启动常见的更改实践

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在使用 Microsoft 365 技术帮助推动变革后，组织通常对利用推荐的最佳做法颇有兴趣。让我们来具体了解：

变革计划的常规变革做法以及注意事项
常见工作区应用场景中利用的特定于应用场景的常见做法和策略

常规变革做法

请考虑以下变革计划最佳做法：

主动让发起人和利益干系人参与进来。发起人将在推动变革方面扮演着关键角色。你可以为发起人配备关键话题和角色榜样行为的方法。发起人还可以协助在整个组织构建支持者联盟。示例：当主管要求员工采用 Microsoft Teams 时，他们是通过 Teams 还是电子邮件传达的这一消息？
传达“对我本人有何益处”。传达变革将给组织带来哪些价值，以及将给员工个人带来哪些收益。示例：减少花费在毫无价值的会议中的时间，可以空出时间让员工继续处理最重要的项目。
增强和构建心理安全感。员工可能因为害怕造成坏影响，而不愿尝试新鲜事物。示例：部门主管向所有员工发送一条消息，表示她期待和赞成开展变革工作。
提供明确的操作和指南。哪些员工需要以不同方式执行哪些操作？你可以提供哪些指导来帮助他们采用新行为？示例：经理提示和技巧电子邮件已发送给所有经理，并且包含关于如何建立有价值的一对一指导会话的提示。
共享成功。通过更广泛地共享成功时刻来强化行为。示例：识别员工大会期间最致力于坚持保留专注时间的部门。
提供获取更多信息的渠道。向员工传达可以找谁或是去哪里能够获取到更多信息。示例：创建提供常见问题解答和学习材料的中央站点，以及供个人发送心中疑问的电子邮件地址。

特定于应用场景的常见做法

下面是一些用于采取行动的常见应用场景和策略：

减轻会议过载
培养高效管理者
减少组织孤岛

减轻会议过载

会议重载是员工经常承担的负担，可以通过 Viva Insights 指标来衡量。下列常见策略可以帮助解决会议过载问题。

安排时长更短的会议。工作正在侵占所分配之外的时间。将默认会议时长从 60 分钟缩短到 45 分钟，30 分钟缩短到 25 分钟。
创建安排“专注时间”的常态。员工经常会感到超负荷，是因为协作任务比我们预想的更加耗时。专注时间是一段没有会议的时间，员工可以利用这段时间处理最重要的任务。
邀请更少的人。准备议程时，将参与者参加会议的目的也包含在内。这样做可以发现不必要的受邀人，包括可选与会者或只需要会议笔记的人员。
取消定期会议。每个季度重新评估是否需要耗时最多的定期会议。尝试取消一些会议，然后如果错过一些的话，再将它们添加回来。
对会议说不。拒绝不需要自己参加的会议的经理，简要介绍拒绝的原因、赋予员工权限，以及角色榜样健康习惯。
使用 Viva Insights 缩短会议时间。撰写时长为 1 小时的会议邀请时，组织者会看到提醒，提醒他们将时长缩短 15 分钟。
使用 Microsoft Teams 避免会议。 Teams 频道为团队成员提供获得问题解答和提供工作进展的新方式，而无需举行会议。

培养高效管理者

员工和上级经理之间的关系可以通过进行充分指导来提高效率，或者如果员工没有权限，则会导致冗余。下列常见策略可以帮助提高管理者效率。

让人事经理拥有慧眼识珠的能力。 Viva Insights 提供仪表板来帮助经理确定改进团队行为的方法。
安排定期一对一会谈。要求经理每个月至少与直系下属会面两次，每次 30 分钟，并要求他们对实现该目标负责。
准备一对一讨论点，但保持灵活。一对一最适合使用结构，但无法进行过多共同创作。在开始时就讨论点达成一致，为最重要的主题分配足够时间。
建立明确的决策权限。为何时需要经理制定决策的明确准则，并确定离操作最近的团队中谁负责决策。
使用 Teams 和 OneNote 共享会议笔记。员工可与经理共享带有决策和操作项目的会议笔记，作为保证主管了解工作进展的替代方式。

减少组织孤岛