子郵件時發生問題。 在電子郵件傳遞流程期間，SMTP 回應會提供下列結果：

  • 成功 （2xx）：電子郵件服務提供者已接受電子郵件。 不過，此結果並不保證電子郵件落在客戶的收件匣中。 [ 已傳遞 ] 的狀態表示電子郵件的傳遞。

  • 暫時失敗 （4xx）：電子郵件服務提供者目前無法接受電子郵件。 但是收件者的位址仍然有效，允許未來嘗試傳遞。 這種結果通常稱為 軟彈跳。 原因可能是各種因素，例如速率限制或基礎結構問題。

  • 永久失敗 （5xx）：電子郵件服務提供者拒絕電子郵件。 這種結果通常稱為 硬反彈。 當電子郵件位址不存在時，就會發生這種類型的退回。 「退回」的電子郵件傳遞狀態表示此結果。

根據 RFC 定義：

  • 硬彈跳（永久失敗）特別是指電子郵件位址不存在的情況。
  • 軟彈跳包含各種類型的失敗。
  • 垃圾郵件彈跳通常會因為特定原則決策而發生。

這些做法不一定是跨電子郵件服務提供者的統一和標準化。

硬退件

下列 SMTP 程式代碼可以描述硬式彈跳：

錯誤碼 描述 說明
521 伺服器不接受電子郵件 SMTP 伺服器發生無法接受傳入郵件的問題。
525 使用者帳戶已停用 用戶的電子郵件帳戶已停用且無法接收電子郵件。
550 無法使用信箱 收件者的信箱無法接收電子郵件。 信箱可能已滿，或可能有暫時性問題。
553 信箱名稱錯誤 收件者的電子郵件位址或信箱名稱無效，或電子郵件系統的原則不允許。
5.1.1 不正確的目的地信箱地址 目的地信箱地址無效或不存在。 檢查位址是否有錯字或格式錯誤。
5.1.2 不正確的目的地系統位址 目的地系統位址無效或不存在。 檢查收件者的電子郵件網域或系統是否有錯字或錯誤。 確定網域或系統已正確設定。
5.1.3 不正確的目的地信箱地址語法 目的地信箱地址語法不正確。 檢查收件者的電子郵件地址是否有格式錯誤或無效的字元。 確認地址遵循正確的語法。
5.1.4 不明確的目的地信箱地址 收件者的電子郵件地址不是獨一無二，而且與多個收件者相符。 檢查電子郵件地址的正確性，並提供獨一無二的位址。
5.1.6 目的地信箱已移動 收件者的信箱已移至不同的位置或伺服器。 請檢查收件者的新信箱地址以取得郵件傳遞。
5.1.9 不符合規範的目的地系統 收件者的電子郵件系統未根據標準通訊協定進行設定。 請連絡系統管理員以解決問題。
5.1.10 目的地位址 Null MX 收件者的電子郵件網域沒有有效的電子郵件交換 (MX) 記錄。 請連絡網域系統管理員以修正域名系統 （DNS） 設定。
5.2.1 目的地信箱已停用 已停用收件者的信箱，這可防止郵件傳遞。 請連絡收件者以啟用信箱。
5.2.1 郵寄清單展開問題 目的地信箱是郵寄清單，且展開失敗。 請連絡郵件清單管理員以解決問題。
5.3.2 目的地系統不接受訊息 收件者的電子郵件伺服器目前不接受郵件。 請稍後嘗試重新傳送電子郵件。
5.4.1 收件者地址遭拒絕 收件者的電子郵件伺服器拒絕了郵件。 請檢查收件者的電子郵件地址是否正確且格式適當。
5.4.4 無法路由傳送 郵件無法路由傳送至收件者的伺服器。 確認收件者的電子郵件網域和伺服器設定。
5.4.6 偵測到路由迴圈 電子郵件伺服器嘗試傳遞郵件時遇到路由迴圈。 請連絡系統管理員來解決迴圈。
5.7.13 使用者帳戶已停用 收件者的電子郵件帳戶已停用，且電子郵件伺服器不接受該帳戶的郵件。 郵件服務提供者可能已停用或暫停收件者的電子郵件地址，轉譯無法接收電子郵件的位址。 或者，使用者或組織選擇停用電子郵件帳戶。
5.4.310 DNS 網域不存在 收件者的電子郵件網域不存在或 DNS 設定不正確。 請確認網域的 DNS 設定。

將電子郵件重複傳送至不存在的位址，可能會大幅影響您的寄件者信譽。 立即採取行動至關重要，請從您的連絡人清單中刪除這些地址並努力管理良好的連絡人清單。

軟彈跳的錯誤碼

當您傳送電子郵件時，密切監視軟彈跳（暫時失敗）。 大量軟彈跳可能表示潛在的信譽問題。 電子郵件服務提供者可能會減緩郵件傳遞的速度。

下列 SMTP 程式代碼可以描述軟彈跳：

錯誤碼 描述 說明
551 使用者不在本機，嘗試替代路徑 收件者的電子郵件網域不是電子郵件系統的本機網域。 系統應嘗試替代路徑來傳遞電子郵件。
552 超過儲存配置 收件者的電子郵件帳戶已達到其記憶體限制。 要求收件者釋放空間以接收新的電子郵件。
554 交易失敗 電子郵件交易失敗，未指定原因。 調查以判斷失敗的原因。
5.2.2 目的地信箱已滿 收件者的信箱達到其儲存空間限制。 收件者應清除空間以接收新電子郵件。
5.2.3 訊息長度超過系統管理限制 郵件的長度超過收件者電子郵件系統中的限制。 將訊息的長度縮減為低於限制。
5.2.121 超過每小時收件者接收限制 收件者的電子郵件系統超過每小時可以接收的電子郵件數目限制。 請稍後嘗試傳送電子郵件。
5.2.122 超過每小時收件者接收限制 收件者的電子郵件系統達到每小時接收限制。 請稍後嘗試傳送電子郵件。
5.3.1 目的地電子郵件系統已滿 收件者的電子郵件系統已滿，無法接受新的電子郵件。
5.3.3 目的地系統不支援功能 收件者的電子郵件系統不支援成功傳遞所需的特定功能。
5.3.4 訊息對於目的地系統而言過大 郵件大小超過收件者電子郵件系統中的限制。 檢查電子郵件大小，並考慮壓縮或分割。
5.5.3 收件者過多 電子郵件有太多收件者，且收件者的電子郵件系統無法處理。 收件者的電子郵件系統可能會限制每封電子郵件的收件者數目。 請考慮減少收件者數目。
5.6.1 不支援媒體 收件者的電子郵件系統不支援電子郵件的媒體格式。 請將媒體格式轉換成相容的格式。
5.6.2 需要轉換但遭禁止 電子郵件的格式或內容需要轉換，但收件者的電子郵件系統無法執行轉換。
5.6.3 需要轉換但不受支援 電子郵件的格式或內容需要轉換，但收件者的電子郵件系統不支持轉換。
5.6.5 轉換失敗 收件者的電子郵件系統無法轉換電子郵件格式或內容。 檢查電子郵件內容，並嘗試重新傳送。
5.6.6 無法使用內容 收件者的電子郵件系統無法存取電子郵件的內容。 請檢查電子郵件的內容和附件是否損毀及是否相容。
5.6.11 無效字元 電子郵件包含收件者的電子郵件系統無法處理的無效字元。 從內容或主旨行中移除任何無效的字元，然後重新傳送電子郵件。
5.7.1 傳遞未獲授權，訊息遭到拒絕 收件者的電子郵件系統拒絕接受郵件，因為它無權接收郵件。 請連絡系統管理員以解決問題。
5.7.2 禁止郵寄清單展開 收件者的電子郵件系統不允許展開郵件清單。 請連絡系統管理員請求協助。
5.7.12 傳送者未由組織驗證 收件者的組織需要發件者驗證。 確認驗證設定。
5.7.15 優先順序層級過低 電子郵件的優先順序層級太低，收件者的電子郵件系統無法接受。 收件者的電子郵件系統可能會限制接受低優先順序的電子郵件。 請考慮增加電子郵件的優先順序。
5.7.16 訊息過大，無法指定優先順序 郵件大小超過收件者的電子郵件系統針對優先順序層級所指定的限制。 請檢查電子郵件大小和優先順序設定。
5.7.17 信箱擁有者已變更 收件者的信箱擁有者已變更，導致郵件傳遞問題。 請確認信箱所有權並連絡信箱擁有者。
5.7.18 網域擁有者已變更 收件者的電子郵件網域擁有者已變更，導致郵件傳遞問題。 請確認網域所有權並連絡網域擁有者。
5.7.19 無法完成 RRVs 測試 收件者率有效性系統 （RRVS） 測試無法在收件者的電子郵件系統上完成。 請連絡系統管理員請求協助。
5.7.20 找不到傳遞 DKIM 簽章 收件者的電子郵件系統找不到電子郵件的任何傳遞網域密鑰識別郵件 （DKIM） 簽章。 確認您這邊的 DKIM 組態和簽章。
5.7.21 找不到可接受的 DKIM 簽章 收件者的電子郵件系統找不到電子郵件的任何可接受的 DKIM 簽章。 確認您這邊的 DKIM 組態和簽章。
5.7.22 找不到與 Dkim 簽章相符的有效作者 收件者的電子郵件系統找不到電子郵件的任何有效作者相符的 DKIM 簽章。 確認您這邊的 DKIM 組態和簽章。
5.7.23 SPF 驗證失敗 電子郵件在收件者的電子郵件系統上失敗寄件者原則架構 （SPF） 驗證。 檢查SPF記錄和電子郵件伺服器設定。
5.7.24 SPF 驗證錯誤 收件者的電子郵件系統發現 SPF 驗證錯誤。 確認SPF記錄和電子郵件伺服器設定。
5.7.25 反向 DNS 驗證失敗 電子郵件在收件者的電子郵件系統上失敗了反向 DNS 驗證。 確認您的反向 DNS 設定。
5.7.26 多重驗證檢查失敗 電子郵件在收件者的電子郵件系統上多次驗證檢查失敗。 檢閱您的驗證設定和方法。
5.7.27 傳送者地址具有 Null MX 您的電子郵件網域沒有有效的 MX 記錄。 請連絡網域系統管理員以修正 DNS 設定。
5.7.28 偵測到郵件泛濫 收件者的電子郵件系統偵測到郵件泛濫。 請檢查電子郵件流量，並找出泛濫的原因。
5.7.29 ARC 驗證失敗 電子郵件在收件者的電子郵件系統上失敗驗證已驗證的接收鏈結 （ARC） 驗證。 確認您這邊的 ARC 簽章。
5.7.30 需要 TLS 支援 收件者的電子郵件系統需要傳輸層安全性 （TLS） 支援安全的電子郵件傳輸。 請確定您的系統支援 TLS。
5.7.51 租用戶輸入屬性 收件者的電子郵件系統會將輸入電子郵件歸屬於特定租用戶。 請檢查電子郵件的傳送者資訊和租用戶屬性。

Managed 歸並清單

Azure 通訊服務 提供稱為Managed隱藏清單的功能，在保護及保留發件人信譽方面扮演重要角色。

隱藏清單快取會追蹤所有透過 Azure 通訊服務 傳送之電子郵件發生硬性反彈的電子郵件位址。 每當電子郵件傳遞失敗並出現其中一個指定的錯誤碼時，電子郵件位址就會新增至內部管理的歸併清單，該列表橫跨 Azure 平臺並全域維護。

以下是歸併的電子郵件地址生命週期：

  1. 初始隱藏：Azure 通訊服務 第一次遇到電子郵件位址的硬式反彈時，它會將位址新增至Managed歸並清單24小時。

  2. 漸進式隱藏：如果在初始 24 小時內將相同的無效收件者電子郵件位址重新出現在傳送到平臺的任何後續電子郵件中，則會自動隱藏其傳遞，而快取時間會延長至 48 小時。 後續發生時，快取時間會逐漸增加至96小時，然後是7天，最後達到14天的最大持續時間。

  3. 自動移除程式：當指定的租用時間範圍內沒有傳送電子郵件要求給相同收件者時，電子郵件地址會自動從Managed隱藏清單中移除。 租用期間到期之後，就會從清單中移除電子郵件位址。 如果有任何新電子郵件傳送至相同的無效收件者，Azure 通訊服務 再嘗試傳遞，以啟動新的週期。

  4. 傳遞中斷：如果電子郵件位址在租用時間下，則會卸載傳送至該收件者位址的任何進一步郵件，直到位址租用到期或從 Managed 隱藏清單中移除為止。 此電子郵件要求的傳遞狀態在電子郵件記錄檔中為 [ 隱藏]。

電子郵件位址最多可以保留在受管理的歸併清單中 14 天。 此主動措施有助於保護您的寄件人信譽，並防止重複傳送電子郵件到無效位址的不利影響。 不過，您應該對退回的狀態採取動作，並定期清除您的聯繫人清單，以維持最佳的電子郵件傳遞效能。

某些電子郵件服務提供者會產生來自信譽問題的電子郵件彈跳。 由於特定信譽或內容問題，這些退回郵件通常歸類為與垃圾郵件和濫用相關的內容。 退回郵件可能包含網頁的 URL，這些 URL 會提供反彈的進一步說明，以協助您了解傳遞失敗的原因，並啟用適當的動作。

除了 SMTP 層級的彈跳，接收伺服器接受訊息之後可能會發生彈跳。 一開始，來自電子郵件服務提供者的回應可能會建議成功的電子郵件傳遞。 但稍後，提供者會傳送退回回應。

這些非同步退件通常會定向到電子郵件承載中提到的傳回路徑地址。 請注意這些異步退回，並據以處理它們，以維持最佳的電子郵件傳遞效能。

退出或取消訂閱管理

瞭解客戶對電子郵件通訊的興趣，以及監視退出或取消訂閱要求，是維護正面發件人信譽的重要層面。 無論您有手動或自動化程序來處理取消訂閱要求，請務必在傳送的電子郵件承載中提供 取消訂閱 連結。 當收件者決定不接收進一步的電子郵件時，他們可以選取 [取消訂閱 ] 連結，並從您的郵件清單中移除其電子郵件位址。

電子郵件中連結和指示的功能非常重要。 他們必須正常運作，並及時通知應用程式郵件清單，以從適當的清單中移除聯繫人。

從訂閱者的觀點來看，取消訂閱機制應該明確且透明。 它應該確保使用者確切地知道他們取消訂閱的訊息。

當使用者訂閱組織中的多個清單時，最好為使用者提供喜好設定中心，讓他們選擇取消訂閱多個清單。 此程式可防止意外取消訂閱，並讓使用者透過取消訂閱管理程式有效地管理其加入和退出喜好設定。

下一步

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