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简报电子邮件隐私指南

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重要

我们已暂停发送工作概述电子邮件以进行一些改进。 在恢复此服务之前，你仍可以在 Teams 中访问Viva Insights Outlook 加载项或Viva Insights应用以获取关键功能。 有关此更改的详细信息，请参阅 工作概述暂停。

处理简报电子邮件的数据时，Microsoft 会保护员工隐私，并完全遵守本地法规，例如一般数据保护条例 (GDPR) 。 简报通过以下方式保护隐私：

  • 个人和私人 - 你的简报电子邮件是个人和私人的，仅直接在你的邮箱中发送给你，你的组织中的其他人（包括你的 IT 管理员或经理）无法访问。
  • 每个人的数据都是保密的 - 简报电子邮件不包括有关组织中任何其他人的新的个人身份信息。 见解和操作基于你和组织在常规工作日中生成的信息。 简报电子邮件基于你已有权访问的信息，但在没有帮助的情况下无法快速聚合。
  • 邮箱安全性 - 简报电子邮件数据使用Exchange Online电子邮件和日历数据，并处理并将任何见解或操作存储在Exchange Online邮箱中，因此，Exchange 内置并强制实施数据安全性。
  • 符合 GDPR - Microsoft 在提供简报电子邮件时遵守 GDPR。
  • 用户级配置 – 管理员可以为一个用户或多个用户打开或关闭所有简报电子邮件功能。 有关详细信息 ，请参阅配置简报电子邮件 。 然后，用户可以在任何简报电子邮件末尾选择“ 取消订阅 ”，以单独选择退出。
  • 更多信息始终可用 - 你的第一封简报电子邮件描述了它是什么，你的数据是保密的，并包括文档链接以获取更多详细信息。 所有后续简报电子邮件将始终包含信息链接和取消订阅选项。

使用简报电子邮件的体验

可以使用简报电子邮件执行如下任务：

  • 为显示 与今天会议相关的任务或文档的会议做好准备。
  • 管理提醒 你电子邮件中挂起的任务的任务。
  • 通过在日历上安排时间来充分利用专注时间，以便为不间断的独立工作静默通知。

运作方式

简报电子邮件中的见解和操作基于Exchange Online邮箱数据，例如电子邮件和日历数据。 这些见解来源于 Exchange Online 邮箱中已可供你使用的数据。

例如，如果要确定对他人做出的承诺，可以手动查看邮箱中的每封电子邮件。 简报电子邮件只是将你从这个乏味的过程中救出。

GDPR 合规性

Microsoft 帮助数据控制者履行简报电子邮件的以下义务：

  1. 保护用户的个人数据。 所有数据都存储在员工的Exchange Online邮箱中。 任务等计算的指标会追加到邮箱中。 因此，简报电子邮件履行此义务Exchange Online也履行义务：

    • Microsoft 不会在 Exchange Online 中挖掘客户数据用于广告。
    • Microsoft 不会自愿向执法机构披露Exchange Online客户数据。
    • Microsoft 将满足与 Exchange Online 数据加密有关的所有要求，并实施相关控件来降低安全风险并帮助确保业务连续性，如 ISO 27001 和 27018 中所述。

  2. 检测到泄露时通知用户。 Microsoft 使用 Microsoft 365 事件响应标准操作过程，在 Microsoft 意识到违规后的 72 小时内通知客户隐私联系人。

  3. 接受对导出、删除或限制处理个人数据的用户请求 (DSR)。 Microsoft 支持你通过以下方式满足用户请求的需求。

    • 数据导出请求 - 用户可以在简报电子邮件中查看见解，如果想要拥有其信息的永久副本，可以对其进行管理。
    • 请求限制处理 - 使用 PowerShell 选择员工退出简报电子邮件。 或者，员工可以单独取消订阅简报电子邮件，以限制对其数据的处理。
    • 删除员工数据 - 登录到Microsoft Entra 管理中心然后通过用户管理门户删除员工的数据。

若要了解详细信息，请参阅 GDPR 合规性。