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使用 QR 码进行安全发布

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可通过两种方式发布具有通用打印的打印作业：直接打印和安全发布。 使用直接打印时，打印作业会在用户发送打印后立即在打印机上释放，除非打印机上配置了第三方作业版本。 安全发布有助于防止浪费不必要的打印，并帮助维护用户隐私，方法是将其工作保留到打印机上。

使用 QR 码的安全发布是安全发布形式之一。 使用 Microsoft 365 移动应用，用户可以扫描附加到打印机的 QR 码并释放其打印作业。 适用于应用版本 16.0.16501 或更高版本的 Android 设备以及适用于应用版本 2.76 或更高版本的 iOS 设备上支持此功能。 若要将安全发布与 QR 码配合使用，管理员需要在通用打印门户中配置打印机。

先决条件

  • 适用于 Android 的 Microsoft 365 移动应用版本 16.0.16501 或更高版本，适用于 iOS 的版本 2.76 或更高版本
  • 关联所需的订阅许可证，以使用 Microsoft 365 移动应用的工作帐户
  • 分配给用户帐户的通用打印许可证

如何实现启用它？

具有打印机管理员管理员角色访问权限的用户可以通过通用打印管理门户为每个打印机启用 QR 码的安全发布。

  • 转到 Azure 门户中 的通用打印 aka.ms/UPPortal
  • 转到“打印机”页
  • 单击要为其启用安全发布的打印机
  • 在打印机的页面中，转到“属性”边栏选项卡
  • 单击“作业发布”选项
  • 选择 QR 码作为发布类型，然后单击“保存”
  • 在屏幕上保存 QR 码
  • 打印 QR 代码
  • 磁带/粘附 QR 码的打印输出到打印机上

最终用户体验

配置了 QR 码安全版本的打印机可以像其他通用打印打印机一样发现并安装到用户的客户端设备上。 打印体验也相同，以最大程度地减少最终用户的学习曲线。 QR 码发布的一个区别在于用户想要在打印机上选取其文档。

在打印机上释放打印作业

  • 走进打印机
  • 确保已使用公司帐户登录到 Microsoft 365 应用
  • 在打印机上扫描 QR 码，共 2 种方式之一：
    1. 通过手机的相机应用（建议）
    2. 或者，在 Microsoft 365 应用中，转到应用 > 扫描 > QR 码
  • 应用中将出现一个确认对话框。 打印机共享名称应与打印出 QR 码上的显示打印机共享名称匹配（括号中的名称）。
  • 浏览流以选择打印作业并在打印机上释放它

使用技巧和最佳做法

  • 如果在打印机上启用 QR 码安全发布，则用户在扫描打印机上的 QR 码后，只能在手机上通过 Microsoft 365 应用发布打印作业。 另一种方法是：当用户发送作业时，打印作业将不再立即从打印机打印出来。
  • 当用户在打印机上并扫描 QR 码时，打印机的 City、Building、Floor 和 Room 位置属性将显示在 Microsoft 365 应用中。 建议更新打印机的位置属性，以确保最终用户的流畅体验。
  • 命名打印机共享时，请包含位置标识符，如建筑物和楼层。 包含有关发布机制的标识符。 例如“BuildingName-RoomName-QRcode”
  • 将发布类型更改为 QR 码安全发布后，立即打印出 QR 码并将其附加到打印机上。

常见问题解答

如何实现知道我有正确的应用版本？

对于 Android：在 Microsoft 365 应用的 Android Play Store 页面中，可以通过向下滚动到“关于此应用”，单击它，向下滚动到应用信息>版本来检查应用版本。 任何大于 16.0.16501 的版本都将具有此功能。

对于 iOS：在设置中，搜索 Microsoft 365 应用，版本号应位于“关于”部分中。

如果我未登录到我的公司帐户，该怎么办？

无法从个人帐户发布打印作业，因为必须使用公司帐户发送打印作业。 你将看到一条错误消息，提示你登录到公司帐户。

如果我有多个公司帐户，该怎么办？

确保在 Microsoft 365 应用中登录并激活正确的公司帐户。 使用 Microsoft 365 应用中的扫描 QR 码功能（在正确的公司帐户中）扫描打印机的 QR 码。

如果我在同一个 Microsoft 365 应用中同时登录到我的个人帐户和企业帐户，该怎么办？

在这种情况下，如果你从手机的本机相机应用扫描 QR 码，它可能会使用你的个人帐户自动打开 Microsoft 365 应用，请确保双倍检查你的公司帐户是应用中的活动帐户。 可以通过点击个人资料图片（通常位于应用的左上角）并查看“我”部分进行验证。

如果我有两个 Microsoft 365 应用的安装 - 一个用于个人使用，一个用于工作？

这仅适用于 Android 设备。 在这种情况下，如果你从手机的本机相机应用扫描 QR 码，它将自动使用你的个人帐户打开 Microsoft 365 应用。 可以通过执行以下两项操作之一来避免此问题：

  1. 在公司帐户的 Microsoft 365 应用中使用扫描 QR 码功能扫描打印机的 QR 码
  2. 按照以下步骤禁用手机，使用个人帐户自动打开 Microsoft 365 版本：
    1. 在手机上打开设置。 根据可用的选项，转到“应用”、“已安装的应用”或“应用程序管理器”。
    2. 在某些手机上，点击“应用”时，你将直接找到默认应用。 对于其他应用，必须点击“高级 > 默认”应用。 在 Samsung 手机上，点击设置>应用中的三点图标，然后选择“默认应用”。 在 Mi 手机上，转到设置>应用>管理应用。 然后点击顶部的三点图标，然后选择“默认应用”。
    3. 点击“默认应用”屏幕上的“打开链接”。 在这里，你将看到即时应用。 关闭它旁边的开关。

是否可以使用我的个人手机？

是的，因为你可以根据组织的 Intune 策略登录到公司帐户。

这是否适用于 iOS 手机？

是的。 Microsoft 365 应用版本 2.76 或更高版本可用于此功能。 可以从 App Store 下载它。

是否可以在不注册打印机的情况下关闭打印机上的安全释放？

是的，可以将作业发布类型切换回直接打印。 请确保在打印机中删除 QR 码，最终用户知道更改。

如果我取消共享并重新共享打印机，会发生什么情况？

取消共享打印机时（即删除打印机共享），最终用户将无法发现打印机。 重新共享打印机时，QR 码将保持不变。 但是，如果打印机共享名称已更改，则建议管理员打印出新的 QR 码打印输出，以避免最终用户混淆。

如果注销并重新注册打印机，会发生什么情况？

打印机的 QR 码将发生更改，因此为了让最终用户扫描 QR 码以释放作业，管理员必须打印出新的 QR 码并将其附加到打印机。

使用 QR 码的安全发布是否适用于连接连接器的打印机？

是的。

使用 QR 码的安全发布是否适用于通用打印就绪打印机？

是的。

我的打印机是否需要任何特定的配置？

但是，不可以，我们建议更新打印机的位置属性，以确保最终用户体验流畅。

如果我的打印机已启用另一个版本，例如锁屏提醒发布，该怎么办？

使用 QR 码的安全发布仍适用于其他形式的安全发布。 但是，这意味着最终用户必须“释放”打印作业两次。 首先，他们将必须扫描 QR 码，通过 Microsoft 365 应用发布作业。 然后，他们将不得不将锁屏提醒到打印机中，才能最终释放要打印的作业。 这是因为使用 QR 码的安全发布会将打印作业从通用打印发布到打印机，而其他形式的安全发布（如锁屏提醒发布）从打印机本身释放打印作业。 不建议使用已启用其他安全发布机制的打印机使用 QR 码启用安全发布。

如果用户使用打印作业发送安全 PIN，该怎么办？

如前一个问题中回答的那样，使用 QR 码的安全发布仍适用于安全 PIN，但它要求最终用户在获取打印作业之前通过两个流。 不建议使用已启用其他安全发布机制的打印机使用 QR 码启用安全发布。

如果用户的手机摄像头不起作用，是否有替代方法？

不，我们需要手机上的物理相机来扫描 QR 码。 可以在 Microsoft 365 应用中使用手机的本机相机应用或扫描 QR 码功能。

如果作业未发布且过期，它是否计入包含的打印作业卷？ （即我是否为未公布的工作付费？

否，任何未发布的作业都不会计入打印作业计数，并且不会为该打印作业付费。