在 Viva Glint 中使用分发Lists

分发Lists定义组织中哪些员工应收到调查。 创建通讯组列表时，请从所有在职员工的列表开始，然后使用员工属性优化此列表。 此过程创建一个自定义员工列表，这些员工列表可以选择为组织内任何Microsoft Viva Glint计划的收件人。

当调查计划不打算发送给所有在职员工时，分发Lists至关重要。

重要

若要设置分发Lists，必须已完成属性设置，并将数据上传到 Viva Glint 系统。

创建分发Lists

分发Lists是在管理员配置仪表板的“员工”部分中的分发Lists中配置的。

提示

应用以前配置的用户角色，以有效地设置分发Lists。

按照以下步骤操作

1. 在管理员仪表板的“员工”部分下，选择“分发Lists”。

2. “通讯组列表”页将打开并显示之前创建的所有列表，并包括每个列表中的成员数。

   

3. 选择“ + 新建通讯组列表” 以创建新列表。

   

4. 将通讯组列表命名为标题。 请明确说明，因为你会经常参考它！ 例如：Viva Glint管理员、具有实时访问权限的经理或小型团队的经理。

5. 使用 “搜索成员” 栏或“ 添加/编辑员工” 栏编译列表。

   • 搜索成员 - 键入个人姓名，然后选择应添加到列表中的员工。

   • “添加/编辑员工： 选择添加员工的方式 ”窗口随即打开。 通过选择以下选项之一，将成员添加到通讯组列表：

     • 选项 1：属性规则：使用位置或经理级别等规则来填充通讯组列表。 按照打开的滑块窗口中的说明进行操作。 请记住，此部分是从上传到Viva Glint的员工数据文件填充的。 从以下两个选项中进行选择：

       • 我只想包含所有在职员工。
       • 我想按以下人群筛选所有在职员工：
         • 依次选择“ + 新建总体 ”、“ + 新建筛选器”。
         • 从下拉列表筛选器菜单中，选择属于此通讯组列表的员工的属性。
         • 若要排除某人，请搜索其姓名，然后选择“ 排除”。 相反，若要从 “排除 ”列表中删除某人，请搜索其姓名并选择“ 删除”。
         • 新的通讯组列表（包括成员数量）显示在“ 已包含 ”部分下，排除的员工显示在“ 已排除”下。
         • 确认列表并选择“ 保存更改”。

     提示

     对于退出调查，请考虑启用 “包括非活动员工”。 若要包括非活动员工，请通过他们的个人电子邮件与他们联系。

     • 选项 2：导入：使用 CSV 或 XLSX 文件将员工导入通讯组列表。

       • 在打开的窗口中，按照屏幕指南进行操作。

         

         注意

         此方法从此通讯组列表中删除属性规则。

         重要

         启用调查后，通讯组列表是及时快照。 这意味着，在调查时段内，调查结果基于当前组织和经理层次结构。 因此，应在为自动邀请触发器启用调查之前更新员工属性文件。

了解日期范围属性以及更新员工属性文件很重要的原因

为属性选择的日期范围应始终等于或大于更新员工数据文件的频率。 

对于自动集成其 HRIS 文件的公司，这很有效。

对于手动更新员工文件的公司，请确保窗口集足够宽，以包含刷新员工数据的频率。 

例如，如果窗口设置为 15 天，但员工文件仅每 30 天更新一次，则调查可能会错过应获取调查的新员工，因为日期范围仅设置为 30-45 天前上传的文件。 相反，请将窗口设置为至少 30 天，以便确保包括所有人。

提示

请考虑使用 混合成员身份功能。

使用混合成员身份通讯组列表功能

动态属性会自动向通讯组列表添加和删除用户。 它们还可以在列表中包括或排除某些用户。 了解通讯组列表的填充方式有助于你做出有关如何添加用户的决策。

修改通讯组列表

编辑通讯组列表是一项全局更改，会影响使用该列表的任何程序。 修改：

1. 选择要修改的通讯组列表。

2. 如果有可用的筛选器，请选择“添加/编辑员工”或“编辑属性规则”。

3. 进行必要的更改，然后选择“ 保存更改”。

查看通讯组列表的填充方式

在“分发Lists”页中，名为“成员身份类型”的最右侧列定义该列表是手动填充的，还是按属性规则填充的，还是同时填充这两者。

注意

如果通讯组列表由导入填充，则其成员身份类型为“Manual”。

使用动态分发Lists功能

根据以下原则指导是使用手动填充还是属性规则填充：

• 如果成员资格类型基于属性规则，并且用户在平台中手动添加，则员工数据文件导入将自动更新通讯组列表。

• 如果通讯组列表是手动开始的，则添加属性规则会将列表更改为同时包含属性规则和手动。

• 如果手动删除成员，并且它们与筛选条件匹配，它们仍将显示在通讯组列表中。 添加的 by 方法从 Manual 更改为属性规则。

  重要

  将用户导入属性规则通讯组列表会删除现有规则。

  • 激活 “保留此通讯组列表中已有的员工 ”功能，将现有用户的成员身份类型转换为 “手动 ”。
  • 取消选中 以根据规则停用和删除用户，并且仅将这些用户包含在导入文件中。

删除分发Lists

可以通过将鼠标悬停在要删除的列表上并选择“ 删除 ”按钮来删除通讯组列表。 此时会打开 “删除通讯组列表” 窗口，通知你当前使用此列表的任何程序。

若要继续并删除通讯组列表，必须从计划的目标受众中删除该列表。

• 从管理员仪表板，选择“调查计划”。
• 选择调查。
• 在“计划摘要”下，选择“ 分发”。
• 按照屏幕指南删除列表。 警报确认你打算删除该列表。
• 对应删除该通讯组列表的所有程序重复此过程。

注意

删除通讯组列表是一项永久操作。 不会删除该列表成员的数据。